หน่วยที่ 4 การตกแต่งเอกสาร

การแทรกงานตกแต่งในเอกสาร ได้แก่ การแทรกตัวแบ่ง หมายเลขหน้าวันที่และเวลา เขตข้อมูล สัญลักษณ์ ข้อคิดเห็น เชิงอรรถ คำอธิบายเฉพาะ อ้างอิงโยง ดัชนีและตาราง ที่คั่นหนังสือ การแทรกรูปวาด รูปภาพในเอกสาร ได้แก่ การวาดรูปและรูปร่างอัตโนมัติ การใช้อักษรศิลป์ การ แทรกรูปภาพ เป็นต้น และการแทรกวัตถุในเอกสาร ได้แก่ การแทรกสมการ แผนผังการจัดองค์กร เป็นต้น
การใช้เมนูแทรก เพื่อตกแต่งงานในเอกสารให้มีความสมบูรณ์ สวยงามนั้น ต้องวาง ตำแหน่งพิมพ์หรือเคอร์เซอร์ ไว้ในที่ที่ต้องการแทรกงานนั้น ๆ ก่อนที่จะใช้เมนูแทรก ดังมี รายละเอียดต่อไปนี้

1. การแทรกงานตกแต่งในเอกสาร
การแทรกงานตกแต่งเอกสารให้มีความสมบูรณ์ตามรูปแบบต่าง ๆ มีรายละเอียด ดังนี้

1.1 การแทรกหน้า
หากการพิมพ์งานเอกสาร ต้องการปกหรือใบปะหน้า สามารถทำได้จาก Word 2007 ที่ได้เพิ่มเข้ามา โดยไปที่แท็บแทรก ปุ่มคำสั่งหน้า

รูป แสดงเมนูของปุ่มคำสั่งใบปะหน้า มีแบบต่าง ๆ ให้เลือก

รูป แสดงใบปะหน้าแบบอนุรักษ์นิยม

1.2 การใช้ตัวแบ่งที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
การพิมพ์งานเอกสาร หากพิมพ์งานโดยปกติทั่วไป เอกสารจะมีเพียงส่วนเดียวแต่ หลายหน้า เมื่อเรามีความต้องการที่จะจัดรูปแบบบางอย่างให้กับหน้าเอกสารบางหน้าหรือเรา ต้องการขึ้นหน้าใหม่อย่างรวดเร็ว เรามีความจำเป็นที่อาจจะต้องใช้เอกสารเป็นส่วน ๆ หรือเป็น คอลัมน์ หรือเป็นหน้าได้ โดยใช้ปุ่มเครื่องมือตัวแบ่งในกลุ่มคำสั่งตั้งค่าหน้ากระดาษของแท็บเค้า โครงหน้ากระดาษ

รูป แสดงเมนูของปุ่มคำสั่งตัวแบ่ง

จากเมนูของปุ่มคำสั่งตัวแบ่ง สามารถแบ่งได้เป็น 2 ชนิด คือ

1.2.1 ชนิดตัวแบ่งหน้า
ชนิดของตัวแบ่งหน้า สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 รูปแบบ คือ

1.2.1.1 ตัวแบ่งหน้า แทรกตัวแบ่งหน้าแบบใส่ด้วยตนเองที่จุดแทรก

1.2.1.2 ตัวแบ่งคอลัมน์ แทรกตัวแบ่งคอลัมน์แบบใส่ด้วยตนเองที่จุดแทรก

1.2.1.3 ตัวแบ่งการตัดข้อความ สิ้นสุดบรรทัดปัจจุบันและบังคับให้ ข้อความเรียงต่อเนื่องอยู่ที่ด้านล่างรูปภาพ ตาราง หรือรายการอื่น (ข้อความจะเรียงต่อเนื่องอยู่บน บรรทัดว่างเปล่าบรรทัดถัดไปที่ไม่มีรูปภาพหรือตารางถูกจัดชิดระยะขอบซ้ายหรือชิดระยะขอบ ขวาอยู่)

รูป แสดงตัวอย่างการใช้ตัวแบ่งหน้า จะเป็นหน้า 6 ส่วน 1

1.2.2 ชนิดตัวแบ่งส่วน
ชนิดของตัวแบ่งส่วน สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 รูปแบบ คือ

