วิธีใช้งานโปรแกรม Microsoft WORD 2007

หน่วยที่ 1 โปรแกรม Microsoft Office 2007
ระบบ Microsoft Office 2007 เป็นชุดของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปและ เซิร์ฟเวอร์ที่ครบวงจร ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำธุรกิจ มีความสามารถ ใหม่ๆ มากมายที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนบุคคล และช่วยลดความซับซ้อนของ การทำงานร่วมกัน ความแตกต่างของ Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2007 โปรแกรม สำนักงานทั่วไป จะมีพื้นที่ทำงานที่คล่องตัวมากขึ้นและไม่รกรุงรัง ลดสิ่งที่ไม่จำเป็น และช่วยให้ ผู้ใช้สามารถสร้างผลงานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้นวิธีติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 2007 โปรแกรมสำนักงานทั่วไป วิธีการติดตั้งโปรแกรม การเปิดใช้งานเริ่มแรก

1. ภาพรวมของระบบ Microsoft Office 2007

1.1 หนทางใหม่สู่องค์กรที่ดีกว่า
ระบบ 2007 Microsoft Office เป็นชุดของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปและเซิร์ฟเวอร์ที่ ครบวงจร ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำธุรกิจ มีความสามารถใหม่ๆ มากมายที่ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนบุคคล และช่วยลดความซับซ้อนของการทำงานร่วมกัน คุณสามารถใช้รุ่น 2007 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการและการจัดการเนื้อหา ตลอดจน ปรับปรุงความรู้ความเข้าใจในด้านธุรกิจของทั้งองค์กร
ด้วยระบบ 2007 Microsoft Office คุณสามารถ:

1. - เพิ่มผลิตภาพของบุคลากร และประสิทธิผลของบุคคลที่มีต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
2. - ลดความซับซ้อนของการทำงานร่วมกันในทุกที่ ทุกเวลา
3. - เพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทางธุรกิจประจำวัน และการจัดการ เนื้อหาขององค์กร
4. - เพิ่มคุณภาพของความเข้าใจข้อมูลทางธุรกิจในองค์กรของคุณ

1.2 เพิ่มผลิตภาพของบุคลากร และประสิทธิผลของบุคคลที่มีต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
เดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ที่รกรุงรัง งานหลายๆ งาน และความต้องการที่ขัดแย้ง กันในด้านเวลา ทำให้คุณและบุคลากรของคุณไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อ ประสิทธิภาพส่วนบุคคลลดลง สมรรถนะของธุรกิจก็ลดลงด้วย ระบบ 2007 Microsoft Office ช่วย เพิ่มประสิทธิภาพให้แก่พื้นที่ทำงาน และมีคุณลักษณะใหม่ๆ มากมาย เพื่อช่วยปรับปรุง ประสิทธิภาพส่วนบุคคลและผลลัพธ์ทางธุรกิจ
คุณลักษณะเหล่านี้ประกอบด้วย:

1. - อินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นด้วย คุณลักษณะต่างๆ เช่น แท็บคำสั่งที่จัดเรียงไว้สำหรับสถานการณ์หรือวัตถุเฉพาะอย่าง แถบเครื่องมือ การเข้าถึงอย่างรวดเร็วสำหรับการเข้าถึงคำสั่งต่างๆ ได้ทุกที่ใน Office 2007 ด้วยการคลิกเพียงครั้ง
2. - สร้างเอกสารที่มีพลัง มีรูปลักษณ์แบบมืออาชีพได้อย่างรวดเร็วและแสน สะดวก ด้วยคอลเลกชันของกราฟิกและลักษณะพิเศษที่สร้างสรรค์ใน SmartArt Graphics คุณลักษณะ ตัวตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007 และ Office PowerPoint 2007 ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและลบความคิดเห็น ข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้ ข้อความ ที่ซ่อน และข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่พึงประสงค์ในเอกสาร
3. - จัดลำดับความสำคัญให้กับเวลาและงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพใน Office Outlook 2007 แถบรายการที่ต้องทำใหม่จะสร้างมุมมองลำดับความสำคัญของงานประจำวัน รวมถึง ข้อความอีเมลที่มีค่าสถานะเพื่อตามงาน การนัดหมายที่จะมาถึง งานจาก Office OneNote 2007, Office Project 2007 และเว็บไซต์ Windows SharePoint Services
4. - ค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วยการค้นหาทันที ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาจากคำสำคัญ ใน Outlook 2007 รวมถึงสิ่งที่แนบมา คุณยังสามารถสอบถามเงื่อนไขต่างๆ เช่น วันที่ จาก ประเภท สี ความสำคัญของจดหมาย และอื่นๆ อีกมากมาย การรู้จำอักขระแบบออพติคัลใน OneNote 2007 ช่วยให้คุณสามารถค้นหาบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ ข้อความในรูปภาพ หรือคำที่พูดในการ บันทึกเสียงและวิดีโอ

1.3 ลดความซับซ้อนของการทำงานร่วมกันในทุกที่ ทุกเวลา
องค์กรทุกวันนี้ต้องการวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการสื่อสารและร่วมมือ กับคนทำงานในระยะไกล สำนักงานสาขา และบริษัทคู่ค้าและลูกค้าที่อยู่ในประเทศต่างๆ งาน นำเสนอ การประชุมและความร่วมมือแบบเสมือนจริง ช่วยให้บุคคลต่างๆ สามารถติดต่อกันได้จาก ระยะไกล แต่ก่อนหน้านี้ การสื่อสารเหล่านี้เป็นเพียงการทดแทนการประชุมจริง โดยยังไม่มี ประสิทธิภาพที่ดีพอ ด้วยคุณลักษณะด้านความร่วมมือแบบเรียลไทม์ในระบบ 2007 Microsoft Office บุคลากรและทีมงานของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ ข้ามพรมแดนและเขตเวลาที่แตกต่างกันได้
ด้วยระบบ 2007 Microsoft Office คุณสามารถ:

1. - ติดต่อกับบุคคลต่างๆ ในองค์กรของคุณที่มีทักษะและความรู้ที่คุณต้องการได้ โดยทันที โดยค้นหาเครือข่ายความรู้ใน Microsoft Office SharePoint Server 2007 ด้วยเครือข่าย ความรู้ คุณยังสามารถดูความสัมพันธ์การทำงานระหว่างบุคคลและบริษัทต่างๆ ทำให้สามารถ ร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
2. - หาเพื่อนร่วมงานที่มีความสนใจร่วมกันผ่านทางไซต์ของฉัน ใน Microsoft Office SharePoint Server 2007 ซึ่ง Web Parts ความร่วมมือทางสังคมจะใช้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
3. ร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นกับกลุ่มขนาดเล็ก โดยใช้ Microsoft Office Groove 2007
4. เมื่อใช้งานร่วมกัน Office Groove 2007 และ Office SharePoint Server 2007 จะเป็นระบบความร่วมมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับช่วยให้ทีมงานและองค์กรสามารถทำงานร่วมกัน และแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. จัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นจนจบด้วย Office Project Server 2007 การวางกำหนดการที่โปร่งใส การตัดสินใจที่ได้รับการปรับปรุง และเครื่องมือ แผ่นบันทึกเวลา ช่วยให้ผู้จัดการสามารถวางแผน ติดตาม และวัดประสิทธิภาพของโครงการได้
6. บันทึกกระดาษคำนวณ Office Excel 2007 ไปยังเซิร์ฟเวอร์และใช้ร่วมกันผ่าน ทางเว็บโดยใช้ HTML พร้อมทั้งมีการควบคุมที่รัดกุม ด้วยเครื่องมือการจัดการเอกสารและการ ตรวจสอบ
7. เก็บ เก็บถาวร และใช้ความรู้ต่างๆ ใหม่ด้วย Wikis ่แ ละบล็อก ซึ่งมีการ สนับสนุนขั้นสูงใน Windows SharePoint Services ด้วยระบบ 2007 Microsoft Office ใหม่ คุณและ บุคลากรของคุณสามารถใช้อินเทอร์เฟซ Office Word 2007 ที่คุ้นเคยเพื่อสร้างการติดประกาศบล็อก ที่มีพร้อมทั้งรูปภาพ การจัดรูปแบบ ตัวตรวจการสะกด และอื่นๆ อีกมากมาย จากนั้นคุณจะสามารถ ติดประกาศไปยังบริการบล็อกที่ใช้งานโดยทั่วไปได้

1.4 เพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทางธุรกิจประจำวัน และการจัดการเนื้อหาของ องค์กร
งานที่ต้องดำเนินการเองและงานซ้ำซ้อนทำให้กระบวนการทำงานในแต่ละวันช้า ลงอย่างมาก ในขณะเดียวกัน ความพยายามขององค์กรที่จะตอบสนองความต้องการที่เพิ่มมากขึ้น เรื่อยๆ สำหรับความสอดคล้องและความปลอดภัยก็มีอุปสรรคจากงานการจัดการเนื้อหาขององค์กร ที่มีมาก ระบบ Office ใหม่จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ โดยกำหนดการทำงาน อัตโนมัติและความสามารถที่สมบูรณ์พร้อมสำหรับการสร้าง จัดการ และเก็บเนื้อหาขององค์กร
กำหนดการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ด้วยความสามารถของเวิร์กโฟลว์การ ตรวจทานและอนุมัติใน Office SharePoint Server 2007 ซึ่งประกอบด้วยแม่แบบสำเร็จรูปที่คุณและ ผู้ใช้สามารถเลือกเวิร์กโฟลว์ที่จะใช้กับเนื้อหาได้โดยง่าย ประวัติของเวิร์กโฟลว์แบบเต็มช่วยให้คุณ และผู้บริหารระบบไอทีสามารถเชื่อมโยงขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ในอดีตและในอนาคตได้
เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการที่ใช้ฟอร์ม โดยอาศัยความสามารถของฟอร์ม ในเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเรียกว่า InfoPath Forms Services ซึ่งจะมีความสามารถในการแปลงฟอร์มของ Microsoft Office InfoPath เป็นฟอร์มทางเว็บได้
จัดการเอกสารของคุณอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยคุณลักษณะใหม่ๆ เช่น พื้นที่ เก็บข้อมูลระดับองค์กร การรักษาความปลอดภัยระดับรายการ และการจัดการสิทธิ์ของข้อมูลภายใน ระบบ พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ สำหรับการประมวลผลเอกสาร แผงข้อมูลคุณสมบัติ เอกสารและแถบคำสั่งสำหรับเอกสาร ทำให้คุณสามารถรวมความสามารถในการจัดการเอกสารไว้ ในเอกสารของ Office Word 2007 ได้โดยตรง
มีการควบคุมขั้นสูงสำหรับนโยบายการเก็บรักษาและการตรวจสอบ การทำงาน ของที่ตรวจสอบ และการเก็บรักษาตามกฎหมาย ระบบ Office ยังสนับสนุนนโยบายและการ ตรวจสอบขั้นสูง การอัปโหลดโดยตรงไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลระเบียน และตัวเลือกการจัดการอีเมลที่ มีคุณลักษณะสมบูรณ์

1.5 ขยายและปรับปรุงคุณภาพของความเข้าใจด้านธุรกิจในองค์กร
แหล่งข้อมูลที่แตกต่าง ระยะห่างทางกายภาพของบุคลากร และไซโลภายใน องค์กรมักจะทำให้เกิดจุดบอดที่ทำให้ผู้ใช้สามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้ยาก ด้วยระบบ Office ใหม่ บุคลากรในองค์กรของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น
Office SharePoint Server 2007 ทำให้การสร้างแผงควบคุมข้อมูลวิเคราะห์เชิง ธุรกิจที่มีคุณลักษณะครบครันสามารถกระทำได้ง่าย โดยรวมตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักแบบไดนา มิก (KPI) สมุดงาน Office Excel 2007 และรายงาน Microsoft SQL Server™ Reporting Services
สร้างเนื้อหาทางเว็บที่มีคุณลักษณะต่างๆ สมบูรณ์ ผ่านทาง Content Management Server ภายใน Office SharePoint Server 2007 หน้าที่การทำงานใหม่นี้จะทำให้คุณสามารถปรับปรุง การจัดการเนื้อหาทางเว็บ บนพื้นฐานของ SharePoint ที่สนับสนุนความสามารถในการเขียนที่ พร้อมใช้งานจากแหล่งข้อมูลโดยตรงสำหรับเนื้อหาทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นทางเว็บหรือในเอกสาร
ระบุ เลือก และจัดการโครงการที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณมากที่สุด โดยใช้ Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 ข้อเสนอใหม่นี้จะช่วยให้คุณสร้าง กรณีศึกษาและกระบวนการบริหารที่ใช้เวิร์กโฟลว์ โดยอาศัยเครื่องมือเชิงวิเคราะห์หลายอย่าง
เก็บและแบ่งปันภาพนิ่งอย่างง่ายดายด้วยไลบรารีภาพนิ่งของ Office PowerPoint 2007 ใน Office SharePoint Server 2007 ผู้ใช้ยังสามารถปรับปรุงและทำข้อมูลภาพนิ่งและเอกสาร ประกอบให้ตรงกันใน SharePoint
ทลายขีดจำกัดของเอกสาร และค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการด้วยความสามารถในการ ค้นหาใหม่ใน Office SharePoint Server 2007 ซึ่งช่วยให้คุณทำดัชนีและแสดงข้อมูลที่อยู่ภายในกับ เพื่อนร่วมงานและบริษัทคู่ค้า ตลอดจนในไซต์ SharePoint ทั่วทั้งองค์กร และระบบและรายงานของ สายธุรกิจ
เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการวิเคราะห์ใน Office Excel 2007 ช่วยให้คุณ และบุคลากรของคุณสามารถดึงสาระสำคัญจากข้อมูล Excel ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

1.6 องค์ประกอบของระบบ 2007 Microsoft Officeชุดโปรแกรม
Microsoft Office Basic 2007
Microsoft Office Home and Student 2007
Microsoft Office Standard 2007
Microsoft Office Small Business Edition 2007
Microsoft Office Professional 2007
Microsoft Office Professional Plus 2007
Microsoft Office Enterprise 2007

1.7 โปรแกรม
Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Communicator 2007
Microsoft Office Excel 2007
Microsoft Office Groove 2007
Microsoft Office InfoPath 2007
Microsoft Office OneNote 2007
Microsoft Office Outlook 2007
Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager
Microsoft Office PowerPoint 2007
Microsoft Office Project Standard 2007
Microsoft Office Publisher 2007
Microsoft Office SharePoint Designer 2007
Microsoft Office Visio 2007
Microsoft Office Word 2007

1.8 เซิร์ฟเวอร์
Microsoft Office Forms Server 2007
Microsoft Office Groove Server 2007
Microsoft Office Project Portfolio Server 2007
Microsoft Office Project Server 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007

1.9 บริการ

Microsoft Office Groove Enterprise Services

1.10 โซลูชัน
Microsoft Business Intelligence Solutions
Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution

1.11 เทคโนโลยี
Microsoft Windows SharePoint Services Technology

1.12 ผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยีเสริมจาก Microsoft
Microsoft Windows Server 2003
Microsoft Exchange Server 2007

2. ชุดโปรแกรมระบบ Microsoft Office 2007
ชุดโปรแกรม เซิร์ฟเวอร์ และบริการใหม่ๆ ใน Microsoft Office 2007 จะให้ฟังก์ชันการ ทำงานเพิ่มเติมและโซลูชันใหม่ๆ ด้วยตัวเลือกแพ็คเกจที่ปรับปรุงใหม่ คุณจะมีทางเลือกเพิ่มมากขึ้น กว่าเดิมในการหันมาใช้เทคโนโลยีและโซลูชันเฉพาะอย่าง ตามที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจ และตัวคุณเอง

รูป แสดง Microsoft Office Communicator 2007 มีกำหนดการออกวางตลาดในไตรมาสที่สองของปี 2550

3. มีอะไรใหม่ในระบบ Microsoft Office 2007
เมื่อวางแผนการวางจำหน่ายระบบ Microsoft Office 2007 เราได้เผชิญความท้าทายในการ ทำให้โปรแกรมประยุกต์หลักของ Microsoft Office สามารถทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น เมื่อพิจารณาข้อมูล การใช้งานจำนวนมาก และความก้าวหน้าด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในระยะหลังนี้ ทีมงานได้ นำเสนอการปรับปรุงอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ของ Microsoft Office ที่มีความสำคัญที่สุดในเวลา กว่าสิบปี ผลลัพธ์ของการดำเนินการนี้คืออินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้

รูป แสดง อินเทอร์เฟซใหม่ สำหรับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Office 2007

Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Outlook 2007 และ Office Access 2007 จะมีพื้นที่ทำงานที่คล่องตัวมากขึ้นและไม่รกรุงรัง ลดสิ่งที่ ไม่จำเป็น และช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างผลงานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้น

3.1 เป้าหมายและแนวทางการออกแบบ
ในโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office รุ่นก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะใช้ระบบเมนู แถบ เครื่องมือ บานหน้าต่างงาน และกล่องโต้ตอบเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วง ระบบนี้ทำงานได้ผลดี เมื่อ โปรแกรมประยุกต์มีจำนวนคำสั่งเพียงจำกัด แต่ในสถานการณ์ปัจจุบันที่โปรแกรมสามารถทำสิ่ง ต่างๆ ได้มากมาย ระบบเมนูและแถบเครื่องมือไม่สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเต็มที่ การ ค้นหาคุณลักษณะหลายๆ อย่างของโปรแกรมกลายเป็นเรื่องยากลำบาก ด้วยสาเหตุนี้ เป้าหมายใน การออกแบบที่มีความสำคัญเพิ่มขึ้นสำหรับอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ใหม่ก็คือ การทำให้ผู้ใช้ สามารถหาและใช้คุณลักษณะของโปรแกรมประยุกต์ได้อย่างสมบูรณ์แบบ นอกจากนี้ เราต้องการ รักษาพื้นที่ทำงานที่ไม่สะอาดตา ซึ่งลดสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ เวลากับการทำงานอย่างเต็มที่ ด้วยเป้าหมายเหล่านี้ เราได้พัฒนาแนวทางที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ ซึ่งทำให้ การสร้างผลงานด้วยโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office 2007 กลายเป็นเรื่องง่าย

3.2 คุณลักษณะสำคัญ
แม้ว่าลักษณะโดยรวมของโปรแกรมประยุกต์จะเป็นการออกแบบใหม่ แต่การ ทดสอบในระยะแรกบ่งชี้ว่าผู้ใช้จะคุ้นกับอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ใหม่ และทำความคุ้นเคยกับวิธีที่