1.2.2.1 หน้าถัดไป แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วแบ่งหน้า เพื่อให้ส่วนถัดไป เริ่มต้นที่ด้านบนของหน้าถัดไป ดังรูป

1.2.2.2 ต่อเนื่อง แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วเริ่มต้นส่วนใหม่ทันที โดยไม่แทรก ตัวแบ่งหน้า

1.2.2.3 หน้าคู่ แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วเริ่มต้นส่วนถัดไปในหน้าเลขคู่หน้า ถัดไป ถ้าตัวแบ่งส่วนอยู่ในหน้าเลขคู่ Word จะปล่อยหน้าเลขคี่หน้าถัดไปให้ว่าง

1.2.2.4 หน้าคี่ แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วเริ่มต้นส่วนถัดไปในหน้าเลขคี่หน้า ถัดไป ถ้าตัวแบ่งส่วนอยู่ในหน้าเลขคี่ Word จะปล่อยหน้าเลขคู่หน้าถัดไปให้ว่าง

รูปแสดงตัวอย่างการใช้ตัวแบ่งส่วนหน้าถัดไป จะเป็นหน้า 7 ส่วน 2

รูป แสดงการแบ่งส่วนในมุมมองหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

รูป แสดงการแบ่งส่วนแต่ละบท เพื่อไม่ให้แสดงหมายเลขหน้าในหน้าแรกแต่ละส่วน

1.3 การแทรกหมายเลขหน้า
หากต้องการพิมพ์งานกำหนดเลขหน้าให้กับเอกสาร ให้ใช้แท็บแทรก ปุ่มคำสั่ง หมายเลขหน้าของกลุ่มหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ซึ่งจะมีเมนูย่อยออกมาให้เลือก โดย Word จะ ให้พิมพ์แทรกลงในเขตพื้นที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษที่ได้มีการตั้งค่าหน้ากระดาษไว้แล้ว ไม่ได้ ใช้ในพื้นที่งานปกติที่เราพิมพ์งานอยู่ และจะให้แสดงหมายเลขในหน้าแรกหรือไม่ก็ได้

รูป แสดงการแทรกหมายเลขหน้า

รูป แสดงการเลือกตำแหน่ง การจัดตำแหน่ง และรูปแบบหมายเลขหน้า

รูป แสดงรูปแบบหมายเลขหน้าที่สามารถให้หน้าแรกเริ่มต้นที่หน้าที่เท่าใดก็ได้

แต่ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษด้วย เราจะใช้แท็บ มุมมอง\หัวกระดาษและท้ายกระดาษ Word จะให้พิมพ์แทรกลงในเขตพื้นที่หัวกระดาษและท้าย กระดาษ โดยใช้แท็บเลื่อนตำแหน่งพิมพ์ได้ 3 แท็บ คือ ชิด ซ้าย กึ่งกลาง และชิดขวา พร้อมกันนี้ Word 2007 ได้เตรียมแท็บบริบทออกแบบให้ปรับแต่งอีกด้วย

รูป แสดงเขตพื้นที่การพิมพ์งานในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ และแทรกหมายเลขหน้า

รูป แสดงแท็บบริบทออกแบบของการพิมพ์หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

1.4 การแทรกวันที่และเวลา
ที่แท็บแทรก ใช้ปุ่มคำสั่งวันที่และเวลาของกลุ่มคำสั่งข้อความ สามารถใช้แทรก วันที่และเวลาตามรูปแบบที่เราต้องการลงในเอกสารได้

รูป แสดงการแทรกวันที่และเวลา

1.5 การแทรกสัญลักษณ์
ในงานพิมพ์เอกสารบางงานอาจมีรูปร่างสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ไม่สามารถพิมพ์ด้วย แป้นพิมพ์ได้ เราต้องใช้แท็บแทรก\สัญลักษณ์ เพิ่มเข้าไปในเอกสารนั้น ๆ ได้ ดังเช่น การพิมพ์งาน สอนวิชาพิมพ์ดีดเกี่ ยวกับแป้ นพิมพ์ ฟ ห ก ด  า ส ว และ “ ิ” เครื่องหมายทางการค้า การจด ทะเบียน ลิขสิทธิ์ ฯลฯ

รูป แสดงการแทรกสัญลักษณ์

รูป แสดงการแทรกสัญลักษณ์เครื่องหมายทางการค้า สามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด

รูป แสดงตัวอย่างการแทรกสัญลักษณ์ในการพิมพ์งานสระและวรรณยุกต์ลอย

1.6 การแทรกข้อคิดเห็น
เราสามารถแทรกข้อคิดเห็นของคำศัพท์หรือข้อความที่ต้องการได้ โดยใช้แท็บ ตรวจทาน\กลุ่มการติดตาม ปุ่มคำสั่งแสดงมาร์กอัป\ข้อคิดเห็น แล้วจึงพิมพ์ข้อคิดเห็นในพื้นที่ ด้านล่าง และสามารถเรียกดูข้อคิดเห็นได้ จากการนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่คำศัพท์หรือข้อความนั้น หากต้องการลบหรือแก้ไขข้อคิดเห็น ก็ให้คลิกขวาเปิดเมนูลัดขึ้นมาจัดการได้เลย

รูป แสดงเมนูต่าง ๆ ของการใช้ปุ่มคำสั่งแสดงมาร์กอัพ

รูป แสดงตัวอย่างการเรียกดูข้อคิดเห็นของคำว่า อินเทอร์เน็ต

1.7 การแทรกเชิงอรรถ
ในงานพิมพ์เอกสารทางวิชาการ อาจจะพบกับการอ้างอิงในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การ อ้างอิงเชิงอรรถที่ใช้ในการอ้างอิงหรืออธิบายศัพท์ ไว้ท้ายเล่มหรือด้านล่างหน้ากระดาษของเอกสาร นั้นก็ได้ ให้ใช้แท็บการอ้างอิง\กลุ่มคำสั่งเชิงอรรถ\แทรกเชิงอรรถหรือแทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง เป็นต้น

รูป แสดงการแทรกเชิงอรรถหรือแทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง

รูป แสดงการแทรกเชิงอรรถด้านล่างเอกสาร

รูปแสดงตัวอย่างงานแทรกเชิงอรรถด้านล่างเอกสาร

1.8 การแทรกคำอธิบายรูปภาพ
ถ้าต้องการสร้างคำอธิบายให้กับรูปภาพ ตาราง และสมการในงานพิมพ์ ให้ใช้แท็บ การอ้างอิง\กลุ่มคำสั่งคำอธิบายภาพ\ปุ่มคำสั่งแทรกคำอธิบายภาพ

รูป แสดงการแทรกคำอธิบายรูปภาพ

1.9 การแทรกอ้างอิงโยง
ถ้าต้องการสร้างการอ้างอิงโยงไปตามชนิดต่าง ๆ ได้แก่ รายการลำดับเลข หัวเรื่อง ที่คั่นหนังสือ เชิงอรรถ อ้างอิงท้ายเรื่อง รูปภาพ ตาราง และสมการเป็นต้น ให้ใช้แท็บแทรก ปุ่ม คำสั่งการอ้างอิงโยงของกลุ่มคำสั่งการเชื่อมโยง ที่ตำแหน่งพิมพ์จะมีหมายเลขการอ้างอิงโยงพร้อม ทั้งตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปมือด้วย เมื่อคลิกเมาส์จะเชื่อมโยงไปในตำแหน่งชนิดของการอ้างอิงที่ ได้เลือกไว

รูป แสดงการแทรกการอ้างอิงโยง

รูป แสดงการแทรกอ้างอิงโยงโดยใช้เชิงอรรถในเอกสารปัจจุบัน

1.10 การแทรกสารบัญ
ถ้าต้องการสร้างสารบัญ ผู้พิมพ์ต้องจัดการกับเอกสารของเราให้อยู่ในรูปแบบหรือ ลักษณะที่ต้องการเสียก่อน จึงจะใช้การแทรกสารบัญในกลุ่มสารบัญที่แท็บการอ้างอิง