3.2.1 Ribbon
เมนูและแถบเครื่องมือแบบเดิมถูกแทนที่ด้วยริบบอน ซึ่งเป็นอุปกรณ์ ใหม่ที่จะนำเสนอคำสั่งที่จัดเรียงเป็นชุดของแท็บ แท็บบนริบบิอนจะแสดงคำสั่งที่เกี่ยวข้องมาก ที่สุดกับพื้นที่งานแต่ละพื้นที่ในโปรแกรมประยุกต์ ตัวอย่างเช่น ใน Office Word 2007 แท็บจะจัด กลุ่มคำสั่งต่างๆ สำหรับกิจกรรม เช่น การแทรกวัตถุ เช่น รูปภาพและตาราง การทำเค้าโครงหน้า การทำงานกับข้อมูลอ้างอิง การส่งจดหมาย และการตรวจทานเอกสาร แท็บหน้าแรกนำเสนอการ เข้าถึงคำสั่งที่ใช้บ่อยที่สุดได้โดยง่าย Office Excel 2007 มีชุดของแท็บที่คล้ายกันสำหรับการใช้งาน กระดาษคำนวณ รวมถึงแท็บสำหรับการทำงานกับสูตร การจัดการข้อมูล และการตรวจทาน แท็บ เหล่านี้ทำให้สามารถเข้าถึงคุณลักษณะโปรแกรมประยุกต์ได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมีการจัดระเบียบคำสั่ง ในวิธีที่สอดคล้องโดยตรงกับงานที่บุคคลจะทำในโปรแกรมประยุกต์ดังกล่าว

รูป แสดง Ribbon ใหม่ สำหรับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Office 2007

3.2.2 ปุ่ม Office
คุณลักษณะที่มีคุณค่าส่วนใหญ่ใน Microsoft Office รุ่นก่อนหน้านี้ไม่ได้ เกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสารเท่าไรนัก แต่เกี่ยวข้องกับทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณสามารถทำกับเอกสาร ซึ่งได้แก่ ใช้เอกสารร่วมกัน ป้องกัน พิมพ์ ประกาศ และส่งเอกสาร นอกจากนั้น โปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office ที่วางจำหน่ายก่อนหน้านี้ยังไม่มีตำแหน่งที่ตั้งเดี่ยวส่วนกลาง ที่ผู้ใช้สามารถดู ความสามารถดังกล่าวทั้งหมดได้ในที่เดียว คุณลักษณะเกี่ยวกับแฟ้มผสมรวมอยู่กับคุณลักษณะการ สร้างเอกสาร
UI ใหม่รวมความสามารถต่างๆ ของระบบ Microsoft Office ไว้ในจุด ป้อนข้อมูลเดี่ยวใน UI นั่นคือ ปุ่ม Microsoft Office ลักษณะเช่นนี้มีข้อดีที่สำคัญสองข้อคือ ข้อแรก ช่วยผู้ใช้ในการค้นหาคุณลักษณะที่มีคุณค่าดังกล่าว ข้อสอง ทำให้สถานการณ์จำลองการสร้าง เอกสารที่สำคัญง่ายขึ้น ส่งผลให้ริบบิ้นสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างเอกสารที่ดูเด่นสะดุดตาได้มาก ขึ้น

รูป แสดง ปุ่ม Office ใหม่ สำหรับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Office 2007

3.2.3 แท็บบริบท
คำสั่งบางกลุ่มจะมีประโยชน์เฉพาะเมื่อกำลังแก้ไขวัตถุบางชนิดอยู่ เท่านั้น ตัวอย่างเช่น คำสั่งสำหรับการแก้ไขแผนภูมิจะไม่มีประโยชน์ จนกว่าจะมีแผนภูมิปรากฏใน กระดาษคำนวณ และผู้ใช้กำลังปรับเปลี่ยนแผนภูมินั้นอยู่ ในโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office รุ่นปัจจุบัน คำสั่งเหล่านี้อาจค้นหาได้ยาก แต่ใน Office Excel 2007 การคลิกที่แผนภูมิจะทำให้แท็ บบริบทปรากฏขึ้น พร้อมกับคำสั่งที่ใช้ในการแก้ไขแผนภูมิ แท็บบริบทจะปรากฏเฉพาะเมื่อจำเป็น และทำให้สามารถค้นหาและใช้คำสั่งที่ต้องการได้โดยสะดวก

รูป แสดง หน้าต่างของแท็บบริบทในโปรแกรม Microsoft Office 2007

3.2.4 แกลเลอรี
แกลเลอรีคือหัวใจของโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบใหม่ แกลเลอรีช่วย ให้ผู้ใช้ได้รับชุดของผลลัพธ์ที่ชัดเจนซึ่งสามารถเลือกได้เมื่อทำงานกับเอกสาร กระดาษคำนวณ งาน นำเสนอ หรือฐานข้อมูล Access การนำเสนอชุดของข้อมูลที่อาจเป็นผลลัพธ์ แทนที่จะใช้กล่อง โต้ตอบซับซ้อนและมีตัวเลือกมากมาย แกลเลอรีจะช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับการสร้างผลงานที่มี รูปลักษณ์แบบมืออาชีพ อินเทอร์เฟซกล่องโต้ตอบแบบเดิมจะยังคงมีการใช้งานอยู่ สำหรับผู้ที่ ต้องการควบคุมผลลัพธ์ของการทำงานโดยละเอียด

รูป แสดง แกลเลอรีใหม่ของโปรแกรม Microsoft Office 2007

3.2.5 การแสดงตัวอย่างแบบทันที
การแสดงตัวอย่างแบบทันทีเป็นเทคโนโลยีใหม่ที่จะแสดงผลลัพธ์ของ การใช้การแก้ไข หรือการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบ ขณะที่ผู้ใช้ย้ายตัวชี้ไปเหนือผลลัพธ์ที่นำเสนอ อยู่ในแกลเลอรี ความสามารถใหม่แบบไดนามิกนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการวางเค้า โครง การแก้ไข และจัดรูปแบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมโดยประหยัดเวลาและ พลังงาน องค์ประกอบเหล่านี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งในเทคโนโลยีใหม่ที่รวมกันเพื่อสร้างเป็น อินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ Microsoft Office ใหม่

3.2.6 ประโยชน์
เป้าหมายของอินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ใหม่ของ Microsoft Office ก็คือทำ ให้ผู้ใช้สามารถใช้โปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft Office เพื่อนำเสนอผลลัพธ์ได้ง่ายและรวดเร็ว ขึ้น เราได้ทำให้การค้นหาคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพต่างๆ ง่ายขึ้น ด้วยการแทนที่เมนูและแถบ

4. โปรแกรมสำนักงานทั่วไป
เป็นโปรแกรมที่ใช้กันมากในสำนักงาน ซึ่ง สามารถแบ่งโปรแกรมจำพวกนี้ออกเป็น 6 ประเภท ดังต่อไปนี้

4.1 โปรแกรมประเภทเวิร์ดโปรเซสเซอร์ (Word Processor)
ใช้จัดแต่งและสร้างเอกสาร เช่น แต่งจดหมาย แต่งเรียงความ แต่งหนังสือ และทำ รายงานวิจัย โปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Word, โปรแกรม CW (CU Writer) และโปรแกรม ราชวิถีเวิร์ด เป็นต้น แต่ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดก็คือ โปรแกรม Microsoft Word

4.2 โปรแกรมประเภทสเปรตชีท (Spread Sheet)
ใช้คำนวณตัวเลขหลาย ๆ ค่า เพื่อจะทำผลลัพธ์มาสรุปเป็นรูปแบบต่าง ๆ เช่น ผล การคำนวณ หรือกราฟ วิธีการใช้โปรแกรมประเภทนี้คือใส่ค่าลงในตาราง และสร้างสูตรการ คำนวณ ข้อมูลจะถูกคำนวณได้อัตโนมัติ จึงเหมาะสำหรับ นักบัญชี นักวางแผน และผู้จัดทำ รายงานผลการทดลองวิจัย เป็นต้นโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Excel

4.3 โปรแกรมประเภทพรีเซนเตชั่น (Presentation)
ในสมัยก่อน ถ้าเราต้องการนำเสนอผลงานให้กับผู้ชม เราต้องมาเขียนแผ่นใสด้วย มือ แต่ในปัจจุบันเรานิยมใช้คอมพิวเตอร์กันแล้ว ไม่ต้องใช้แผ่นใส่อีกต่อไป ซึ่งโปรแกรมที่ใช้ สร้างงานนำเสนอด้วยคอมพิวเตอร์ เรียกว่าโปรแกรมประเภท พรีเซนเตชั่น ซึ่งใช้สร้างงาน นำเสนอที่มีคุณภาพ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการนำเสนอผลงานในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวแทนขาย, ผู้นำเสนอโครงการ, นักเรียนนักศึกษา และครูอาจารย์ผู้สอน เป็นต้นโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นต้น

4.4 โปรแกรมประเภทจัดตารางการดำเนินชีวิตประจำ (Personal Information System: PIS)
หน้าที่การงานของบางคนที่มีงานมากในแต่ละวันจนไม่สามารถจดจำงานเหล่านั้น ได้หมด ทำให้ลืมทำงานหลายอย่างไปอย่างไม่ตั้งใจ ก็คงจะต้องมีสมุดบันทึกส่วนตัวใช้สักเล่ม เพื่อบันทึกว่าในแต่ละวันทำอะไรบ้าง แต่ก็คงเคยพบปัญหาว่าสมุดบันทึกเหล่านี้ไม่สามารถช่วยได้

4.5 โปรแกรมประเภทจัดการฐานข้อมูล (Database)
คำว่าฐานข้อมูล (Database) คือการนำข้อมูลจำนวนมาก ๆ มาจัดเก็บให้เป็นระเบียบ เพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้ หากว่าเราเราต้องทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณมาก ๆ เช่นงาน คลังสินค้า งานขาย งานรวบรวมข้อมูลการตลาด การนำเข้ามูลเก็บลงในโปรแกรมประเภทนี้จะช่วย ให้เราดึงข้อมูลกลับมาใช้งานได้รวดเร็วขึ้นมากกว่าการไปไล่อ่านจากรายงานนับร้อยนับพันเท่า โปรแกรมประเภทนี้ ได้แก่ โปรแกรม dBASE, FoxPro และ Microsoft Access เป็นต้น

4.6 โปรแกรมสร้างงานสิ่งพิมพ์
โปรแกรมประเภทนี้ใช้สร้างงานเอกสาร เช่น แผ่นพับ และโปสเตอร์ได้ดี ถึงแม้ว่า บางท่านอาจจะเถียงว่าเราสามารถใช้โปรแกรม Word สร้างเอกสารเช่นนี้ได้ แต่โปรแกรม Word ก็ จะไม่สามารถวางวัตถุต่าง ๆ ได้ดังใจนัก ทำให้งานออกมาไม่ได้อย่างที่ออกแบบไว้ การใช้ โปรแกรมทางด้านสิ่งพิมพ์โดยตรงจะให้ผลงานที่ดีกว่าจนเห็นได้ชัด โปรแกรมประเภทนี้ ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Publisher เป็นต้น

5. วิธีติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 2007

เมื่อคุณติดตั้งและเปิดใช้งานระบบ Microsoft Office 2007 คำแนะนำและข้อมูลต่างๆ จะ แสดงขึ้นหรือมีให้ใช้ได้โดยอัตโนมัติ แต่บางครั้งคุณอาจต้องการดูข้อมูลนี้ในภายหลัง หรือต้องการ ข้อมูลที่ไม่ได้แสดงขึ้นมาระหว่างการติดตั้งแบบปกติ เพจนี้ได้รวบรวมคำแนะนำในการติดตั้งและ ข้อมูลอื่นๆ เข้าไว้ด้วยกันเพื่อให้คุณสามารถดูข้อมูลดังกล่าวได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

5.1 การติดตั้ง
ถ้าใส่แผ่นซีดีโปรแกรม จะเรียกไฟล์การติดตั้งขึ้นมาโดยอัตโนมัติ หรือเปิด โปรแกรม Explorer ไปที่ที่เก็บไฟล์ แล้วดับเบิลคลิก ที่ ไอคอน Setup.exe

รูป แสดง การติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 2007 เมื่อใส่แผ่นซีดี

5.2 รหัสผลิตภัณฑ์
หลังจากนั้น ให้ใส่รหัสผลิตภัณฑ์ที่ได้มาลงในช่องตามรูปภาพด้านล่างนี่ครับ แล้วคลิกที่ ต่อไปได้เลยครับ

รูป แสดง ให้ใส่รหัสผลิตภัณฑ์โปรแกรม Microsoft Office 2007

รูป แสดง การใส่รหัสผลิตภัณฑ์ไม่ถูกต้อง จะเห็นเครื่องหมายห้าม

รูป แสดง การใส่รหัสผลิตภัณฑ์ถูกต้อง จะเห็นเครื่องหมายถูก

5.3 การยอมรับข้อตกลง
เมื่อเข้าสู่หน้าต่าง ดังรูปด้านล่างนี้ ให้ คลิกเครื่องหมายถูกที่ช่อง “ยอมรับข้อตกลง” แล้วคลิกที่ ต่อไป

รูป แสดง ข้อตกลงของซอฟต์แวร์ Microsoft

5.4 ตัวเลือกการติดตั้ง
เราสามารถเลือกการติดตั้งแบบ กำหนดเองและแบบติดตั้งเดี๋ยวนี้ ถ้าคลิกที่ติดตั้งเดี๋ยวนี้ โปรแกรมจะติดตั้ง ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Microsoft

รูป แสดง การติดตั้งแบบกำหนดเอง

หลังจากนั้นทำการเลือกการติดตั้งทั้งหมด

รูป แสดงการเลือกติดตั้งทั้งหมดลงในเครื่องคอมพิวเตอร์

5.5 ตำแหน่งที่ตั้งแฟ้ม
เราสามารถเลือกตำแหน่งของการติดตั้ง โดยการคลิกที่ช่อง ตำแหน่งที่ตั้งแฟ้ม แล้วคลิกที่เลือกดู เพื่อกำหนดที่ตั้งของแฟ้ม

รูป แสดง ตำแหน่งที่แฟ้มจะติดตั้งโปรแกรมลงเครื่อง

5.6 ข้อมูลผู้ใช้
กรอกรายละเอียดในช่องตามรูปภาพด้านล่าง

รูป แสดง การตั้งชื่อ ชื่อย่อ และองค์กร

5.7 การติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง
รอสักครู่..... โปรกรมกำลังติดตั้ง

รูปแสดง โปรแกรมกำลังติดตั้งทั้งหมดลงในเครื่องคอมพิวเตอร์

5.8 การติดตั้งลงในเครื่องเสร็จสิ้นแล้ว
คลิกที่ปิด

รูปแสดง โปรแกรมจะถูกติดตั้งเสร็จเรียบรอยแล้ว

6. การเปิดใช้งานเริ่มแรก
คุณต้องเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์ระบบ Office 2007 เพื่อตรวจสอบว่าการติดตั้งของคุณ กระทำด้วยผลิตภัณฑ์ Microsoft ของแท้หรือไม่ การเปิดใช้งานเป็นแบบไม่ระบุชื่ออย่างสิ้นเชิง จะ ไม่มีการขอหรือส่งข้อมูลส่วนบุคคลใด ๆ ไปยัง Microsoft

เมื่อต้องการใช้คุณลักษณะทั้งหมดของผลิตภัณฑ์ของคุณต่อไป คุณต้องเปิดใช้งาน ผลิตภัณฑ์นั้น Microsoft Product Activation เป็น เทคโนโลยีป้องกันการละเมิดลิขสิทธิ์ของ

การเปิดใช้งานจะทำงานด้วยการตรวจสอบว่ารหัสผลิตภัณฑ์ ซึ่งคุณต้องใส่เพื่อติดตั้ง ผลิตภัณฑ์นั้น ไม่ได้ใช้งานอยู่บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลจำนวนมากกว่าที่อนุญาตโดยสิทธิ์การใช้ งานซอฟต์แวร์นั้น

7. เปิดใช้งานบนอินเทอร์เน็ตหรือทางโทรศัพท์
เมื่อคุณใส่รหัสผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง ตัวช่วยสร้างการเปิดใช้งานจะทำงานโดยอัตโนมัติ ตัวช่วยสร้างการเปิดใช้งานจะให้ทางเลือกเกี่ยวกับวิธีดำเนินการสองทางดังนี้
เปิดใช้งานโดยใช้อินเทอร์เน็ต ตัวช่วยสร้างการเปิดใช้งานจะติดต่อเซิร์ฟเวอร์การให้ สิทธิ์ใช้งานของ Microsoft โดยอัตโนมัติผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ ถ้าคุณใช้รหัส ผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้องซึ่งยังไม่ได้ใช้งานตามจำนวนการติดตั้งที่อนุญาต ผลิตภัณฑ์ของคุณจะได้รับการ เปิดใช้งานทันที
เมื่อคุณเปิดใช้งานผ่านทางอินเทอร์เน็ต หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ (ได้จากรหัส ผลิตภัณฑ์ในการติดตั้ง) จะถูกส่งไปยัง Microsoft ผ่านทางการโอนที่เข้ารหัสลับ การตอบกลับ (หมายเลขการยืนยัน) จะถูกส่งกลับมายังคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์ของคุณ ถ้า คุณเลือกเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต แต่คุณยังไม่ได้เชื่อมต่อ ตัวช่วยสร้างจะแจ้งเตือน คุณว่าไม่มีการเชื่อมต่อ
เปิดใช้งานโดยใช้โทรศัพท์ คุณสามารถโทรศัพท์ไปหาศูนย์การเปิดใช้งานและเปิดใช้ งานผลิตภัณฑ์ของคุณด้วยความช่วยเหลือจากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าได้
การเปิดใช้งานผ่านทางโทรศัพท์อาจใช้เวลานานกว่าการเปิดใช้งานผ่านทางอินเทอร์เน็ต คุณควรอยู่ที่คอมพิวเตอร์ของคุณเมื่อคุณโทรศัพท์ และควรจะมีรหัสผลิตภัณฑ์ของซอฟต์แวร์ของ คุณอยู่ หมายเลขโทรศัพท์สำหรับศูนย์การเปิดใช้งานจะแตกต่างกันออกไปตามสิทธิ์การใช้งาน ผลิตภัณฑ์และประเทศ/ภูมิภาค ให้ใช้หมายเลขที่อยู่บนหน้าจอของตัวช่วยสร้างการเปิดใช้งานเพื่อ โทรศัพท์ถึงศูนย์การเปิดใช้งานของ Microsoft
สิ่งสำคัญ หมายเลขของศูนย์การเปิดใช้งานไม่ได้แสดงรายการอยู่ในบทความนี้ เนื่องจากมีจำนวนมาก และหมายเลขที่ถูกต้องสำหรับคุณขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย คุณสามารถรับ ซอฟต์แวร์ของ Microsoft ได้ภายใต้สิทธิ์การใช้งานแบบต่างๆ รวมทั้งสิทธิ์การใช้งานแบบปลีก สิทธิ์การใช้งานของผู้ผลิตอุปกรณ์ดั้งเดิม (OEM) และสิทธิ์การใช้งานจำนวนมาก หมายเลข โทรศัพท์ติดต่อจะแตกต่างกันออกไปตามสิทธิ์การใช้งานและประเทศ/ภูมิภาค ในขั้นตอน 2 ของตัว ช่วยสร้างการเปิดใช้งาน ให้ใช้หมายเลขที่จัดเตรียมไว้ให้เพื่อโทรศัพท์ไปหาศูนย์การเปิดใช้งานของ Microsoft