รูป แสดงเมนูรูปแบบต่าง ๆ ในการแทรกสารบัญ

รูป แสดงการใช้เมนูการแทรกสารบัญ แล้วใช้ลักษณะที่จัดทำในเอกสารมาทำสารบัญ

รูป แสดงสารบัญที่แทรกลงในเอกสารแล้ว

1.11 การแทรกบรรณานุกรม
ถ้าต้องการสร้างบรรณานุกรมที่ท้ายเอกสาร ให้ไปที่หน้าที่จะจัดทำบรรณานุกรม แล้วใช้ปุ่มคำสั่งบรรณานุกรมในกลุ่มคำสั่งข้อมูลอ้างอิง แต่ต้องจัดทำแหล่งข้อมูลของสารบัญ เสียก่อน

รูป แสดงเมนูรูปแบบต่าง ๆ ในการแทรกบรรณานุกรม

รูป แสดงเมนูการเพิ่มแหล่งข้อมูลหนังสือในการแทรกบรรณานุกรม

1.12 การแทรกที่คั่นหนังสือ
ถ้าต้องการสร้างที่คั่นหนังสือไว้ใช้เปิดหน้าเอกสารไปมา ให้ใช้แท็บแทรก ปุ่ม คำสั่งที่คั่นหน้าของกลุ่มคำสั่งการเชื่อมโยง

รูป แสดงการแทรกที่คั่นหน้า

รูป แสดงการแทรกที่คั่นหน้า และตั้งชื่อที่คั่นหนังสือ

2. การแทรกรูปวาด รูปภาพ และวัตถุในเอกสาร
การพิมพ์งานเอกสารบางครั้ง ต้องมีการใช้รูปวาดในลักษณะต่าง ๆ นำมาประกอบด้วย จึง จะสวยงาม สะดุดตา และมีความสมบูรณ์ ให้ไปที่แท็บแทรก จะมี 2 กลุ่มคำสั่ง คือ ภาพประกอบ และข้อความ ให้คลิกปุ่มแทรกรูปภาพ ถ้ารูปภาพถูกแทรก ก็จะเกิดแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือ รูปภาพ ในกลุ่มภาพประกอบ จะมีปุ่มคำสั่งแทรกรูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ ส่วนที่กลุ่มข้อความ จะมีปุ่มคำสั่งกล่องข้อความ อักษรศิลป์ ส่วนประกอบด่วน และวัตถุต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและความสมบูรณ์ของเนื้อหานั้น สามารถจัดการได้ ดังต่อไปนี้

รูป แสดงแท็บแทรกภาพประกอบ

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือรูปภาพ

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือรูปร่าง

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือกล่องข้อความ

รูป แสดงแท็บบริบทออกแบบของเครื่องมือ SmartArt

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือของเครื่องมือ SmartArt

รูป แสดงกล่องโต้ตอบเติมลักษณะพิเศษสำหรับตกแต่งรูปร่าง

2.1 การแทรกรูปภาพ
การแทรกรูปภาพประกอบเอกสาร เมื่อคลิกแทรกรูปภาพแล้ว ต้องไปที่ที่เก็บไฟล์ รูปภาพ แล้วแทรกมาที่เอกสาร จะมีแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือรูปภาพ

รูป แสดง การไปที่ที่เก็บแฟ้มรูปภาพ

รูป แสดงรูปภาพจากแฟ้มที่นำมาแทรก

2.2 การแทรกภาพตัดปะ
การแทรกรูปภาพตัดปะที่มากับโปรแกรม หรือจะแทรกโดยออนไลน์ก็ได้

ไปที่เมนูจัดระเบียบภาพตัดปะที่บานหน้าต่างขวามือด้านล่าง

ที่หน้าต่างจัดระเบียบภาพตัดปะ จะมีโฟลเดอร์จัดกลุ่มประเภทและรูปด้านขวา

รูป แสดงภาพตัดปะที่นำมาวางแล้ว

2.3 การแทรกรูปร่างและกล่องข้อความ
การแทรกรูปร่างที่มีหลายกลุ่มให้เลือก เมื่อคลิกเลือกแล้ว ต้องนำมาลากวาดให้ได้ พื้นที่ตามต้องการ แต่ถ้ายังไม่ชอบ ก็สามารถปรับแต่งให้สีสันได้อีก