1. ในตัวช่วยสร้างการเปิดใช้งาน ให้เลือกประเทศ/ภูมิภาคที่คุณอาศัยอยู่หรือ ที่คุณวางแผนจะใช้ผลิตภัณฑ์นั้น
2. ตัวช่วยสร้างจะให้หมายเลขโทรศัพท์อย่างน้อยหนึ่งหมายเลข
3. การโทรศัพท์ไปหาศูนย์การเปิดใช้งาน
4. ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะขอหมายเลขการติดตั้ง (ที่แสดงบนหน้าจอของ คุณ) และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง หลังจาก ID การติดตั้งของคุณได้รับการตรวจสอบแล้ว คุณ จะได้รับหมายเลขการยืนยัน
5. ในตัวช่วยสร้างการเปิดใช้งาน ให้พิมพ์หมายเลขการยืนยันในที่ว่าง ด้านล่างของหน้าจอ แล้วกด ENTER ไม่มีการเปิดใช้งานผ่านทางโทรศัพท์สำหรับรุ่นทดลองใช้หรือรุ่น สมาชิก มีบริการ Microsoft Text Telephone (TT/TTY) ให้แก่ผู้พิการทางหู หรือมีปัญหาในการได้ยิน ในสหรัฐอเมริกา ให้ใช้โมเด็ม TT/TTY แล้วเรียกเลขหมาย (800) 718-1599 สำหรับภายนอกสหรัฐอเมริกา ให้ใช้โมเด็ม TT/TTY แล้วเรียกเลขหมาย (716) 871- 6859 ทั้งนี้บริการ TT/TTY มีเฉพาะเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น

8. ฉันจะเปิดใช้งานในภายหลังได้อย่างไร
ถ้าคุณไม่ต้องการเปิดใช้งานสำเนาของซอฟต์แวร์ของคุณเมื่อติดตั้ง คุณสามารถเปิดใช้ งานซอฟต์แวร์นั้นได้ในภายหลัง

1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ในโปรแกรมเหล่านี้ของ 2007 Microsoft Office system
2. Access, Excel, PowerPoint หรือ Word
3. คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก ตัวเลือกของ ชื่อโปรแกรม
4. คลิก แหล่งข้อมูล แล้วคลิก เปิดใช้งาน
   

หน่วยที่ 2 พื้นฐานการใช้โปรแกรม Microsoft Word

โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันมากอยู่ ในปัจจุบันนี้ เพราะมีคุณลักษณะที่ดี เช่น การจัดรูปแบบสะดวกรวดเร็ว ฯลฯ และมีประโยชน์ต่อการจัดเก็บเอกสารและการปรับแก้ไข พื้นฐานการใช้โปรแกรมตั้งแต่การ เปิด ส่วนประกอบต่าง ๆ เช่น แท็บเมนู แท็บเครื่องมือ มุมมอง ฯลฯ และการจัดการไฟล์เอกสาร เช่น การเปิด การปิด การบันทึก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ อีกทั้งยังรองรับภาษาไทยได้ด้วย

1. ความหมายของการประมวลผลคำ
การประมวลผลคำ หรือ Word Processing คือ การนำคำหลาย ๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ใน รูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัด หรือหน้าละกี่ บรรทัด กั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใด และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจ แล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้น ๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุก ประการ เสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการก๊อปปี้ แต่ความจริงแล้วเอกสารทุกแผ่นจะถูกพิมพ์ ออกมาจากเครื่องพิมพ์อย่างสวยงามและปราณีต เพราะปราศจากร่องรอยของขูดลบใด ๆ และนั่น ย่อมหมายถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการทำงาน โดยเราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่ง เป็นเอกสาร บทความ รายงาน จดหมาย ฯลฯ เข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่อง คอมพิวเตอร์ หลังจากนั้นเราสามารถใช้คำสั่งต่าง ๆ เข้าไปจัดการแก้ไข ดัดแปลง หรือเพิ่มเติม ข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลา โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับ เอกสาร และสั่งงานต่าง ๆ นี้ได้ มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง (Word Processing) หรือ โปรแกรมประมวลผลคำ

2. คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี

2.1 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีระบบขอวามช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้ คำแนะนำช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการ ใช้งาน หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคือมือการใช้งานของ โปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

2.2 มีระบบอัตโนมัติ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผูใช้สามารถ ทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ (Spell) การ จัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใส่ข้อความ อัตโนมัติ ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทย และอังกฤษ เป็นต้น

2.3 การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีความสามารถในการนำงานที่สร้างด้วย โปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรกภาพ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผัง องค์กร กราฟ ฯลฯ เป็นต้น นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อื่น ๆ มาใช้งานในโปรแกรมได้

2.4 เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย
การเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานเกินไปสำหรับการ เรียนรู้ ควรมีบทเรียนช่วยสอน หรือสาธิต (Demo) เกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานของ โปรแกรม เพื่อให้สามารถเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว

2.5 มีระบบการค้นหา และแทนที่คำ

โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะระบบการค้นหา และการแทนที่คำ เพื่อให้ผู้ใช้ สามารถที่จะทำการค้นหาคำ เพื่อการแก้ไข หรือทำการแทนที่ได้สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น

2.6 จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก

โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบของเอกสารได้ สะดวก และรวดเร็ว ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็ว มีขั้นตอนในการ จัดรูปแบบที่ไม่ยุ่งยาก

2.7 กำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ หลายขนาด

โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลง และกำหนด รูปแบบของตัวอักษร และขนาดของตัวอักษรได้หลายรูปแบบ รวมทั้งตัวอักษรพิเศษต่าง ๆ ที่ ไม่มีบนแป้นพิมพ์ด้วย

3. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

3.1 การจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้น อาจจะสูญหายหรือฉีกขาดได้ง่าย แต่ การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้น ข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วนตราบเท่าที่สื่อ ที่ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น ดิสก์เก็ต ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี ฯลฯ อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์

3.2 การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล
โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อความหรือคำที่เรา ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำ แล้วแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ ได้โดยอัตโนมัติ ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวก เพียงแต่ทราบชื่อไฟล์ และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวกรวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหา และเรียกใช้เอกสารธรรมดา ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

3.3 การทำสำเนา
การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถ ทำสำเนาได้เพียงครั้งละ 3-4 แผ่นเท่านั้น ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถทำ ได้อย่างไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน

3.4 การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร
การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด มักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลา ในการแก้ไขเอกสาร ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่ สวยงามเท่าที่ควร และจะปรากฏร่องรอยของการแก้ไขขูดลบ แต่ถ้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการ พิมพ์เอกสาร ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้จะหมดไป ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

3.5 การจัดรูปแบบเอกสาร
โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำรูปแบบเอกสารได้อย่างดีและ มีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะหน้าและหลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัด เอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ ฯลฯ ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่า การทำงานแบบเอกสารธรรมดา

4. มีอะไรใหม่ใน Microsoft Office Word 2007
Microsoft Office Word 2007 จะช่วยคุณสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพโดยการจัดชุด เครื่องมือแบบครอบคลุมสำหรับการสร้างและการจัดรูปแบบเอกสารของคุณไว้ในส่วนติดต่อใหม่ ความสามารถในการตรวจทาน การใส่ข้อคิดเห็น และการเปรียบเทียบอย่างละเอียดจะช่วยให้คุณ

4.1 สร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพ
Office Word 2007 ได้จัดเตรียมเครื่องมือการแก้ไขและการทบทวนไว้สำหรับการ สร้างเอกสารที่สละสลวยได้ง่ายดายกว่าที่เคย

4.2 ใช้เวลาในการเขียนมากขึ้น แต่ใช้เวลาในการจัดรูปแบบน้อยลง
ส่วนติดต่อที่คำ นึงถึงผลลัพธ์ใหม่นี้จะเสนอเครื่องมือให้คุณในเวลาที่คุณ จำเป็นต้องใช้ด้วยรูปแบบที่ชัดเจนและมีระเบียบ ช่วยประหยัดเวลาและใช้ความสามารถที่ทรง ประสิทธิภาพของ Word ได้อย่างเต็มที่ด้วยการเลือกจากแกลเลอรีลักษณะ รูปแบบตาราง รูปแบบ รายการ ลักษณะพิเศษทางกราฟิก และอื่นๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
Word ช่วยขจัดการคาดเดาเมื่อคุณนำการจัดรูปแบบมาใช้ในเอกสารของคุณ แกล เลอรีของตัวเลือกการจัดรูปแบบจะแสดงตัวอย่างเสมือนจริงของการจัดรูปแบบในเอกสารของคุณ ก่อนที่คุณจะทำการตัดสินใจ

4.3 เพิ่มองค์ประกอบที่จัดรูปแบบไว้แล้วด้วยการคลิกเพียงสองสามครั้ง
Office Word 2007 ได้นำแบบเอกสารสำเร็จรูปมาใช้สำหรับการเพิ่มเนื้อหาที่ จัดรูปแบบไว้แล้วลงในเอกสารของคุณ
เมื่อคุณกำลังทำงานบนเอกสารจากชนิดแม่แบบที่เฉพาะเจาะจง เช่น รายงาน คุณ สามารถเลือกจากแกลเลอรีหน้าปก ข้อความที่ดึงออกมา รวมทั้งหัวกระดาษและท้ายกระดาษที่ จัดรูปแบบไว้แล้วเพื่อทำให้เอกสารของคุณดูสละสลวยขึ้นได้
ถ้าคุณต้องการกำหนดเนื้อหาที่จัดรูปแบบไว้แล้วเอง หรือถ้าองค์กรของคุณใช้ เนื้อหาบางส่วนที่เหมือนกันเป็นประจำ เช่น ข้อความคำชี้แจงทางกฎหมายหรือข้อมูลที่ติดต่อของ ลูกค้า คุณสามารถสร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปของคุณเองซึ่งคุณเลือกจากแกลเลอรีด้วยการคลิกครั้ง เดียว

4.4 สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยกราฟิกที่ให้ผลกระทบสูง
คุณลักษณะแผนภูมิและไดอะแกรมแบบใหม่จะรวมรูปร่างแบบสามมิติ ความ โปร่งใส เงาที่ตกกระทบ และลักษณะพิเศษอื่นๆ ไว้

4.5 นำลักษณะหน้าตาใหม่ไปใช้กับเอกสารของคุณทันที
เมื่อบริษัทของคุณปรับปรุงภาพลักษณ์ของบริษัท คุณสามารถปฏิบัติตามได้ทันที ในเอกสารของคุณ ด้วยการใช้ 'ลักษณะด่วน' และ 'ชุดรูปแบบเอกสาร' คุณสามารถเปลี่ยนแปลง

4.6 หลีกเลี่ยงการสะกดผิดได้อย่างง่ายดาย
ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะใหม่บางอย่างของตัวตรวจสอบการสะกด
ตัวตรวจสอบการสะกดได้รับการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้นตลอด ทั้งโปรแกรม 2007 Microsoft Office system ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวมีดังต่อไปนี้
ในขณะนี้ตัวเลือกของตัวตรวจสอบการสะกดหลายตัวจะเป็นแบบส่วนกลาง ถ้า คุณเปลี่ยนตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งในโปรแกรม Office หนึ่ง ตัวเลือกดังกล่าวก็จะได้รับการ เปลี่ยนแปลงสำหรับโปรแกรม Office ที่เหลือทั้งหมดเช่นกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยน วิธีการทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
นอกเหนือจากการใช้พจนานุกรมแบบกำหนดเองร่วมกันแล้ว โปรแกรมทั้งหมด ยังสามารถจัดการพจนานุกรมเหล่านี้ได้โดยใช้กล่องโต้ตอบเดียวกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้พจนานุกรมแบบกำหนดเองเพื่อเพิ่มคำลงในตัวตรวจสอบการสะกด
ตัวตรวจสอบการสะกดใน 2007 Microsoft Office system มีพจนานุกรมภาษา ฝรั่งเศสฉบับหลักการปฏิรูป ซึ่งใน Microsoft Office 2003 พจนานุกรมฉบับนี้จะเป็น Add-in ซึ่ง ต้องทำการติดตั้งเพิ่มเติมแยกต่างหาก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยนวิธีการทำงานของการ ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับภาษาหนึ่งใน ครั้งแรกที่มีการใช้ภาษาดังกล่าว พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการช่วยให้คุณสามารถสั่งให้ตัว ตรวจสอบการสะกดตั้งค่าสถานะคำที่คุณไม่ต้องการใช้ พจนานุกรมดังกล่าวนี้มีประโยชน์ในการ ช่วยหลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพหรือไม่ตรงกับแนวทางการเขียนของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการเพื่อกำหนดการสะกดที่คุณต้องการสำหรับคำ
ตัวตรวจสอบการสะกดสามารถค้นหาและตั้งค่าสถานะการสะกดผิดตามบริบท บางอย่างได้ คุณเคยพิมพ์ผิดในลักษณะที่คล้ายคลึงกับตัวอย่างต่อไปนี้หรือไม่ I will see you their. ใน Office Word 2007 คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือก ใช้การสะกดตามปริบท เพื่อขอความ ช่วยเหลือในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดในลักษณะนี้ได้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานขณะ ตรวจสอบการสะกดของเอกสารในภาษาอังกฤษ เยอรมัน หรือสเปน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เลือกวิธีการทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
คุณสามารถปิดใช้งานการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์สำหรับเอกสารหนึ่ง ฉบับหรือสำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น

4.7 ใช้เอกสารร่วมกันอย่างเป็นความลับ
เมื่อคุณส่งแบบร่างของเอกสารให้กับผู้ร่วมงานของคุณเพื่อให้ป้อนข้อมูล Office Word 2007 จะช่วยคุณรวบรวมและจัดการการตรวจทานแก้ไขและข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงาน เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณพร้อมที่จะประกาศเอกสาร Office Word 2007 ทำให้คุณ มั่นใจได้ว่าการตรวจทานแก้ไขและคำแนะนำที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขนั้นไม่ได้ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ ประกาศ

4.8 เปรียบเทียบเอกสารสองรุ่นอย่างเร็ว
Office Word 2007 ทำให้การค้นหาสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในเอกสารง่ายขึ้น เมื่อคุณ เปรียบเทียบและรวมเอกสาร คุณสามารถดูเอกสารทั้งสองรุ่น พร้อมด้วยข้อความที่ถูกลบ แทรก และเอาออกซึ่งถูกทำเครื่องอย่างชัดเจนในเอกสารรุ่นที่สาม

4.9 ค้นหาและการเอาข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนตัวในเอกสารออก
ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารของคุณร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร ในการตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่ ข้อมูลส่วนตัว หรือเนื้อหาที่อาจจะถูก บันทึกอยู่ในเอกสาร ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาข้อมูล เช่น ข้อคิดเห็น รุ่น การ เปลี่ยนแปลงที่ติดตาม คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก คุณสมบัติเอกสาร ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์การจัดการ เอกสาร ข้อความที่ซ่อนอยู่ ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง และข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ออกจากเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารที่คุณใช้ร่วมกับผู้อื่น ไม่มีข้อมูลส่วนตัวใดๆ ซ่อนอยู่หรือเนื้อหาใดๆ ที่องค์กรของคุณไม่ต้องการให้มีการแจกจ่ายออกไป ซ่อนอยู่ นอกจากนี้ องค์กรของคุณยังสามารถกำหนดตัวตรวจสอบเอกสารเองเพื่อเพิ่มการ ตรวจสอบหาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ชนิดอื่น ๆ เพิ่มเติมได้

4.10 การเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลหรือบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสารของคุณ
คุณสามารถช่วยให้เกิดความมั่นใจในเรื่องความน่าเชื่อถือ ความสมบูรณ์ และ แหล่งที่มาของเอกสารของคุณด้วยการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในเอกสาร ใน Office Word 2007 คุณ สามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลซึ่งไม่สามารถมองเห็นได้ลงในเอกสาร หรือคุณสามารถแทรกบรรทัด ลายเซ็นของ Microsoft Office เพื่อจับรูปแทนลายเซ็นที่มองเห็นได้พร้อมกับลายเซ็นดิจิทัล
ความสามารถในการจับลายเซ็นดิจิทัลโดยใช้บรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Office ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถใช้กระบวนการการเซ็นชื่อโดยไม่ใช้กระดาษสำหรับเอกสาร เช่น สัญญาหรือข้อตกลงอื่นๆ ข้อแตกต่างจากลายเซ็นบนกระดาษก็คือ ลายเซ็นดิจิทัลจะจัดให้มีบันทึก ของสิ่งที่ได้มีการเซ็นอย่างถูกต้องชัดเจนและยังช่วยให้สามารถตรวจสอบลายเซ็นได้ในอนาคต

4.11 การแปลงเอกสาร Word ของคุณเป็น PDF หรือ XPS
Office Word 2007 สนับสนุนการส่งออกแฟ้มของคุณในรูปแบบต่อไปนี้
Portable Document Format (PDF) PDF เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้า โครงตายตัวซึ่งจะรักษาการจัดรูปแบบของเอกสารเอาไว้และยอมให้มีการใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ PDF ช่วยให้มั่นใจได้ว่าขณะที่มีการแสดงแฟ้มในแบบออนไลน์หรือพิมพ์แฟ้ม แฟ้มจะ ยังคงรักษารูปแบบตามที่คุณสร้างขึ้นทุกประการ และข้อมูลในแฟ้มจะไม่สามารถถูกเปลี่ยนแปลง ได้อย่างง่ายดาย รูปแบบ PDF ยังมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่จะถูกทำสำเนาออกมาโดยใช้วิธีการ พิมพ์เชิงพาณิชย์
XML Paper Specification (XPS) XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะ รักษาการจัดรูปแบบของเอกสารเอาไว้และเปิดใช้งานการใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ XPS ช่วยให้ มั่นใจได้ว่าขณะที่มีการแสดงแฟ้มในแบบออนไลน์หรือพิมพ์แฟ้ม แฟ้มจะยังคงรักษารูปแบบตามที่ คุณสร้างขึ้นทุกประการ และข้อมูลในแฟ้มจะไม่สามารถถูกเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย

4.12 ตรวจพบเอกสารที่มีแมโครฝังตัวโดยทันที
Office Word 2007 จะใช้รูปแบบแฟ้มที่แยกกัน (.docm) สำหรับเอกสารที่เปิดใช้ งานแมโคร เพื่อให้คุณสามารถบอกได้ทันทีว่าแฟ้มมีความสามารถในการเรียกใช้งานแมโครที่ฝังตัว หรือไม่

4.13 ป้องกันการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารขั้นสุดท้าย
ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารที่เป็นขั้นสุดท้ายร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถใช้คำสั่ง กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย เพื่อทำให้เอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียวและสื่อสารกับผู้อื่นว่าคุณกำลัง ใช้เอกสารขั้นสุดท้ายร่วมกับพวกเขา ขณะเอกสารถูกกำหนดให้เป็น "ขั้นสุดท้าย" การพิมพ์ คำสั่ง แก้ไข และเครื่องหมายการพิสูจน์อักษรจะถูกปิดใช้งาน และผู้ที่ดูเอกสารจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลง แก้ไขเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจได้ คำสั่ง กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย ไม่ใช่คุณลักษณะความปลอดภัย ใครก็ตามสามารถแก้ไขเอกสารที่ถูกกำหนดให้เป็นขั้นสุดท้ายได้ด้วยการปิด กำหนดให้เป็นขั้น สุดท้าย

4.14 การทำสิ่งอื่นนอกเหนือจากเอกสาร
ในยุคปัจจุบันที่คอมพิวเตอร์และแฟ้มมีความเชื่อมโยงระหว่างกันมากกว่าครั้ง ไหนๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากบันทึกเอกสารไว้ในแฟ้มซึ่งมีขนาดเล็กกระทัดรัด มั่นคง แข็งแรง และสนับสนุนแพลตฟอร์มได้หลากหลายชนิด เพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าว ระบบ Microsoft Office ได้ประสบความสำเร็จอีกขั้นหนึ่งในวิวัฒนาการของการสนับสนุน XML โดย รูปแบบแฟ้มที่ใช้ XML ใหม่จะช่วยให้แฟ้ม Office Word 2007 มีขนาดเล็กลง มั่นคงแข็งแรงมากขึ้น และประสานกับระบบข้อมูลและแหล่งข้อมูลภายนอกได้ดียิ่งขึ้น

4.15 ลดขนาดแฟ้มและปรับปรุงการกู้คืนความเสียหาย
รูปแบบ Word XML ใหม่เป็นรูปแบบแฟ้มที่ถูกบีบอัดเป็นส่วนๆ ซึ่งช่วยให้ สามารถลดขนาดแฟ้มลงได้อย่างน่าทึ่ง และยังช่วยทำให้มั่นใจว่าจะสามารถกู้คืนแฟ้มที่ถูกทำลาย และเสียหายได้โดยง่าย

4.16 การเชื่อมต่อเอกสารของคุณกับข้อมูลทางธุรกิจ
ในธุรกิจของคุณ คุณจำเป็นต้องสร้างเอกสารเพื่อที่จะสื่อสารข้อมูลทางธุรกิจที่ สำคัญ คุณสามารถประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดได้ด้วยการทำให้ กระบวนการสื่อสารนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ การสร้างเอกสารสมาร์ทแบบไดนามิกซึ่งสามารถ ปรับปรุงตัวเองได้ด้วยการใช้ตัวควบคุมเอกสารใหม่และการผูกข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อกับระบบที่ ทำงานอยู่ส่วนหลัง (Back-end) ของคุณ

4.17 จัดการคุณสมบัติเอกสารในแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร
แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารทำให้สามารถแสดงและแก้ไขคุณสมบัติเอกสารได้ ง่ายขณะคุณทำงานกับเอกสาร Word ของคุณ แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารจะแสดงขึ้นที่ด้านบนของ เอกสารของคุณใน Word คุณสามารถใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารในการแสดงและแก้ไขทั้ง คุณสมบัติเอกสาร Microsoft Office มาตรฐานและคุณสมบัติของแฟ้มที่บันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์การ จัดการเอกสาร ถ้าคุณใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารแก้ไขคุณสมบัติเอกสารสำหรับเอกสารใน เซิร์ฟเวอร์ คุณสมบัติที่ได้รับการปรับปรุงจะถูกบันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์โดยตรง
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้เก็บการติดตามสถานะเกี่ยวกับการแก้ไข ข้อผิดพลาดของเอกสารของคุณ เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเปิดแผงข้อมูล คุณสมบัติเอกสารเพื่อเปลี่ยนแปลงสถานะเกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารจากแบบร่าง เป็นเสร็จสิ้น เมื่อคุณบันทึกเอกสารกลับลงบนเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงในสถานะเกี่ยวกับการ แก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารจะถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์
ถ้าคุณเก็บแม่แบบเอกสารไว้ในไลบรารีบนเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ไลบรารีอาจรวมคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับแม่แบบไว้ ด้วย ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการให้คุณจัดประเภทเอกสารในไลบรารีด้วยการกรอก คุณสมบัติ 'ประเภท' ดังนั้น ด้วยการใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร คุณจึงสามารถแก้ไขคุณสมบัติ เช่นนี้ได้โดยตรงภายในสภาพแวดล้อมของ Word

4.18 กู้คืนจากปัญหาของคอมพิวเตอร์
2007 Microsoft Office system จัดให้มีเครื่องมือที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับการกู้ คืนงานของคุณในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นใน Office Word 2007

4.19 การวินิจฉัย Office
วินิจฉัย Microsoft Office เป็นชุดการทดสอบวินิจฉัยซึ่งจะช่วยคุณในการค้นหา สาเหตุที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณหยุดการทำงาน การทดสอบวินิจฉัยสามารถแก้ไขปัญหา บางอย่างได้โดยตรงและอาจสามารถระบุวิธีการซึ่งคุณสามารถนำไปแก้ไขปัญหาอื่นๆ ได้ การ วินิจฉัย Microsoft Office เข้ามาแทนที่คุณลักษณะของ Microsoft Office 2007 ต่อไปนี้: "ตรวจหา และซ่อมแซม" และ "การกู้คืนโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office"

4.20 กู้คืนโปรแกรม
Office Word 2007 มีขีดความสามารถที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อช่วยป้องกันการ สูญเสียงานขณะโปรแกรมปิดการทำงานอย่างผิดปกติ เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ Word จะพยายามกู้ คืนลักษณะบางอย่างของสถานะของโปรแกรมหลังจากที่เริ่มโปรแกรมใหม่
ตัวอย่างเช่น คุณกำลังทำงานอยู่กับแฟ้มหลายแฟ้มในเวลาเดียวกัน แฟ้มแต่ละแฟ้ม เปิดอยู่ในคนละหน้าต่างโดยมีข้อมูลเฉพาะที่มองเห็นได้ในแต่ละหน้าต่าง และ Word ก็หยุดการ ทำงาน ขณะที่คุณเริ่ม Word ใหม่ Word จะเปิดแฟ้มและกู้คืนหน้าต่างเหล่านั้นให้มีลักษณะ เหมือนกับตอนก่อนหน้าที่ Word จะหยุดการทำงาน

4.21 การแนะนำส่วนติดต่อใหม่
มีรูปลักษณ์ใหม่สำหรับ Office Word 2007 ซึ่งคือส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ใหม่ที่ แทนที่เมนู แถบเครื่องมือ และบานหน้าต่างงานส่วนใหญ่จาก Word รุ่นก่อนหน้าที่มีกลไกเดี่ยวซึ่ง ใช้งานง่ายและสามารถค้นพบได้ ทั้งนี้ ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ได้รับการออกแบบให้ช่วยให้คุณทำงาน ได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นใน Word ค้นหาคุณลักษณะที่เหมาะสมสำหรับงานต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น ค้นพบ หน้าที่การใช้งานใหม่ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เอกสารนี้ออกแบบสำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ใน Word 2003 บุคลากรที่ ให้บริการความช่วยเหลือ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และบุคคลอื่นๆ ที่มีความคล่องแคล่วในส่วนติดต่อ ของ Word 2003 อยู่แล้ว ซึ่งต้องการค้นหาคำสั่งที่คุ้นเคยอย่างรวดเร็วใน Office Word 2007

4.22 Ribbon ของส่วนติดต่อผู้ใช้
การแทนที่หลักสำหรับเมนูและแถบเครื่องมือใน Office Word 2007 คือ Ribbon ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้เรียกดูได้ง่าย Ribbon จะประกอบด้วยแท็บที่จัดระเบียบไว้รอบๆ สถานการณ์ หรือวัตถุที่ระบุ ตัวควบคุมบนแท็บแต่ละแท็บ ได้จัดระเบียบเพิ่มเติมไว้ในหลายๆ กลุ่ม Ribbon สามารถโฮสต์เนื้อหาที่สมบูรณ์ได้มากกว่าเมนูและแถบเครื่องมือ รวมทั้งปุ่ม แกลเลอรีและเนื้อหา กล่องโต้ตอบ

รูป แสดง Ribbon ของส่วนติดต่อผู้ใช้

1. แท็บ ได้ถูกออกแบบมาให้คำนึงถึงงาน
2. กลุ่ม ที่มีแต่ละแท็บแบ่งงานให้เป็นงานย่อย
3. ปุ่มคำสั่ง ในแต่ละกลุ่มจะดำเนินการคำสั่งหรือแสดงเมนูของคำสั่ง

4.23 แท็บที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณต้องการเท่านั้น
นอกเหนือจากชุดแท็บมาตรฐานที่คุณเห็นบน Ribbon เมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่ม Office Word 2007 ยังมีแท็บอีกสองชนิดซึ่งปรากฏในส่วนติดต่อเมื่อแท็บเหล่านั้นมีประโยชน์สำหรับชนิด งานที่คุณกำลังดำเนินการในขณะนี้เท่านั้น
เครื่องมือบริบท เครื่องมือบริบทจะทำให้คุณสามารถทำงานได้กับวัตถุที่คุณเลือก บนหน้าดังกล่าว เช่น ตาราง รูปภาพ หรือรูปวาด เมื่อคุณคลิกที่วัตถุ ชุดของแท็บบริบทที่ตรงกับ ปัญหาจะปรากฏในสีที่ถูกเน้นที่อยู่ถัดจากแท็บมาตรฐาน

รูป แสดง ชุดของแถบริบท

แท็บโปรแกรม จะแทนที่ชุดแท็บมาตรฐานเมื่อคุณสลับไปยังโหมดหรือมุมมอง การเขียนแก้ไขในโหมดหรือมุมมองอย่างใดอย่างหนึ่งโดยเฉพาะ รวมทั้งแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

รูป แสดง แท็บโปรแกรม

4.24 เมนู แถบเครื่องมือ และองค์ประกอบที่คุ้นเคย
นอกเหนือจากแท็บ กลุ่ม และคำสั่งแล้ว Office Word 2007 ยังใช้องค์ประกอบอื่น ซึ่งมีเส้นทางที่ทำให้งานของคุณเสร็จสมบูรณ์ องค์ประกอบต่อไปนี้เหมือนกับเมนูและแถบ เครื่องมือที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้วจาก Word รุ่นก่อนหน้า
ปุ่ม Office ปุ่มนี้จะตั้งอยู่ในมุมบนซ้ายของหน้าต่าง Word และจะเปิดเมนูที่ แสดงไว้ที่นี่

รูป แสดง การคลิกที่ปุ่ม Office ปุ่มเปิดเมนู

แถบเครื่องมือด่วน แถบเครื่องมือด่วนจะตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้นที่ด้านบนของ หน้าต่าง Word และจะให้การเข้าถึงด่วนไปยังเครื่องมือที่คุณใช้บ่อย คุณสามารถกำหนดแถบ เครื่องมือด่วนได้เองโดยการเพิ่มคำสั่งไปยังแถบเครื่องมือดังกล่าว

รูป แสดง แถบเครื่องมือด่วน

ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ 'ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ' เป็นไอคอนขนาดเล็กที่ปรากฏใน บางกลุ่ม การคลิก 'ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ' จะเปิดกล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้องหรือบานหน้าต่างงาน โดยให้ตัวเลือกเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มนั้น

รูป แสดง ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ

4.25 เพิ่มคำสั่งลงในแถบเครื่องมือด่วน
คำสั่ง Word 2003 บางคำสั่งพร้อมใช้งานใน Office Word 2007 จากรายการคำสั่ง ทั้งหมดในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Word เท่านั้น เมื่อต้องการใช้คำสั่งเหล่านี้ใน Office Word 2007 ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มคำสั่งดังกล่าวลงในแถบเครื่องมือด่วนดังนี้

รูป แสดง ตัวเลือกของ Word

5. การสร้างเอกสารใหม่ในไมโครซอฟต์เวิร์ดอย่างรวดเร็ว

ให้คลิกที่ปุ่ม Start\สร้างเอกสาร Microsoft Office แล้วเลือกแท็บและแฟ้มต้นแบบ ตัวอย่างตามที่ต้องการ

รูป แสดง กล่องโต้ตอบของสร้างเอกสาร Office

6. พื้นฐานการใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด

6.1 การเปิดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด
ให้คลิกที่ปุ่ม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Word 2007 จะเปิด โปรแกรม Microsoft Word 2007 ในชื่อไฟล์ว่า Document1 เสมอ แต่ถ้าเปิดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกก็จะ ใช้ชื่อเป็น Document2,………, Document10 ไปเรื่อย ๆ

6.2 ส่วนประกอบของโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด
เมื่อได้เปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาแล้ว จะปรากฏหน้าต่างของ โปรแกรม ซึ่งมีส่วนประกอบ ดังนี้

รูป แสดง ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Word

จากปุ่มเมนูด้านบน สามารถ อธิบายได้ดังนี้

6.2.1 แท็บชื่อแฟ้มและโปรแกรม (Title bar)
เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟล์เอกสารที่เราเรียกใช้
6.2.2 แท็บ
เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งเป็นรายการรายละเอียดที่ต้องเปิดเรียกใช้
6.2.3 แท็บเครื่องมือด่วน (Toolbar)
เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งของเวิร์ดที่ใช้บ่อย ๆ โดยแสดงในรูปของปุ่ม รูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีแท็บเครื่องมือมาตรฐาน จัดรูปแบบ และรูปวาด ขึ้นมาให้ก่อน
6.2.4 ไม้บรรทัด (Ruler)
เป็นส่วนที่แสดงมาตราส่วนเช่นเดียวกับไม้บรรทัดทั่วไป เพื่อบอกระยะ ของข้อความในเอกสาร มีทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ใช้ได้ทั้งเป็นนิ้วและเซนติเมตร
6.2.5 ตำแหน่งพิมพ์
เป็นเครื่องหมายที่บอกตำแหน่งการพิมพ์งาน (Cursor)
ตาราง การใช้แป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนหน้าเอกสารหรือตำแหน่งพิมพ์

6.2.6 แท็บสถานะ (Status bar)
เป็นส่วนที่แสดงการใช้งานเอกสารขณะนั้น ในบางภาวะการทำงาน ส่วนนี้จะแสดงคำอธิบายการทำงานให้ทราบด้วย
6.2.7 เลือกวิธีเรียกดู
เป็นเครื่องมือหรือปุ่มที่ใช้ในการเรียกดูเอกสารตามที่ต่าง ๆ ที่จะเลือก

รูป แสดง วิธีต่าง ๆ ในการเลือกใช้ปุ่มคำสั่งเรียกดูเอกสาร

6.2.8 มุมมองต่าง ๆ
เราสามารถใช้แท็บมุมมอง และกลุ่มคำสั่งต่าง ๆ บน Ribbon หรือใช้แถบ สถานะทางมุมล่างขวามือ

รูป แสดง เมื่อกดปุ่ม มุมมอง

6.3 การใช้แท็บคำสั่งหรือเมนูลัดคำสั่ง
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร จะสามารถใช้ แท็บคำสั่งได้ ดังต่อไปนี้
6.3.1 การเรียกใช้จากแท็บเครื่องมือ Ribbon
เมื่อเปิดโปรแกรมมา จอยู่ที่แท็บหน้าแรก ให้คลิกแท็บที่ต้องการทำงาน หรือเมื่อมีงานบางงาน จะมีแท็บบริบท เกิดขึ้นมาเอง

รูปแสดง รูปแบบแท็บบริบท

สำหรับการเรียกใช้แท็บ สามารถเรียกใช้ได้ทั้งจากเมาส์และแป้นพิมพ์ ดังต่อไปนี้
6.3.1.1 การใช้แป้นพิมพ์ ให้กดแป้น Alt พร้อมกับคีย์ที่แสดงขึ้นมา

รูป แสดง การใช้แป้นพิมพ์เรียกคำสั่ง

6.3.1.2 การใช้เมาส์ ให้คลิกที่ชื่อแท็บ ที่ต้องการใช้ แล้วคลิกเลือกรายการ คำสั่งในกลุ่มคำสั่งของแท็บนั้น
1) แท็บหน้าแรก เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การจัดรูปแบบของข้อความในเอกสาร ได้แก่ คลิปบอร์ด แบบอักษร ย่อหน้า ลักษณะ การแก้ไข เป็นต้น

รูปแสดง แท็บหน้าแรก

2) แท็บแทรก เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการ แทรก ได้แก่ หน้า ตาราง ภาพประกอบ ภาพเชื่อมโยง หัวกระดาษและท้ายกระดาษ เป็นต้น

รูป แสดง แท็บแทรก

3) แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวม กลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการแทรก ได้แก่ ชุดรูปแบบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ พื้นหลังของหน้า ย่อหน้า จัดเรียง เป็นต้น

รูปแสดง แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ

4) แท็บการอ้างอิง เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ สารบัญ เชิงอรรถ ข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม คำอธิบายภาพ ดัชนี เป็นต้น

รูป แสดงแท็บอ้างอิง

5) แท็บการส่งจดหมาย เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ ใช้ในการแทรก ได้แก่ สร้าง เริ่มจดหมายเวียน เขียนและแทรกเขตข้อมูล แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เสร็จสิ้น เป็นต้นดังรูป

รูปแสดง แท็บการส่งจดหมาย

6) แท็บตรวจทาน เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ การพิสูจน์อักษร ข้อคิดเห็น การติดตาม การเปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบ ป้องกัน เป็นต้นดังรูป

รูป แสดง แท็บตรวจทาน

7) แท็บมุมมอง เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ มุมมองเอกสาร แสดง/ซ่อน ย่อ/ขยาย หน้าต่าง แมโคร เป็นต้นดังรูป

รูปแสดง แท็บมุมมอง

8) แท็บบริบท เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการ แทรก ได้แก่ ปรับ ลักษณะ พิเศษเงา เส้นขอบ จัดเรียง ขนาด เป็นต้นดังรูป

รูป แสดงแท็บบริบท

6.3.2 การแสดงชื่อปุ่มบนแท็บ
เป็นการแสดงชื่อปุ่ม ไอคอนบนแท็บหรือแสดงให้เห็นว่าใช้ทำอะไร โดยให้เลื่อนตัวชี้ของเมาส์ไปยังไอคอนนั้นแล้วทิ้งไว้สักครู่ จะปรากฏคำอธิบายชื่อไอคอนนั้นขึ้น

รูป การแสดงชื่อปุ่มไอคอนบนแท็บ

6.3.3 การแสดงและซ่อน แท็บ
โดยทั่วไปแท็บเครื่องมือต่าง ๆ จะมีมากับโปรแกรมให้เราใช้งาน เรา สามารถซ่อนเก็บไว้ได้ โดยเปิดเมนูท้ายแถบเครื่องมือด่วน เลือกรายการ Ribbon ย่อ ให้เล็กสุด เวลา

รูป แสดง การใช้คำสั่งซ่อน/แสดงแถบ Ribbon

6.3.4 การเรียกใช้เมนูลัด
การเปิดเมนูลัด สามารถเรียกใช้ได้ทั้งจากเมาส์และแป้นพิมพ์ โดยคลิก เมาส์ที่ปุ่มขวาหรือกดแป้น Shift + F10 ก็ได้ และขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เรียกใช้ เช่น การแก้ไข คำผิด การเรียกใช้ทั่วไป เป็นต้น