รูป แสดงรูปร่างแบบต่าง ๆ ที่ใช้มาวาดประกอบเอกสาร

รูป แสดงรูปร่างห้าเหลี่ยมที่วาด และแท็บบริบทรูปแบบ

รูป แสดงรูปร่างห้าเหลี่ยมที่วาด และแท็บบริบทรูปแบบ

รูป แสดงกล่องข้อความที่วาด และแท็บบริบทรูปแบบ

รูป แสดงการใส่รูปภาพในรูปร่าง

รูป แสดง ไปที่ที่เก็บไฟล์รูปภาพ

รูป แสดงไฟล์รูปภาพที่แทรกมาที่รูปร่างแล้ว

รูป แสดงการใช้รูปร่างวาดเส้นตรง และเส้นโค้ง

2.4 การแทรก SmartArt
การแทรกกราฟิก SmartArt มาใหม่กับ Word 2007 ที่มีหลายกลุ่มให้เลือก ได้แก่ รายการ กระบวนการ วงกลม ลำดับชั้น ความสัมพันธ์ เมทริกซ์ และพีระมิด เป็นต้น

รูป แสดงกล่องโต้ตอบเลือกกราฟิก SmartArt ที่ใช้ประกอบเอกสาร

รูป แสดงการเลือกกราฟิก SmartArt แล้วพิมพ์ข้อความในด้านที่จัดมาให้

รูป แสดงการออกแบบกราฟิก SmartArt ตกแต่งเพิ่มเติม

รูป แสดงลักษณะ SmartArt ตกแต่งเพิ่มเติม

รูป แสดงSmartArt ตกแต่งเสร็จแล้ว

รูป แสดงลักษณะ SmartArt กระบวนการ

รูป แสดงการเลือกกราฟิก SmartArt แล้วพิมพ์ข้อความในด้านที่จัดมาให้

รูป แสดงตัวอย่างกราฟิก SmartArt

2.5 การแทรกอักษรศิลป์
การแทรกอักษรศิลป์ เพื่อพิมพ์ข้อความที่มีการตกแต่งรูปแบบแล้ว สามารถ เลือกใช้ได้เลย

รูป แสดงการใช้ลักษณะต่าง ๆ ในการแทรกอักษรศิลป์

รูป แสดงการพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

ตัวอย่างของการแทรกอักษรศิลป์

2.6 การแทรกวัตถุ
การพิมพ์งานเอกสารบางครั้ง ต้องมีการใช้งานและโปรแกรมอื่น ๆ มา ประกอบด้วย เราสามารถทำได้โดยเปิดแท็บแทรก\วัตถุ จะเปิดกล่องโต้ตอบของวัตถุขึ้น ที่ แท็บงานสร้างใหม่มีโปรแกรมที่นำมาใช้ร่วมกับ Word หลายโปรแกรม เช่น สมการ (Microsoft Equations 3.0) และแผนผังการจัดองค์กร (MS Organization Chart 2.0) ฯลฯ

รูป แสดงกล่องโต้ตอบการแทรกวัตถุ

2.6.1 การแทรกสมการ
เป็นการแทรกสมการเข้าไปในเอกสาร โดยเลือกชนิดของวัตถุเป็น Microsoft Equations 3.0 แล้วตอบตกลง จะเปิดโปรแกรมสมการและมีแท็บเครื่องมือให้ทำงาน ให้

รูป แสดงการแทรกวัตถุโปรแกรมสมการ

รูป แสดงตัวอย่างการพิมพ์สมการหาค่าเฉลี่ย

2.6.2 การแทรกแผนผังการจัดองค์กร
เป็นการแทรกแผนผังเข้าไปในเอกสาร โดยเลือกชนิดของวัตถุเป็น MS Organization Chart 2.0 แล้วตอบตกลง จะเปิดโปรแกรมการจัดองค์กร และมีแผนผังเริ่มต้นให้มาใช้ ในการพิมพ์

รูป แสดงการแทรกวัตถุโปรแกรมแผนผังการจัดองค์กร

รูป แสดงวอย่างแผนผัง