รูป แสดง การเรียกเมนูลัดทั่วไป

6.4 การใช้แถบเครื่องมือด่วน
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร หากต้องการใช้ คำสั่งอย่างรวดเร็ว และเป็นคำสั่งสำคัญ ๆ จะใช้ได้ที่แถบเครื่องมือด่วน แต่ทั้งนี้ย่อมขึ้นกับ
6.4.1 การเพิ่มปุ่มบนแถบเครื่องมือด่วนอย่างรวดเร็ว
ให้คลิกปุ่มท้ายแถบเครื่องมือด่วน จะมีรายการที่เป็นชื่อปุ่มคำสั่งบนแถบ เครื่องมือด่วน ให้คลิกเลือกรายการปุ่มคำสั่งที่ต้องการ ก็จะมีเครื่องหมายถูกนำหน้า ถ้าคลิกอีกครั้ง เครื่องหมายถูกจะหายไป ปุ่มคำสั่งก็จะหายไปด้วย

รูป แสดง การเพิ่ม/ลดปุ่มคำสั่งบนแถบเครื่องมือด่วน

6.4.2 การยกเลิกหรือการทำซ้ำกับแถบเครื่องมือด่วน
จากแถบเครื่องมือด่วน เลือกรายการคำสั่งเลิกทำ หรือทำซ้ำ ได้อย่าง รวดเร็ว

รูป แสดง รายการคำสั่งเลิกทำ หรือทำซ้ำบนแถบเครื่องมือด่วน

6.5 การตั้งค่าตัวเลือก (Options)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร หากต้องการ ปรับแต่งตัวเลือกของส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรม สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม Office จะเปิด กล่องโต้ตอบตัวเลือกขึ้นมา ซึ่งในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะที่สำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้
6.5.1 การตั้งค่าขั้นสูง
ในรายการขั้นสูง เช่น ตัวเลือกแก้ไข ตัดคัดลอกวาง ฯลฯ

รูป แสดง รายการขั้นสูง

6.5.2 การตั้งค่าบันทึก
ในรายการบันทึก มีการกำหนดค่าต่าง ๆ เช่น ได้แก่ อนุญาตบันทึกอย่าง รวดเร็ว บันทึกกู้คืนทุก ๆ กี่นาที และบันทึกเป็นไฟล์ชนิดใด ฯลฯ

รูปแสดง รายการบันทึก

6.5.3 การตั้งค่าการสะกดและไวยากรณ์
ในรายการพิสูจน์อักษร มีรายการที่ใช้กันทั่วไปสามารถตั้งค่าได้ เช่น ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เมื่อแก้ไขตัวสะกด ฯลฯ

รูป แสดง รายการพิสูจน์อักษร

6.5.4 การตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งแฟ้ม
ในรายการ Add-in จะมีรายการแสดงและจัดการ Add-in ของ Microsoft Office

รูป แสดง รายการ Add-in

6.6 การใช้แท็บมุมมอง (Views)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร เราสามารถปรับ มุมมองหน้ากระดาษในแบบต่าง ๆ ได้ โดยคลิกแท็บมุมมอง แล้วเลือกปุ่มคำสั่งมุมมองเอกสาร

รูป แสดงการใช้แท็บมุมมอง

6.6.1 มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์
ในแท็บมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ เป็นมุมมองที่แสดงเหมือนเอกสาร จริงที่จะถูกพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นการจัดรูปแบบข้อความ ขอบเขตของหน้ากระดาษ การแบ่งคอลัมน์ โดยจะแสดงให้เห็นไม้บรรทัดขณะพิมพ์งานเอกสารด้วย

6.6.2 มุมมองเค้าโครงเว็บ
ในแท็บมุมมองเค้าโครงเว็บ เป็นการแสดงเอกสารในลักษณะของเว็บ เพจ

6.6.3 มุมมองเค้าร่าง
ในแท็บมุมมอง เป็นมุมมองที่เลือกได้ว่า จะให้แสดงเฉพาะหัวเรื่องหลัก หัวเรื่องย่อย โดยตัดเนื้อความในหัวเรื่องออก หรือ อาจให้แสดงครบทั้งหมดก็ได้ ดังรูป

รูป แสดงหน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบเค้าร่าง

ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ในมุมมองเค้าร่าง ได้แก่
ปุ่มเลื่อนขั้น เป็นปุ่มเลื่อนลำดับขั้นหัวเรื่องที่เลือกไว้ ขึ้น 1 ขั้น
ปุ่มลดขั้น เป็นปุ่มเลื่อนลำดับขั้นหัวเรื่องที่เลือกไว้ ลง 1 ขั้น
ปุ่มลดขั้นเป็นเนื้อความ เป็นปุ่มเปลี่ยนหัวเรื่องให้เป็นเนื้อความ
ปุ่มย้ายขึ้น เป็นปุ่มย้ายส่วนที่เลือกไว้ขึ้นไปไว้เหนือหัวเรื่องห่อนหน้านั้น
ปุ่มย้ายลง เป็นปุ่มย้ายส่วนที่เลือกไว้ ลงไปไว้ใต้หัวเรื่องถัดไป
ปุ่มขยาย เป็นปุ่มแสดงหัวเรื่องย่อย หรือเนื้อความในหัวเรื่องหลัก
ปุ่มยุบ เป็นปุ่มซ่อนหัวเรื่องย่อยหรือเนื้อความในหัวเรื่องหลัก

6.2.4 มุมมองแบบแมปเอกสาร
ในแท็บมุมมองแบบแมปเอกสาร เป็นมุมมองที่แสดงหัวข้อใหญ่และหัวข้อ ย่อย โดยมีสัญลักษณ์ + และ – ที่จะให้แสดงและไม่แสดงหัวข้อย่อย อยู่ทางด้านซ้ายของเอกสาร

รูป แสดง หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบแมปเอกสาร

6.2.5 แท็บมุมมองแบบเต็มจอ
ในแท็บมุมมองแบบเต็มจอ เป็นมุมมองที่แสดงแบบเค้าร่างเต็มจอภาพ และ เมนูจะถูกซ่อนไว้ด้านบน

รูป แสดง หน้ากระดาษแสดงมุมมองแบบเต็มจอ

6.2.6 มุมมองแบบย่อ/ขยาย
ในแท็บมุมมองแบบย่อ/ขยาย เป็นมุมมองที่แสดงแบบเค้าโครงเหมือนพิมพ์ ที่มีขนาดต่าง ๆ กันตามที่เราต้องการ จะมีแผ่นกล่องโต้ตอบการย่อ/ขยายปรากฏขึ้น แล้วจึงเลือก ตัวเลือกที่ต้องการ หรือจะใช้แถบสถานะทางด้านล่างมุมขวาก็ได

รูป แสดงการย่อ/ขยาย

7. การจัดการไฟล์เอกสาร

7.1 การเปิดไฟล์เอกสาร
7.1.1 การเปิดไฟล์เอกสารใหม่
7.1.1.1 การสร้างไฟล์ใหม่ก่อนเปิดโปรแกรม จากตำแหน่งที่อยู่ ต่าง ๆ เราสามารถสร้างไฟล์เอกสารใหม่ได้เสมอ โดยคลิกขวา เลื่อนมาที่คำสั่ง New เลือกคำสั่ง เอกสารMicrosoft Office Word จะได้ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสารMicrosoft Office Word ให้เราเปลี่ยนชื่อตามต้องการ แล้วจึงดับเบิลคลิกเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่นี้

รูปแสดงการสร้างไฟล์เอกสารใหม่

รูปแสดง ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสาร Microsoft Word

7.1.1.2 การเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่ ให้เปิด โปรแกรม Microsoft Word จากเมนู Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 หรือคลิกปุ่มไอคอนโปรแกรม Microsoft Word จะเปิดโปรแกรมพร้อมกับไฟล์เอกสารใหม่ ในชื่อ Document1

รูปแสดง การเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 และไฟล์เอกสารใหม่ใช้ชื่อว่า Document1

7.1.1.2 การเปิดไฟล์เอกสารใหม่หลังจากเปิดใช้งานในแฟ้มอื่นแล้ว ในขณะที่เราเปิดทำงานกับแฟ้มเอกสารอื่น และต้องการที่จะเปิดแฟ้มเอกสารใหม่ขึ้นมาทำงานด้วย ถ้าเป็นการเปิดแฟ้มเอกสารเปล่า ให้คลิกปุ่มไอคอนสร้างเอกสารเปล่าที่แท็บเครื่องมือมาตรฐาน ก็ จะได้ Document2 หรือ Document3...5 ซึ่งจะนับต่อจากการเปิดเอกสารเปล่าไปเรื่อย ๆ

รูปแสดง การเปิดไฟล์เอกสารเปล่าขึ้นใหม่ใช้ชื่อว่า Document4 ต่อไป

ส่วนถ้าต้องการเปิดเอกสารจากแม่แบบเอกสาร ให้คลิกเมนูหลักปุ่ม Office คลิก เลือกคำสั่งสร้าง... จะเปิดกล่องโต้ตอบสร้างขึ้นมา ให้คลิกเลือกแท็บประเภทของเอกสารแล้วเลือก ไฟล์เอกสารแม่แบบเพื่อดูตัวอย่างทางด้านขวามือ เมื่อได้เอกสารต้นแบบตามที่ต้องการให้ตอบ ตกลง ดังรูป

รูปแสดง การสร้างเอกสารใหม่ เลือกเอกสารรายงาน

7.1.2 การเปิดไฟล์เอกสารเก่า
7.1.2.1 การเปิดไฟล์เอกสารเก่าจากไอคอนของไฟล์นั้น จากตำแหน่ง ที่อยู่ของไฟล์เอกสารที่เราเคยทำงานมาแล้ว เราสามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่านั้นได้เสมอ โดยดับคลิก ไอคอนของไฟล์นั้น ซึ่งจะเปิดโปรแกรม Microsoft Word แล้วเรียกไฟล์นั้นขึ้นมาเลย

7.1.2.2 การเปิดไฟล์เอกสารเก่าจากโปรแกรม เป็นการเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาก่อน จากนั้นให้คลิกปุ่ม Office\เปิด... หรือคลิกปุ่มไอคอนเปิด บนแถบ เครื่องมือด่วน จะได้กล่องโต้ตอบเปิด ให้คลิกเลือกตำแหน่งต้นทางของที่อยู่ของไฟล์เอกสาร คลิก เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ ถ้ายังมีโฟลเดอร์ย่อย ๆ ต่อไปอีกก็ให้ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ย่อย ๆ นั้น
และเราสามารถเปิดไฟล์เอกสารเก่าที่เคยใช้งานครั้งล่าสุดได้อย่างรวดเร็ว โดย คลิกปุ่ม Office\เปิด แล้วเลือกรายชื่อไฟล์เอกสารเก่าที่ปรากฏทางด้านขวาของเมน

รูปแสดง การเปิดในโปรแกรม Microsoft Word เพื่อเลือกเปิดไฟล์เอกสารล่าสุด

รูป แสดง แฟ้มเอกสารที่ถูกเปิด

7.1.2.3 การใช้เครื่องมือค้นหาในกล่องโต้ตอบเปิดเพื่อค้นหาไฟล์ เอกสาร ที่กล่องโต้ตอบเปิด บนแท็บเครื่องมือที่ชื่อเครื่องมือค้นหา (มีทุกที่ของระบบ/ทุกหน้าต่าง) ให้พิมพ์ชื่อไฟล์เท่าที่จำได้ แล้ว Enter แล้วระบบ Windows จะค้นหาไฟล์ เมื่อพบแล้ว จะแสดง รายการชื่อไฟล์ต่าง ๆ ถ้าพบไฟล์ที่ต้องการแล้ว เลือกและเปิด

7.2 การแทรกไฟล์เอกสาร
ในการทำงานกับเอกสารต่าง ๆ บางครั้งเรามีความจำเป็นที่จะต้องนำเนื้อหา ทั้งหมดของไฟล์หนึ่งมาพิมพ์ต่อกันในอีกเอกสารหนึ่ง เราอาจใช้วิธีการเปิดไฟล์หนึ่งแล้วคัดลอก ทั้งหมดมาวางในอีกไฟล์หนึ่งก็ได้ แต่วิธีการแทรกไฟล์จะไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์นั้นขึ้นมาเลย ให้ คลิกเปิดแท็บแทรก เลือกส่วนประกอบด่วน\แฟ้ม

รูป แสดง แท็บแทรกคำสั่งแฟ้ม

เมื่อเลือกคำสั่งแฟ้มแล้วจะปรากฏกล่องโต้ตอบแทรกแฟ้มขึ้น ให้ไปตำแหน่ง ที่อยู่ของแฟ้มที่เราต้องการนำเข้ามาแทรกในเอกสารนี้ แล้วดับเบิลคลิกไฟล์ที่ต้องการ ผลที่ได้คือ ข้อมูลเอกสารทั้งหมดจากไฟล์ที่เลือกจะถูกนำมาแทรกในเอกสารนี้

7.3 การพิมพ์งานหลายไฟล์
เมื่อเปิดโปรแกรมและพิมพ์งานเอกสารหลาย ๆ ไฟล์ เราสามารถที่จะเรียกไฟล์ สลับมาทำงานได้ โดยคลิกปุ่มคำสั่งสลับหน้าต่าง ของแท็บมุมมอง เลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการเรียกมา ทำงาน หรือคลิกปุ่มชื่อไฟล์ที่ทาสก์บาร์ก็ได้ หรือใช้คีย์ Alt + Tab หรือใช้คีย์ Window + Tab
หากต้องการเปิดงานออกมาทั้งหมดเลย ก็ให้คลิกปุ่มเรียงทั้งหมดจากแท็บมุมมอง เมนูหลักหน้าต่าง เลือกคำสั่งจัดเรียงทั้งหมด ซึ่งควรเปิดงานเอกสารเพียง 2 ไฟล์เท่านั้น มิฉะนั้นจะ มองไม่เห็นหน้าต่างงานที่พิมพ์

7.4 การบันทึกไฟล์ (Save or Save as)
เมื่อเปิดโปรแกรมและพิมพ์งานเอกสาร หากมีความประสงค์ที่จะบันทึกเก็บไว้ใน ดิสก์ไดรฟ์ สามารถปฏิบัติได้ ดังต่อไปนี้
7.4.1 การบันทึกไฟล์เปิดใหม่
ในการเปิดโปรแกรมพิมพ์งานใหม่ จะใช้ชื่อไฟล์ว่า Document1 เมื่อ ต้องการบันทึกไฟล์ ให้คลิกปุ่ม Office\บันทึก (Save) หรือบันทึกเป็น (Save as) หรือให้คลิกปุ่ม บันทึกที่เป็นรูปแผ่นดิสก์ที่แถบเครื่องมือด่วนก็ได้ จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมาให้ไป ตำแหน่งที่อยู่ที่ต้องการบันทึก แล้วตั้งชื่อไฟล์ในช่องชื่อแฟ้ม จะบันทึกชนิดเป็นเอกสาร Word 2007 (*.docx) หากต้องการเปลี่ยนชนิดของไฟล์ให้คลิกเลือกที่ช่องเก็บเป็นชนิด เปลี่ยนชนิดเป็นเอกสาร ที่ต้องการ เช่น เปลี่ยนชนิดเป็นเอกสาร Word 97-2003 (*.doc) เสร็จแล้วคลิกปุ่มบันทึก
7.4.2 การบันทึกไฟล์เก่า
เมื่อเปิดงานเก่าขึ้นมาพิมพ์งาน แล้วต้องการที่จะบันทึกไฟล์ สามารถ ดำเนินการได้ 4 รูปแบบตามความประสงค์ของเรา ดังนี้
7.4.2.1 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่และ ชื่อเดิม ให้คลิกปุ่ม Office\บันทึก (Save) เลือกคำสั่งบันทึก หรือคลิกปุ่มบันทึกที่เป็นรูปแผ่นดิสก์ แถบเครื่องมือด่วนก็ได้
7.4.2.2 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่ใหม่ แต่ ชื่อเดิม ให้คลิกปุ่ม Office\ บันทึกเป็น (Save as) จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมาให้ไปตำแหน่งที่อยู่ที่ต้องการบันทึก แล้ว คลิกปุ่มบันทึก
7.4.2.3 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่เดิม แต่ ชื่อใหม่ ให้คลิกปุ่ม Office\ บันทึกเป็น (Save as) จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมา ให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ในช่องชื่อแฟ้ม แล้ว คลิกปุ่มบันทึก
7.4.2.4 การบันทึกไฟล์เก่า ในที่อยู่ใหม่ แต่ ชื่อใหม่ ให้คลิกปุ่ม Office\ บันทึกเป็น (Save as) จะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นขึ้นมา ให้ไปตำแหน่งที่อยู่ที่ต้องการบันทึก แล้วเปลี่ยนชื่อไฟล์ในช่องชื่อแฟ้ม เสร็จแล้วคลิกปุ่มบันทึก

7.5 การลบไฟล์
นอกจากการลบไฟล์จากหน้าต่างวินโดวส์โดยปกติแล้ว ยังสามารถลบได้จากการ เปิดงานเอกสารได้ด้วย โดยคลิกปุ่ม Office\เลือกคำสั่งเปิด แล้วไปตำแหน่งที่อยู่ของไฟล์ที่ต้องการ ลบ แล้วเลือกชื่อไฟล์ที่ต้องการจะลบ กดแป้น Delete หรือคลิกขวาที่ชื่อไฟล์นั้น แล้วเลือก Delete จากนั้นจะมีการให้คำยืนยันว่าจะลบแน่นอน ให้คลิกตอบ Yes เพื่อยืนยัน แล้วจึงยกเลิกออกไป หรือ เลือกไฟล์อื่นที่จะเปิดทำงานต่อไป แต่ลบได้ครั้งละไฟล์

รูป แสดง การลบไฟล์จากการเปิดเมนูเปิดในโปรแกรม

7.6 การปิดไฟล์
เป็นการปิดเฉพาะไฟล์ที่เปิดขึ้นมาพิมพ์งาน มิได้ปิดโปรแกรมเวิร์ดด้วย ให้คลิกปุ่ม Office\ เลือกคำสั่งปิด ถ้ายังไม่ได้บันทึก จะเปิดกล่องโต้ตอบคำเตือนว่าต้องการบันทึกก่อนปิด หรือไม่ หากบันทึกให้คลิกปุ่มใช่ หากไม่ต้องการบันทึก คลิกปุ่มไม่ใช่ แต่ถ้าต้องการกลับไปพิมพ์ งานต่อไปอีก คลิกปุ่มยกเลิก ดังรูป

รูป แสดงการเอกเมนูปิด

รูป แสดง เมื่อมีการปิดไฟล์ จะมีคำเตือนให้บันทึกข้อมูล เมื่อมีการพิมพ์ข้อมูลแล้ว

รูป แสดง การปิดไฟล์ทั้งหมด แต่ยังเปิดโปรแกรมอย

7.7 การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 2007
เมื่อทำงานพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เรียบร้อยแล้ว (มิได้หมายความว่าพิมพ์จนเสร็จงาน แต่พิมพ์จนพอใจตรงไหนก็ได้) และต้องการออกจากโปรแกรม ควรทำการบันทึกก่อนทุกครั้ง แต่ หากลืมบันทึก เมื่อออกจากโปรแกรมจะมีคำเตือนให้บันทึกเช่นเดียวกับการปิดไฟล์ (ให้สังเกตว่า เป็นคำเตือนของไฟล์เอกสารใด ที่จะบันทึกหรือไม่บันทึก) การออกจากโปรแกรม Microsoft Word ทำได้โดยคลิกปุ่ม Office\ ออกจาก Word (Exit Word)

รูป แสดงการออกจากโปรแกรม

หน่วยที่ 3 การพิมพ์งาน และการแก้ไขเอกสาร

การใช้แป้นพิมพ์ในการพิมพ์งาน การใช้แป้นพิมพ์และเมาส์ในการเลือกและแก้ไขข้อ ความ การตั้งค่าหน้ากระดาษ ได้แก่ การจัดระยะขอบกระดาษ ขนาดกระดาษ แหล่งกระดาษ และ เค้าโครง เป็นต้น การพิมพ์งานเอกสารและจัดรูปแบบ ได้แก่ แบบอักษร จัดย่อหน้า ทำอักษรตัวแรก ใหญ่ การพิมพ์หัวข้อ การใช้ลักษณะ การใช้เส้นขอบและแรเงา การใช้แท็บ เป็นต้น การแก้ไข เอกสาร ได้แก่ การค้นหา แก้ไขอัตโนมัติ การใช้แมโคร การตรวจสอบตัวสะกด เป็นต้น
การพิมพ์งานเอกสารที่ดี มีความถูกต้องและสวยงาม ต้องเรียนรู้การจัดรูปแบบ และการ แก้ไขข้อความถูกต้องตรงหลักไวยากรณ์ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. พื้นฐานของการใช้แป้นพิมพ์ดีดและการใช้เมาส์
ก่อนที่เราจะพิมพ์งานเอกสารได้ดี คงต้องมารู้จักการใช้แป้นพิมพ์ดีด การใช้เมาส์ วิธีการ เลือกข้อความ และการแก้ไขต่าง ๆ ดังนี้

1.1 การใช้แป้นพิมพ์ดีดในการพิมพ์
การพิมพ์งานเอกสาร จำเป็นที่ต้องใช้แป้นพิมพ์ดีดที่เราควรรู้จักตำแหน่งต่าง ๆ และลักษณะของการใช้งานของแป้นพิมพ์ดีด
ในการพิมพ์งานเอกสารทั้งภาษาไทยและอังกฤษ ควรมีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ แป้นพิมพ์ดีดเสียก่อนว่าแต่ละแป้นใช้ทำหน้าที่อะไรบ้าง เพื่อให้การใช้งานมีความถูกต้องแม่นยำ และรวดเร็ว

แสดง ตารางแป้นพิมพ์และหน้าที่ของแป้นพิมพ์

1.2 การเลือกข้อความ
การพิมพ์งานเอกสาร ย่อมต้องมีการแก้ไขอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นการเลือกคำและ ข้อความ จึงจำเป็นที่ต้องรู้จักและทำให้เป็นเสียก่อน

ตาราง การเลือกข้อความในลักษณะต่าง ๆ

1.3 การแก้ไขข้อความ
หลังจากรู้จักการเลือกต่าง ๆ แล้ว บางครั้งเราต้องมีการแก้ไขงานต่าง ๆ ในเอกสาร จึงควรที่จะต้องรู้จักพื้นฐานของการแก้ไขเสียก่อน
ตาราง การแก้ไขในลักษณะต่าง ๆ

2. การตั้งค่าหน้ากระดาษ
ก่อนที่เราจะพิมพ์งานเอกสาร ควรที่จะต้องตั้งค่าหน้ากระดาษให้ถูกต้องกับงานของเรา เสียก่อน เพื่อจะได้เห็นงานเอกสารของเราตรงกับความเป็นจริง ทั้งทางหน้าจอและการพิมพ์ออก ทางเครื่องพิมพ์ โดยใช้แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษหรือดับเบิลคลิกที่ไม้บรรทัด จะได้แผ่น กล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ แล้วจึงเลือกแท็บงานต่าง ๆ เพื่อตั้งค่าตามที่เราต้องการ หาก ต้องการให้ค่าดังกล่าวทั้งหมดนี้ถูกนำมาใช้ทุกครั้งที่เปิดโปรแกรมเอกสาร ให้คลิกปุ่มค่าเริ่มต้น เพื่อ บันทึกเก็บค่าที่ตั้งไว้ โดยสามารถเปลี่ยนแปลงได้อีก หากภายหลังไม่ได้ใช้ค่าที่ตั้งนี้

2.1 การจัดการระยะขอบกระดาษ
ที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ สามารถใช้ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ตั้งค่าหน้ากระดาษได้เลย แต่ถ้า ต้องการเปิดกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ขึ้นมาก็ได้ โดยคลิกที่ปุ่มเปิดกล่องโต้ตอบตั้งค่า หน้ากระดาษ แล้วให้เลือกแท็บระยะขอบ ซึ่งหน้ากระดาษที่ทำการพิมพ์งานเอกสารนั้น จะมีระยะ ขอบกระดาษกับข้อความที่พิมพ์ ระยะของขอบหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดระยะ ขอบกระดาษ ตำแหน่งของขอบเย็บกระดาษ และการนำไปใช้กับเอกสาร

รูป แสดง แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ

รูป แสดง แท็บระยะขอบของกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ

2.2 การจัดการขนาดกระดาษ
ให้เลือกแท็บกระดาษ เพื่อเลือกขนาดการพิมพ์ว่าใช้งานกับกระดาษแบบไหน วาง ในแนวตั้งหรือแนวนอน และการนำไปใช้กับเอกสารอย่างไร

รูป แสดง แท็บกระดาษ

2.3 การจัดการแหล่งกระดาษ
ให้เลือกแท็บกระดาษ\แหล่งกระดาษ เพื่อคลิกเลือกถาดป้อนกระดาษของ เครื่องพิมพ์ซึ่งเราต้องการใช้พิมพ์หน้าแรกของแต่ละส่วน Word จะแสดงรายการตัวเลือกการป้อน กระดาษที่ใช้ได้กับเครื่องพิมพ์ปัจจุบัน

รูป แสดงแล่งกระดาษ

2.4 การจัดการเค้าโครง
ให้เลือกแท็บเค้าโครง เพื่อเลือกว่าจะเริ่มต้นที่ใด การใช้หัวกระดาษและท้าย กระดาษอย่างไร การจัดตำแหน่งแนวตั้งไว้ด้านไหน มีการจัดการหมายเลขบรรทัด มีการจัดการเส้น ขอบกระดาษ

รูป แสดงแท็บเค้าโครง

รูป แสดงการจัดการหมายเลขบรรทัด

รูป แสดงการจัดการเส้นขอบของกระดาษ

3. การพิมพ์งานเอกสารและการใช้รูปแบบ
เมื่อเปิดโปรแกรมเอกสารใหม่ขึ้นมาแล้ว จะได้ค่าหน้ากระดาษที่ได้ตั้งเอาไว้มาด้วย ทำให้ เราสามารถที่จะเริ่มพิมพ์งานของเราได้ทันทีเลย แล้วจึงตกแต่งรูปแบบตามที่ต้องการ จากแท็บหน้า แรก

3.1 การจัดรูปแบบอักษร
เราสามารถจัดรูปแบบอักษรได้ทั้งก่อนและหลังการพิมพ์ แต่โดยส่วนใหญ่การจัด หลังการพิมพ์จะได้เห็นรูปแบบนั้น ๆ ด้วยจะดีกว่า ก่อนใช้รูปแบบต้องเลือกข้อความที่จะทำรูปแบบ เสียก่อน แล้วจึงจะจัดการรูปแบบข้อความนั้นได้ การจัดรูปแบบอักษรที่มีรายการรายละเอียดต่าง ๆ จากแท็บหน้าแรก แต่ถ้าจะเปิดกล่องโต้ตอบแบบอักษร ให้คลิกปุ่มท้ายที่กลุ่มคำสั่งแบบอักษร จะมี อยู่ 2 แท็บงานให้เลือก คือ แบบอักษร และระยะห่างตัวอักขระ ถ้าต้องการตั้งค่าเก็บไว้ได้ เพื่อ นำมาใช้ต่อไป ให้คลิกปุ่ม ค่าเริ่มต้น... ซึ่งสามารถจัดการแท็บงานได้ ดังต่อไปนี้

3.1.1 แบบอักษร
การใช้แท็บแบบอักษร ในการตกแต่งแบบอักษรทั้งภาษาไทย และข้อความ ละติน ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ ขนาดของตัวอักษร สีตัวอักษร ลักษณะ และสีเส้นใต้ และลักษณะพิเศษต่าง ๆ เช่น ขีดทับ ตัวยก ตัวห้อย ฯลฯ

รูป แสดงการจัดการแบบอักษร

3.1.2 ระยะห่างตัวอักขระ
การใช้แท็บงานระยะห่างตัวอักขระ จะมีมาตราส่วนของตัวอักษรมาให้ แต่ มักใช้ในกรณีการบีบหรือขยายช่องไฟของตัวอักษรมากกว่า

รูป แสดงการจัดการระยะห่างของตัวอักขละ

3.2 การจัดย่อหน้า
เราสามารถจัดย่อหน้าเอกสารของเราได้โดยใช้คีย์บอร์ดและไม้บรรทัด หรือการใช้ เครื่องมือเพิ่มหรือลดการเยื้อง แต่ถ้าจะเปิดกล่องโต้ตอบย่อหน้า ให้คลิกปุ่มท้ายที่กลุ่มคำสั่งย่อหน้า จะมีอยู่ 2 แท็บงานให้เลือก คือ

3.2.1 การเยื้องและระยะห่าง
การใช้แท็บในการพิมพ์ย่อหน้า ในหัวข้อพิเศษ การจัดตำแหน่ง เช่น ชิดซ้าย กึ่งกลาง ชิดขวา ชิดขอบ และกระจายแบบไทย เป็นต้น ระดับเค้าร่าง เช่น ตัวข้อความ ระดับ 1 ระดับ 2 เป็นต้น การเยื้องของข้อความจากด้านซ้ายและด้านขวา และระยะห่างระหว่างบรรทัด ด้านบน(ก่อนหน้า) กับบรรทัดด้านล่าง (หลังจาก) ซึ่งสามารถจัดการแท็บงานนี้ได้

รูป แสดง แท็บการเยื้องและระยะห่างในการจัดย่อหน้า

หรือให้ใช้แป้นพิมพ์ Tab หรือปุ่มเครื่องมือเพิ่มการเยื้อง เพื่อสร้างย่อหน้าก็ ได้ โดยตำแหน่งแท็บแรกจะอยู่ที่ 1.25 ซ.ม. หรือ 0.49 นิ้ว และแท็บที่สองจะอยู่ที่ 2.5 ซ.ม. หรือ 1 นิ้ว แต่การใช้แป้นพิมพ์ในแท็บที่สองนี้หรือการเพิ่มการเยื้อง ตัวกั้นหน้าจะวิ่งตามมาด้วย ทำให้เรา ต้องลากกลับไปที่ด้านหน้าดังเดิม โดยให้สังเกตว่าจะลากที่กั้นหน้าไปได้อย่างเดียว ต้องนำเมาส์ไป จับที่รูปสามเหลี่ยมที่อยู่บนสี่เหลี่ยมที่กั้นหน้านี้ จึงจะได้ ย่อหน้าที่ถูกต้อง

รูป แสดง การใช้แป้นพิมพ์ 1 Tab และ 2 Tab ในการจัดย่อหน้า

3.2.2 บรรทัดและตัวแบ่งหน้า
ใช้ป้องกันไม่ให้ Word พิมพ์บรรทัดสุดท้ายของย่อหน้าด้วยตัวเองที่ด้านบน ของหน้ากระดาษ หรือไม่ให้พิมพ์บรรทัดแรกของย่อหน้าด้วยตัวเองที่ด้านล่างของหน้ากระดาษ การให้ทั้งย่อหน้าอยู่ด้วยกัน การให้สองย่อหน้าอยู่ด้วยกัน การแทรกตัวแบ่งหน้าก่อนย่อหน้า การไม่ ใส่เลขบรรทัด และการไม่ใส่ยัติภังค์ นอกจากนี้ยังสามารถตั้งแท็บได้ด้วย

รูป แสดงแท็บบรรทัดและตัวแบ่งหน้าในการจัดย่อหน้า

3.3 การทำตัวอักษรขึ้นต้นด้วยตัวใหญ่
ในย่อหน้าแรกของเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์ วารสาร ฯลฯ ตัวอักษรตัวแรกจะเน้น ตัวใหญ่ ให้เป็นที่สะดุดตา ซึ่งสามารถทำได้โดยเลือกตัวอักษรที่ต้องการทำ แล้วเปิดแท็บแทรก\ ตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่... จะได้กล่องโต้ตอบตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่ มี 2 รูปแบบให้เลือก คือ หล่น กับในระยะขอบ และเมื่อเลือกแล้ว ยังสามารถเปลี่ยนแบบอักษร ตั้งจำนวนบรรทัดที่หล่น และตั้งระยะห่างจากข้อความได้อีกด้วย

รูป แสดง กล่องโต้ตอบของตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่

3.4 การพิมพ์สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลข
ในการพิมพ์ลำดับเลขหรือสัญลักษณ์หัวข้องานในเอกสาร สามารถทำได้หลาย รูปแบบ เช่น พิมพ์หัวข้อให้เวิร์ดจัดการเอง หรือพิมพ์โดยใช้ย่อหน้ายังไม่ต้องใส่หัวข้อ แล้วเลือกย่อ หน้าทั้งหมดและคลิกเครื่องมือลำดับเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรือพิมพ์งานดังกล่าวแล้ว ใช้แท็บหน้าแรก\ย่อหน้า\แสดงสัญลักษณ์หัวข้อย่อยและลำดับเลขก็ได้ ซึ่งสามารถอธิบายได้ ดังต่อไปนี้

3.4.1 การพิมพ์งานหัวข้อลำดับเลข
การพิมพ์หัวข้อลำดับเดียว ให้พิมพ์ข้อความก่อน โดยใช้ย่อหน้าในแต่ละ หัวข้อ แล้วเลือกข้อความทั้งหมด คลิกปุ่มเครื่องมือลำดับเลข ก็จะได้เลขหัวข้อที่หน้าบรรทัดที่เป็น ย่อหน้านั้น แต่ถ้าพิมพ์หัวข้อที่มีหัวข้อลำดับย่อยอยู่ด้วย สามารถพิมพ์ได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

3.4.1.1 การพิมพ์หัวข้อลำดับแรก มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

3.4.1.2 การพิมพ์หัวข้อย่อย มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

3.4.1.3 การพิมพ์หัวข้อใหญ่ มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

3.4.2 การใช้แท็บหน้าแรกกับการพิมพ์หัวข้อย่อยและลำดับเลข

3.4.2.1 การพิมพ์หัวข้อลำดับเดียว ให้พิมพ์ข้อความก่อน โดยใช้ย่อหน้าใน แต่ละหัวข้อ แล้วเลือกข้อความทั้งหมด จึงใช้แท็บหน้าแรก ปุ่มคำสั่งลำดับเลข เลือกรายการกำหนด รูปแบบลำดับเลขใหม่ จะได้กล่องโต้ตอบกำหนดรูปแบบลำดับเลขใหม่ แล้วเลือกรูปแบบตัวเลข ลักษณะลำดับ รูปแบบตัวเลข การจัดแนว แท็บลำดับเลข คลิกเลือกกรอบลำดับเลขที่ต้องการ หาก ลำดับเลขที่ต้องการไม่มี และต้องการรูปแบบตัวอักษรใหม่ ให้คลิกปุ่มกำหนดเอง เพื่อตั้งค่าใหม่ ตามที่ต้องการ

รูป แสดงปุ่มคำสั่งลำดับเลขบนแท็บหน้าแรก

รูป แสดงการกำหนดรูปแบบลำดับเลขใหม่

3.4.2.2 การพิมพ์หัวข้อย่อย จะใช้งานหลังจากพิมพ์หัวข้อย่อยเองก่อน แล้วนำมาตกแต่งหรือปรับเปลี่ยนให้ได้ตามลักษณะของลำดับเลขหัวข้อย่อยที่ถูกต้อง หรือที่แท็บ หน้าแรก

รูป แสดงปุ่มคำสั่งเค้าร่างลำดับเลขของแท็บหน้าแรก

3.4.3 การพิมพ์งานหัวข้อเป็นสัญลักษณ์
ให้แทรกสัญลักษณ์ ที่จะทำเป็นหัวข้อแรกหน้าข้อความ โดยเว้นวรรค ระหว่างข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความ จนจบแล้วเคาะแป้น Enter จะได้หัวข้อต่อไปเป็นสัญลักษณ์ เช่นเดิม หรือพิมพ์ข้อความก่อน แล้วเลือกข้อความทั้งหมด คลิกปุ่มเครื่องมือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อ ย่อยบนแท็บหน้าแรก ก็จะได้สัญลักษณ์หัวข้อที่หน้าบรรทัดที่เป็นย่อหน้านั้น

รูปแสดง ปุ่มสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและการกำหนดสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

หรือถ้าต้องการหัวข้อเป็นรูปภาพแทนสัญลักษณ์ ให้คลิกปุ่มรูปภาพ เพื่อไป หารูปภาพที่นำมาใช้แทนหัวข้อตามที่ต้องการ

รูป แสดงการใช้รูปภาพแสดงหัวข้อย่อย

3.5 การคัดลอกข้อความ การคัดลอกรูปแบบ และการใช้ลักษณะ
ในการพิมพ์หัวข้อเรื่องในเอกสารเล่มเดียวกันนั้น ควรที่จะมีรูปแบบเดียวกัน ตลอดทั้งเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารวิชาการต่าง ๆ ซึ่งเราอาจใช้วิธีการได้หลายวิธีนำมาประยุกต์ใช้ ยกตัวอย่างว่าเราจะพิมพ์เอกสารจากตัวอย่างให้มี บทที่ เรื่อง และหัวข้อชิดซ้าย ที่จัดทำรูปแบบ เรียบร้อยแล้ว ให้เหมือนกันทั้งเอกสาร ดังต่อไปนี้

3.5.1 การใช้การคัดลอกข้อความ
การคัดลอกข้อความ จะได้ทั้งเนื้อหาและรูปแบบมาด้วย ทำให้ง่ายต่อผู้ที่ เริ่มต้นพิมพ์งานใหม่ มีวิธีการง่าย ๆ คือ เลือกข้อความต้นแบบที่จัดทำรูปแบบแล้ว จากนั้นสั่ง คัดลอก หรือคลิก แล้วจึงนำเคอร์เซอร์มาวางไว้ในบรรทัดที่ที่ต้องการ คลิกปุ่มเครื่องมือวาง หรือ เมื่อได้มาแล้วก็ให้ลบข้อความเก่าและพิมพ์ข้อความใหม่

รูป แสดงการคัดลอกข้อความมาแก้ไข

3.5.2 การใช้การคัดลอกรูปแบบ
การคัดลอกรูปแบบ เป็นการนำรูปแบบจากต้นแบบมาใช้ โดยเราต้องพิมพ์ ข้อความไว้ก่อน จากนั้นจึงนำเคอร์เซอร์มาวางไว้ที่บรรทัดต้นแบบ แล้วคลิกปุ่มเครื่องมือคำสั่ง

รูป แสดงการคัดลอกรูปแบบ

3.5.3 การใช้ลักษณะ
ปกติเวิร์ดจะจัดการกับการใช้ลักษณะให้เองโดยอัตโนมัติ แต่เป็น ภาษาอังกฤษ ซึ่งสามารถสังเกตได้จากชื่อลักษณะที่เปลี่ยนไปในช่องลักษณะของแท็บเครื่องมือ จัดรูปแบบ แต่หากเราประสงค์ที่จะใช้ชื่อลักษณะเป็นภาษาไทยก็ได้ โดยจะแบ่งงานออกเป็น 2 ขั้นตอน คือ การสร้างลักษณะ และการใช้ลักษณะ ดังต่อไปนี้

3.5.3.1 การสร้างลักษณะจากแท็บหน้าแรก เมื่อพิมพ์งานและทำรูปแบบ อักษรตามความต้องการสร้างเป็นลักษณะเก็บไว้ ให้นำเคอร์เซอร์มาวางไว้ที่บรรทัดนั้น แล้วคลิกที่ ปุ่มล่างของกลุ่มคำสั่งลักษณะ จะได้กล่องโต้ตอบลักษณะ จากนั้นก็คลิกปุ่ม สร้างลักษณะใหม่ เปลี่ยนรูปแบบอักษร ตั้งชื่อลักษณะ แล้วคลิกปุ่มตกลง

รูปแสดง การสร้างลักษณะ

3.5.3.2 การใช้ลักษณะ หากต้องการใช้ลักษณะในบรรทัดใด ให้ไปคลิก เลือกบรรทัดนั้น แล้วเปิดเมนูซ่อนของลักษณะออกมา แล้วคลิกเลือกชื่อลักษณะที่ต้องการ ก็จะได

รูป แสดงการนำเอาลักษณะที่สร้างไว้แล้วไปใช้หรือใช้ลักษณะจากที่มีอยู่

3.6 การใช้แท็บ
ในการพิมพ์งานเอกสาร บางครั้งต้องการให้ตัวอักษรหรือข้อความหรือตัวเลข อยู่ ในตำแหน่งที่เราต้องการในหน้ากระดาษ เช่น ชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง ฯลฯ โดยเฉพาะการพิมพ์งาน ที่เป็นลักษณะแนวคอลัมน์ เช่น บทกลอน สารบัญ ฯลฯ การจะพิมพ์ให้มีแนวตรงกันตลอดนั้น จึง ต้องตั้งแท็บ แล้วเลื่อนตำแหน่งพิมพ์หรือเคอร์เซอร์ ด้วยการเคาะแป้น Tab ไปตามแท็บที่เราตั้งไว้ ซึ่งสามารถตั้งได้ทั้งการคลิกเมาส์บนไม้บรรทัด และดับเบิลคลิกที่แท็บ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

3.6.1 การใช้เมาส์คลิกบนไม้บรรทัด
ขั้นตอนการตั้งแท็บ ดังรูป โดยมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

3.6.1.1 เลือกการจัดตำแหน่งของแท็บ โดยคลิกไปที่ตั้งของแท็บหน้าไม้ บรรทัด แท็บจะเปลี่ยนชนิดไปเรื่อย ๆ ได้แก่ แท็บซ้าย แท็บกึ่งกลาง แท็บขวา แท็บจุดทศนิยม แท็บ แท็บ เป็นต้น แล้วหยุดไปที่แท็บที่เราต้องการ

3.6.1.2 คลิกเลือกตำแหน่ง ของแท็บบนไม้บรรทัด

3.6.1.3 การย้ายตำแหน่งแท็บ ให้ลากแท็บไปทางด้านซ้ายหรือขวา ตามที่ ต้องการ

3.6.1.4 การลบแท็บ ให้ลากแท็บที่ไม่ต้องการลงมาบนหน้ากระดาษ

3.6.1.5 การปรับแก้ตำแหน่งแท็บทั้งงาน ให้เลือกข้อความทั้งหมดก่อน แล้ว จึงลากย้ายหรือลบแท็บได้

3.6.1.6 การใช้แท็บพิมพ์งาน ให้เคาะแป้นพิมพ์ Tab เพื่อวิ่งเคอร์เซอร์ไป ตามที่ตั้งของแท็บ เมื่อจบบรรทัดแล้วจึงเคาะแป้น Enter ทำเช่นนี้จนจบงาน

รูป แสดงการตั้งแท็บจากไม้บรรทัด พิมพ์บทกลอน

3.6.2 การใช้กล่องโต้ตอบแท็บ
ให้พิมพ์ระยะแท็บ เลือกการจัดแนว เลือกว่าจะมีตัวนำหรือไม่ เมื่อแท็บใด ไม่ถูกต้องและไม่ต้องการใช้ ให้คลิกเลือกระยะของแท็บนั้น แล้วคลิกปุ่มล้าง แต่ถ้าหากเสร็จสิ้นงาน แล้วจะลบแท็บทั้งหมด ให้คลิกปุ่มล้างทั้งหมด

รูป แสดง การตั้งแท็บจากกล้องตอบโต้ แท็บ

3.7 การใช้เส้นขอบและแรเงา
ในการพิมพ์งานเอกสาร หัวข้อเรื่องต่าง ๆ บางครั้งจะทำเป็นกรอบหัวข้องานนั้น ให้เน้นสะดุดตา และเกิดความสวยงามเป็นระเบียบ โดยเลือกข้อความ แล้วเปิดเมนู\เส้นขอบและแร เงา จะได้กล่องโต้ตอบเส้นขอบและแรเงา จากแท็บเส้นขอบ เลือกกล่องที่ต้องการจากหัวข้อการตั้ง

รูป แสดงการใช้เส้นขอบหน้ากระดาษและแรเงา

รูป แสดงการใช้แท็บเส้นขอบ

รูป แสดงการใช้เส้นขอบและแรเงา แบบย่อหน้าและข้อความ

4. การแก้ไขเอกสารและการพิมพ์งานอัตโนมัติ
เมื่อมีการพิมพ์งานเอกสาร ย่อมต้องมีการแก้ไขเป็นธรรมดา จะมากหรือน้อย ก็ขึ้นอยู่กับ ความสามารถในการพิมพ์และการใช้เวิร์คของแต่ละคน ดังนั้นเราจึงควรเรียนรู้วิธีการแก้ไขงานใน เอกสาร ดังต่อไปนี้

4.1 การใช้การค้นหา แทนที่ และไปที่
การค้นหา แทนที่ และไปที่ โดยจะเลือกรายการคำสั่งใดก็ได้ ก็จะเปิดงานได้ เช่นกันหรือใช้ที่ปุ่มเลือกวิธีเรียกดู จากปุ่มแถบเลื่อนด้านล่าง ดังนี้

4.1.1 การค้นหา
ในแท็บงานนี้ ใช้ในการค้นหาคำที่ต้องการ อาจจะเป็นคำถูกหรือคำผิดก็ได้ ในงานที่เราได้พิมพ์มาแล้ว

รูป แสดงแท็บงานค้นหาบนกล่องตอบโต้ค้นหาและแทนที่

4.1.2 การแทนที่
ในแท็บงานนี้ ใช้ในการค้นหาคำที่ต้องการ อาจจะเป็นคำถูก แต่ต้องการ เพิ่มเติมหรือเอาบางส่วนออก หรือเป็นคำผิดก็ได้ เพื่อแก้ไขข้อความนั้นให้ถูกต้อง

รูป แสดงแท็บงานแทนที่บนกล้องตอบโต้ค้นหาและแทนที่

4.1.3 การไปที่
ในแท็บงานนี้ ใช้ในการไปที่ที่ต้องการ ได้แก่ ไปที่ หน้า, ส่วน, บรรทัด, ที่ คั่นหนังสือ, ข้อคิดเห็น, เชิงอรรถ, อ้างอิงท้ายเรื่อง, ตาราง, กราฟิก, สมการ, วัตถุ, และหัวเรื่อง เป็น ต้น แล้วจึงกรอกข้อมูลจากหัวข้อที่เลือกในช่องข้อความด้านขวา

รูป แสดงแท็บงานไปที่บนกล้องตอบโต้ค้นหาและแทนที่

4.2 การใช้ปุ่ม Office เครื่องมือในการแก้ไขอัตโนมัติ
การใช้ปุ่ม Office รายการพิสูจน์อักษร แล้วคลิกปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เปิด กล่องโต้ตอบแกไขอัตโนมัติ: ไทย นำมาใช้ประโยชน์ได้หลายทาง ได้แก่ การแก้ไขคำผิด การพิมพ์ ข้อความอัตโนมัติ และการพิมพ์ให้เป็นสัญลักษณ์ เป็นต้น เพื่อให้เกิดความสะดวกในการพิมพ์คำที่ ผิดบ่อย ๆ คำที่พิมพ์ยาก ๆ ข้อความที่ใช้บ่อย ๆ โดยเฉพาะข้อความยาว ๆ และสัญลักษณ์ที่ชอบใช้ สามารถใช้งานได้ ดังนี้

4.2.1 การแทนที่ด้วยคำหรือข้อความ
ให้พิมพ์คำที่พิมพ์ผิดบ่อย ๆ หรือคำย่อในช่องแทนที่: ในด้านซ้าย เช่น พ.ล. แล้วพิมพ์คำถูกหรือคำเต็มในช่องด้วย: ทางด้านขวา เสร็จแล้วคลิกปุ่มเพิ่มและปิด เมื่อพิมพ์คำย่อนี้ จะได้คำเต็ม หากไม่ต้องการให้กดแป้น Backspace

รูป แสดงกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติ: Thai ในการแก้ไขคำอัตโนมัติ

4.2.2 การแทนที่ด้วยสัญลักษณ์
ให้แทรกสัญลักษณ์ที่ใช้งานบ่อย ๆ แล้วเลือกให้สีตัวอักษรและเพิ่มลดขนาด ตามต้องการ เสร็จแล้วต้องเลือกสัญลักษณ์นี้ก่อน จึงเปิดเมนูเครื่องมือ\แก้ไขอัตโนมัติ รูปสัญลักษณ์ นี้จะถูกนำเข้ามาในช่องด้วย: ทางด้านขวา ให้เราพิมพ์คำที่ใช้แทนสัญลักษณ์นี้ในช่องแทนที่: ทาง ด้านซ้าย เสร็จแล้วคลิกปุ่มเพิ่มและปิด เมื่อพิมพ์คำย่อนี้จะได้ สัญลักษณ์ที่ทำรูปแบบตามต้องการ โดยไม่ต้องเสียเวลาหาสัญลักษณ์ใหม่ทุกครั้งที่จะนำมาใช้ ถ้าเราได้สร้างขึ้นมาเรื่อย ๆ

รูป แสดงกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติ: English

รูป แสดงกล่องโต้ตอบแก้ไขอัตโนมัติในขณะที่พิมพ์

4.3 การใช้เมนูเครื่องมือในการสร้างแม่แบบแมโคร
แมโคร (Macro) เป็นการบันทึกการทำงานที่ซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เก็บไว้ในชื่อ ๆ หนึ่ง เมื่อต้องการนำมาใช้ โปรแกรมจะทำตามขั้นตอนของงานนั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถใช้งาน ได้ ดังนี้

4.3.1 การบันทึกแมโคร
เปิดแท็บมุมมอง\แมโคร\บันทึกแมโครใหม่ จะได้กล่องโต้ตอบ แล้วพิมพ์ ชื่อในช่องชื่อของแมโคร

รูป แสดงกล่องโต้ตอบบันทึกแมโคร

จากนั้นให้คลิกปุ่ม Office จะเปิดกล่องโต้ตอบแท็บเครื่องมือกำหนดเองขึ้น ให้ลากชื่อแมโครในกรอบคำสั่งไปวางไว้ที่แท็บเครื่องมือจัดรูปแบบ

รูป แสดงการสร้างแท็บเครื่องมือไมโครไว้ใช้งาน

ถ้าต้องการเปลี่ยนรูปไอคอนของแท็บเครื่องมือแมโคร ให้คลิกปุ่ม ปรับเปลี่ยนสิ่งที่เลือก เลือกรายการเปลี่ยนภาพลักษณ์ของปุ่มและรูปไอคอนที่ต้องการ แล้วจึงคลิก

รูป แสดงแท็บเครื่องมือแมโครที่ปรับเปลี่ยนชื่อและรูปภาพไอคอนแล้ว

ต่อไปจึงเริ่มบันทึกงานที่ต้องการ เมื่อเสร็จแล้วจึงคลิกปุ่มหยุดการบันทึก เราก็จะได้ปุ่มแมโครใหม่มาใช้งานได้

4.3.2 การเรียกใช้แมโคร
วางตำแหน่งพิมพ์ที่ต้องการจะพิมพ์งานนั้น แล้วคลิกปุ่มแมโครที่แถบ เครื่องมือด่วน ก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่เราสร้าง

4.4 การใช้เมนูเครื่องมือในการตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์
ในการพิมพ์งานเอกสาร แล้วเกิดมีคำที่ขีดเส้นใต้สีแดงขึ้น แสดงให้เห็นว่าคำ ๆ นั้น เวิร์ดได้ใช้พจนานุกรมตรวจสอบแล้วว่าเป็นคำผิด แต่จริง ๆ แล้วคำ ๆ นั้นมิได้หมายความว่าจะ เป็นคำผิดจริงเสมอไป ขึ้นอยู่กับว่าคำ ๆ นั้นพจนานุกรมได้รู้จักหรือไม่ การขีดเส้นใต้เต็มคำ ๆ นั้น เต็มคำหรือไม่ ซึ่งอย่างน้อยก็ทำให้เป็นที่สังเกตสะดุดตาแก่เราได้บ้าง หากต้องการตรวจสอบทีละคำ

รูป แสดงการใช้เมนูลัดในการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์

รูป แสดงกล่องโต้ตอบการสะกดและไวยากรณ์: ไทย

หากมีประโยคใดที่ขีดเส้นใต้สีเขียว จะหมายถึงมีปัญหาเกิดขึ้นกับการจัดช่องไฟ ของข้อความในย่อหน้านั้น ให้คลิกขวาที่เส้นใต้นั้น จะเกิดเมนูลัดขึ้น ให้เลือกข้อความจากรายการ ข้างบน เวิร์ดจะจัดข้อความในประโยคให้เรียบร้อย

รูป แสดงการใช้เมนูลัดในการตรวจสอบข้อความ

หน่วยที่ 4 การตกแต่งเอกสาร

การแทรกงานตกแต่งในเอกสาร ได้แก่ การแทรกตัวแบ่ง หมายเลขหน้าวันที่และเวลา เขตข้อมูล สัญลักษณ์ ข้อคิดเห็น เชิงอรรถ คำอธิบายเฉพาะ อ้างอิงโยง ดัชนีและตาราง ที่คั่นหนังสือ การแทรกรูปวาด รูปภาพในเอกสาร ได้แก่ การวาดรูปและรูปร่างอัตโนมัติ การใช้อักษรศิลป์ การ แทรกรูปภาพ เป็นต้น และการแทรกวัตถุในเอกสาร ได้แก่ การแทรกสมการ แผนผังการจัดองค์กร เป็นต้น
การใช้เมนูแทรก เพื่อตกแต่งงานในเอกสารให้มีความสมบูรณ์ สวยงามนั้น ต้องวาง ตำแหน่งพิมพ์หรือเคอร์เซอร์ ไว้ในที่ที่ต้องการแทรกงานนั้น ๆ ก่อนที่จะใช้เมนูแทรก ดังมี รายละเอียดต่อไปนี้

1. การแทรกงานตกแต่งในเอกสาร
การแทรกงานตกแต่งเอกสารให้มีความสมบูรณ์ตามรูปแบบต่าง ๆ มีรายละเอียด ดังนี้

1.1 การแทรกหน้า
หากการพิมพ์งานเอกสาร ต้องการปกหรือใบปะหน้า สามารถทำได้จาก Word 2007 ที่ได้เพิ่มเข้ามา โดยไปที่แท็บแทรก ปุ่มคำสั่งหน้า

รูป แสดงเมนูของปุ่มคำสั่งใบปะหน้า มีแบบต่าง ๆ ให้เลือก

รูป แสดงใบปะหน้าแบบอนุรักษ์นิยม

1.2 การใช้ตัวแบ่งที่แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
การพิมพ์งานเอกสาร หากพิมพ์งานโดยปกติทั่วไป เอกสารจะมีเพียงส่วนเดียวแต่ หลายหน้า เมื่อเรามีความต้องการที่จะจัดรูปแบบบางอย่างให้กับหน้าเอกสารบางหน้าหรือเรา ต้องการขึ้นหน้าใหม่อย่างรวดเร็ว เรามีความจำเป็นที่อาจจะต้องใช้เอกสารเป็นส่วน ๆ หรือเป็น คอลัมน์ หรือเป็นหน้าได้ โดยใช้ปุ่มเครื่องมือตัวแบ่งในกลุ่มคำสั่งตั้งค่าหน้ากระดาษของแท็บเค้า โครงหน้ากระดาษ

รูป แสดงเมนูของปุ่มคำสั่งตัวแบ่ง

จากเมนูของปุ่มคำสั่งตัวแบ่ง สามารถแบ่งได้เป็น 2 ชนิด คือ

1.2.1 ชนิดตัวแบ่งหน้า
ชนิดของตัวแบ่งหน้า สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 รูปแบบ คือ

1.2.1.1 ตัวแบ่งหน้า แทรกตัวแบ่งหน้าแบบใส่ด้วยตนเองที่จุดแทรก

1.2.1.2 ตัวแบ่งคอลัมน์ แทรกตัวแบ่งคอลัมน์แบบใส่ด้วยตนเองที่จุดแทรก

1.2.1.3 ตัวแบ่งการตัดข้อความ สิ้นสุดบรรทัดปัจจุบันและบังคับให้ ข้อความเรียงต่อเนื่องอยู่ที่ด้านล่างรูปภาพ ตาราง หรือรายการอื่น (ข้อความจะเรียงต่อเนื่องอยู่บน บรรทัดว่างเปล่าบรรทัดถัดไปที่ไม่มีรูปภาพหรือตารางถูกจัดชิดระยะขอบซ้ายหรือชิดระยะขอบ ขวาอยู่)

รูป แสดงตัวอย่างการใช้ตัวแบ่งหน้า จะเป็นหน้า 6 ส่วน 1

1.2.2 ชนิดตัวแบ่งส่วน
ชนิดของตัวแบ่งส่วน สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 รูปแบบ คือ

1.2.2.1 หน้าถัดไป แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วแบ่งหน้า เพื่อให้ส่วนถัดไป เริ่มต้นที่ด้านบนของหน้าถัดไป ดังรูป

1.2.2.2 ต่อเนื่อง แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วเริ่มต้นส่วนใหม่ทันที โดยไม่แทรก ตัวแบ่งหน้า

1.2.2.3 หน้าคู่ แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วเริ่มต้นส่วนถัดไปในหน้าเลขคู่หน้า ถัดไป ถ้าตัวแบ่งส่วนอยู่ในหน้าเลขคู่ Word จะปล่อยหน้าเลขคี่หน้าถัดไปให้ว่าง

1.2.2.4 หน้าคี่ แทรกตัวแบ่งส่วน แล้วเริ่มต้นส่วนถัดไปในหน้าเลขคี่หน้า ถัดไป ถ้าตัวแบ่งส่วนอยู่ในหน้าเลขคี่ Word จะปล่อยหน้าเลขคู่หน้าถัดไปให้ว่าง

รูปแสดงตัวอย่างการใช้ตัวแบ่งส่วนหน้าถัดไป จะเป็นหน้า 7 ส่วน 2

รูป แสดงการแบ่งส่วนในมุมมองหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

รูป แสดงการแบ่งส่วนแต่ละบท เพื่อไม่ให้แสดงหมายเลขหน้าในหน้าแรกแต่ละส่วน

1.3 การแทรกหมายเลขหน้า
หากต้องการพิมพ์งานกำหนดเลขหน้าให้กับเอกสาร ให้ใช้แท็บแทรก ปุ่มคำสั่ง หมายเลขหน้าของกลุ่มหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ซึ่งจะมีเมนูย่อยออกมาให้เลือก โดย Word จะ ให้พิมพ์แทรกลงในเขตพื้นที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษที่ได้มีการตั้งค่าหน้ากระดาษไว้แล้ว ไม่ได้ ใช้ในพื้นที่งานปกติที่เราพิมพ์งานอยู่ และจะให้แสดงหมายเลขในหน้าแรกหรือไม่ก็ได้

รูป แสดงการแทรกหมายเลขหน้า

รูป แสดงการเลือกตำแหน่ง การจัดตำแหน่ง และรูปแบบหมายเลขหน้า

รูป แสดงรูปแบบหมายเลขหน้าที่สามารถให้หน้าแรกเริ่มต้นที่หน้าที่เท่าใดก็ได้

แต่ถ้าต้องการพิมพ์ข้อความที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษด้วย เราจะใช้แท็บ มุมมอง\หัวกระดาษและท้ายกระดาษ Word จะให้พิมพ์แทรกลงในเขตพื้นที่หัวกระดาษและท้าย กระดาษ โดยใช้แท็บเลื่อนตำแหน่งพิมพ์ได้ 3 แท็บ คือ ชิด ซ้าย กึ่งกลาง และชิดขวา พร้อมกันนี้ Word 2007 ได้เตรียมแท็บบริบทออกแบบให้ปรับแต่งอีกด้วย

รูป แสดงเขตพื้นที่การพิมพ์งานในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ และแทรกหมายเลขหน้า

รูป แสดงแท็บบริบทออกแบบของการพิมพ์หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

1.4 การแทรกวันที่และเวลา
ที่แท็บแทรก ใช้ปุ่มคำสั่งวันที่และเวลาของกลุ่มคำสั่งข้อความ สามารถใช้แทรก วันที่และเวลาตามรูปแบบที่เราต้องการลงในเอกสารได้

รูป แสดงการแทรกวันที่และเวลา

1.5 การแทรกสัญลักษณ์
ในงานพิมพ์เอกสารบางงานอาจมีรูปร่างสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ไม่สามารถพิมพ์ด้วย แป้นพิมพ์ได้ เราต้องใช้แท็บแทรก\สัญลักษณ์ เพิ่มเข้าไปในเอกสารนั้น ๆ ได้ ดังเช่น การพิมพ์งาน สอนวิชาพิมพ์ดีดเกี่ ยวกับแป้ นพิมพ์ ฟ ห ก ด  า ส ว และ “ ิ” เครื่องหมายทางการค้า การจด ทะเบียน ลิขสิทธิ์ ฯลฯ

รูป แสดงการแทรกสัญลักษณ์

รูป แสดงการแทรกสัญลักษณ์เครื่องหมายทางการค้า สามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด

รูป แสดงตัวอย่างการแทรกสัญลักษณ์ในการพิมพ์งานสระและวรรณยุกต์ลอย

1.6 การแทรกข้อคิดเห็น
เราสามารถแทรกข้อคิดเห็นของคำศัพท์หรือข้อความที่ต้องการได้ โดยใช้แท็บ ตรวจทาน\กลุ่มการติดตาม ปุ่มคำสั่งแสดงมาร์กอัป\ข้อคิดเห็น แล้วจึงพิมพ์ข้อคิดเห็นในพื้นที่ ด้านล่าง และสามารถเรียกดูข้อคิดเห็นได้ จากการนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่คำศัพท์หรือข้อความนั้น หากต้องการลบหรือแก้ไขข้อคิดเห็น ก็ให้คลิกขวาเปิดเมนูลัดขึ้นมาจัดการได้เลย

รูป แสดงเมนูต่าง ๆ ของการใช้ปุ่มคำสั่งแสดงมาร์กอัพ

รูป แสดงตัวอย่างการเรียกดูข้อคิดเห็นของคำว่า อินเทอร์เน็ต

1.7 การแทรกเชิงอรรถ
ในงานพิมพ์เอกสารทางวิชาการ อาจจะพบกับการอ้างอิงในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การ อ้างอิงเชิงอรรถที่ใช้ในการอ้างอิงหรืออธิบายศัพท์ ไว้ท้ายเล่มหรือด้านล่างหน้ากระดาษของเอกสาร นั้นก็ได้ ให้ใช้แท็บการอ้างอิง\กลุ่มคำสั่งเชิงอรรถ\แทรกเชิงอรรถหรือแทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง เป็นต้น

รูป แสดงการแทรกเชิงอรรถหรือแทรกอ้างอิงท้ายเรื่อง

รูป แสดงการแทรกเชิงอรรถด้านล่างเอกสาร

รูปแสดงตัวอย่างงานแทรกเชิงอรรถด้านล่างเอกสาร

1.8 การแทรกคำอธิบายรูปภาพ
ถ้าต้องการสร้างคำอธิบายให้กับรูปภาพ ตาราง และสมการในงานพิมพ์ ให้ใช้แท็บ การอ้างอิง\กลุ่มคำสั่งคำอธิบายภาพ\ปุ่มคำสั่งแทรกคำอธิบายภาพ

รูป แสดงการแทรกคำอธิบายรูปภาพ

1.9 การแทรกอ้างอิงโยง
ถ้าต้องการสร้างการอ้างอิงโยงไปตามชนิดต่าง ๆ ได้แก่ รายการลำดับเลข หัวเรื่อง ที่คั่นหนังสือ เชิงอรรถ อ้างอิงท้ายเรื่อง รูปภาพ ตาราง และสมการเป็นต้น ให้ใช้แท็บแทรก ปุ่ม คำสั่งการอ้างอิงโยงของกลุ่มคำสั่งการเชื่อมโยง ที่ตำแหน่งพิมพ์จะมีหมายเลขการอ้างอิงโยงพร้อม ทั้งตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปมือด้วย เมื่อคลิกเมาส์จะเชื่อมโยงไปในตำแหน่งชนิดของการอ้างอิงที่ ได้เลือกไว

รูป แสดงการแทรกการอ้างอิงโยง

รูป แสดงการแทรกอ้างอิงโยงโดยใช้เชิงอรรถในเอกสารปัจจุบัน

1.10 การแทรกสารบัญ
ถ้าต้องการสร้างสารบัญ ผู้พิมพ์ต้องจัดการกับเอกสารของเราให้อยู่ในรูปแบบหรือ ลักษณะที่ต้องการเสียก่อน จึงจะใช้การแทรกสารบัญในกลุ่มสารบัญที่แท็บการอ้างอิง

รูป แสดงเมนูรูปแบบต่าง ๆ ในการแทรกสารบัญ

รูป แสดงการใช้เมนูการแทรกสารบัญ แล้วใช้ลักษณะที่จัดทำในเอกสารมาทำสารบัญ

รูป แสดงสารบัญที่แทรกลงในเอกสารแล้ว

1.11 การแทรกบรรณานุกรม
ถ้าต้องการสร้างบรรณานุกรมที่ท้ายเอกสาร ให้ไปที่หน้าที่จะจัดทำบรรณานุกรม แล้วใช้ปุ่มคำสั่งบรรณานุกรมในกลุ่มคำสั่งข้อมูลอ้างอิง แต่ต้องจัดทำแหล่งข้อมูลของสารบัญ เสียก่อน

รูป แสดงเมนูรูปแบบต่าง ๆ ในการแทรกบรรณานุกรม

รูป แสดงเมนูการเพิ่มแหล่งข้อมูลหนังสือในการแทรกบรรณานุกรม

1.12 การแทรกที่คั่นหนังสือ
ถ้าต้องการสร้างที่คั่นหนังสือไว้ใช้เปิดหน้าเอกสารไปมา ให้ใช้แท็บแทรก ปุ่ม คำสั่งที่คั่นหน้าของกลุ่มคำสั่งการเชื่อมโยง

รูป แสดงการแทรกที่คั่นหน้า

รูป แสดงการแทรกที่คั่นหน้า และตั้งชื่อที่คั่นหนังสือ

2. การแทรกรูปวาด รูปภาพ และวัตถุในเอกสาร
การพิมพ์งานเอกสารบางครั้ง ต้องมีการใช้รูปวาดในลักษณะต่าง ๆ นำมาประกอบด้วย จึง จะสวยงาม สะดุดตา และมีความสมบูรณ์ ให้ไปที่แท็บแทรก จะมี 2 กลุ่มคำสั่ง คือ ภาพประกอบ และข้อความ ให้คลิกปุ่มแทรกรูปภาพ ถ้ารูปภาพถูกแทรก ก็จะเกิดแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือ รูปภาพ ในกลุ่มภาพประกอบ จะมีปุ่มคำสั่งแทรกรูปภาพ ภาพตัดปะ รูปร่าง SmartArt แผนภูมิ ส่วนที่กลุ่มข้อความ จะมีปุ่มคำสั่งกล่องข้อความ อักษรศิลป์ ส่วนประกอบด่วน และวัตถุต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและความสมบูรณ์ของเนื้อหานั้น สามารถจัดการได้ ดังต่อไปนี้

รูป แสดงแท็บแทรกภาพประกอบ

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือรูปภาพ

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือรูปร่าง

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือกล่องข้อความ

รูป แสดงแท็บบริบทออกแบบของเครื่องมือ SmartArt

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือของเครื่องมือ SmartArt

รูป แสดงกล่องโต้ตอบเติมลักษณะพิเศษสำหรับตกแต่งรูปร่าง

2.1 การแทรกรูปภาพ
การแทรกรูปภาพประกอบเอกสาร เมื่อคลิกแทรกรูปภาพแล้ว ต้องไปที่ที่เก็บไฟล์ รูปภาพ แล้วแทรกมาที่เอกสาร จะมีแท็บบริบทรูปแบบของเครื่องมือรูปภาพ

รูป แสดง การไปที่ที่เก็บแฟ้มรูปภาพ

รูป แสดงรูปภาพจากแฟ้มที่นำมาแทรก

2.2 การแทรกภาพตัดปะ
การแทรกรูปภาพตัดปะที่มากับโปรแกรม หรือจะแทรกโดยออนไลน์ก็ได้

ไปที่เมนูจัดระเบียบภาพตัดปะที่บานหน้าต่างขวามือด้านล่าง

ที่หน้าต่างจัดระเบียบภาพตัดปะ จะมีโฟลเดอร์จัดกลุ่มประเภทและรูปด้านขวา

รูป แสดงภาพตัดปะที่นำมาวางแล้ว

2.3 การแทรกรูปร่างและกล่องข้อความ
การแทรกรูปร่างที่มีหลายกลุ่มให้เลือก เมื่อคลิกเลือกแล้ว ต้องนำมาลากวาดให้ได้ พื้นที่ตามต้องการ แต่ถ้ายังไม่ชอบ ก็สามารถปรับแต่งให้สีสันได้อีก

รูป แสดงรูปร่างแบบต่าง ๆ ที่ใช้มาวาดประกอบเอกสาร

รูป แสดงรูปร่างห้าเหลี่ยมที่วาด และแท็บบริบทรูปแบบ

รูป แสดงรูปร่างห้าเหลี่ยมที่วาด และแท็บบริบทรูปแบบ

รูป แสดงกล่องข้อความที่วาด และแท็บบริบทรูปแบบ

รูป แสดงการใส่รูปภาพในรูปร่าง

รูป แสดง ไปที่ที่เก็บไฟล์รูปภาพ

รูป แสดงไฟล์รูปภาพที่แทรกมาที่รูปร่างแล้ว

รูป แสดงการใช้รูปร่างวาดเส้นตรง และเส้นโค้ง

2.4 การแทรก SmartArt
การแทรกกราฟิก SmartArt มาใหม่กับ Word 2007 ที่มีหลายกลุ่มให้เลือก ได้แก่ รายการ กระบวนการ วงกลม ลำดับชั้น ความสัมพันธ์ เมทริกซ์ และพีระมิด เป็นต้น

รูป แสดงกล่องโต้ตอบเลือกกราฟิก SmartArt ที่ใช้ประกอบเอกสาร

รูป แสดงการเลือกกราฟิก SmartArt แล้วพิมพ์ข้อความในด้านที่จัดมาให้

รูป แสดงการออกแบบกราฟิก SmartArt ตกแต่งเพิ่มเติม

รูป แสดงลักษณะ SmartArt ตกแต่งเพิ่มเติม

รูป แสดงSmartArt ตกแต่งเสร็จแล้ว

รูป แสดงลักษณะ SmartArt กระบวนการ

รูป แสดงการเลือกกราฟิก SmartArt แล้วพิมพ์ข้อความในด้านที่จัดมาให้

รูป แสดงตัวอย่างกราฟิก SmartArt

2.5 การแทรกอักษรศิลป์
การแทรกอักษรศิลป์ เพื่อพิมพ์ข้อความที่มีการตกแต่งรูปแบบแล้ว สามารถ เลือกใช้ได้เลย

รูป แสดงการใช้ลักษณะต่าง ๆ ในการแทรกอักษรศิลป์

รูป แสดงการพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

ตัวอย่างของการแทรกอักษรศิลป์

2.6 การแทรกวัตถุ
การพิมพ์งานเอกสารบางครั้ง ต้องมีการใช้งานและโปรแกรมอื่น ๆ มา ประกอบด้วย เราสามารถทำได้โดยเปิดแท็บแทรก\วัตถุ จะเปิดกล่องโต้ตอบของวัตถุขึ้น ที่ แท็บงานสร้างใหม่มีโปรแกรมที่นำมาใช้ร่วมกับ Word หลายโปรแกรม เช่น สมการ (Microsoft Equations 3.0) และแผนผังการจัดองค์กร (MS Organization Chart 2.0) ฯลฯ

รูป แสดงกล่องโต้ตอบการแทรกวัตถุ

2.6.1 การแทรกสมการ
เป็นการแทรกสมการเข้าไปในเอกสาร โดยเลือกชนิดของวัตถุเป็น Microsoft Equations 3.0 แล้วตอบตกลง จะเปิดโปรแกรมสมการและมีแท็บเครื่องมือให้ทำงาน ให้

รูป แสดงการแทรกวัตถุโปรแกรมสมการ

รูป แสดงตัวอย่างการพิมพ์สมการหาค่าเฉลี่ย

2.6.2 การแทรกแผนผังการจัดองค์กร
เป็นการแทรกแผนผังเข้าไปในเอกสาร โดยเลือกชนิดของวัตถุเป็น MS Organization Chart 2.0 แล้วตอบตกลง จะเปิดโปรแกรมการจัดองค์กร และมีแผนผังเริ่มต้นให้มาใช้ ในการพิมพ์

รูป แสดงการแทรกวัตถุโปรแกรมแผนผังการจัดองค์กร

รูป แสดงวอย่างแผนผัง

หน่วยที่ 5 การพิมพ์งานตาราง และแผนภูมิ

การแทรกตาราง ได้แก่ การพิมพ์งาน การเลือก การแทรก และการลบ เป็นต้น การ ตกแต่งตาราง ได้แก่ การแก้ไขและตกแต่งข้อความ การตกแต่งตาราง การแปลง การผสานและแยก เซลล์ การแยกตาราง เป็นต้น การใช้สูตรคำนวณ ได้แก่ การใช้เครื่องมือและการใช้แท็บ เป็นต้น การใช้คุณสมบัติตาราง การแทรกแผนภูมิ และตกแต่งแผนภูมิ
การใช้แท็บแทรก\ ตาราง เพื่อพิมพ์งานตารางในเอกสาร ควรทำความเข้าใจ ดัง ต่อไปน

1. การแทรกตาราง
การแทรกตารางในเอกสาร สามารถดำเนินงานตามขั้นตอนต่อไปนี้
1.1 การแทรกตาราง
ให้คลิกปุ่มตารางที่แท็บแทรก แล้วกดเมาส์ลากพื้นที่ให้ได้ขนาดตามที่ต้องการแล้ว จึงปล่อยเมาส์

รูป แสดงการแทรกตารางอย่างรวดเร็ว

แต่ถ้าเลือกเมนูแทรกตาราง จะเปิดกล่องโต้ตอบการแทรกตารางขึ้นมา แล้วพิมพ์ ขนาดตารางตามที่ต้องการ กำหนดรูปแบบการจัดพอดีอัตโนมัติ และยังสามารถเลือกรูปแบบการ ปรับพอดีอัตโนมัติได้เลย

รูป แสดงกล่องโต้ตอบของการแทรกตาราง

เมื่อตารางได้แทรกเข้ามาในเอกสาร จะเปิดแถบเครื่องมือตาราง ที่มีแท็บบริบทอยู่ 2 แท็บ คือ แท็บออกแบบ และแท็บเค้าโครง สำหรับนำมาใช้ในงานตาราง และตกแต่งตาราง

รูป แสดงแท็บบริบทออกแบบของแถบเครื่องมือตาราง

รูป แสดงแท็บบริบทเค้าโครงของแถบเครื่องมือตาราง

1.2 การพิมพ์งาน การเลือก การแทรก และการลบ

1.2.1 การพิมพ์งาน
เมื่อได้ตารางแล้ว สังเกตที่ไม้บรรทัดจะเห็นมีที่กั้นทั้งแถวและคอลัมน์ ให้ พิมพ์งานลงในเซลล์ที่ต้องการ โดยใช้แป้นพิมพ์ Tab เป็นตัวนำตำแหน่งพิมพ์ไปตามเซลล์ด้านขวา แล้วลงมาแถวต่อไปหรือเพิ่มแถวใหม่ นอกจากนี้ยังใช้เมาส์คลิกหรือใช้แป้นพิมพ์ลูกศรเลื่อนก็ได้

รูป แสดงการพิมพ์งานลงในเซลล์ของตาราง

1.2.2 การเลือก

1.2.2.1 การเลือกข้อความ ให้นำเมาส์ไปคลิกลงในเซลล์ที่ต้องการเลือก ข้อความ ซึ่งอาจจะเลือกเพียงบางส่วนก็ได้

1.2.2.2 การเลือกเซลล์ ให้นำเมาส์ไปวางหน้าเซลล์มุมล่างซ้ายที่ต้องการจะ เลือกเซลล์จนเมาส์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศรสีดำเล็ก ๆ ( ) จึงให้คลิกเมาส์ แต่ถ้าเลือกหลายเซลล์ให้ ลากไปตามเซลล์ที่ต้องการ

1.2.2.3 การเลือกแถว ให้นำเมาส์ไปวางหน้าแถวที่ต้องการจะเลือกจนเมาส์ เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศรสีขาวหันไปทางขวา ( ) จึงให้คลิกเมาส์ แต่ถ้าเลือกหลายแถวให้ลากขึ้น หรือลงหน้าแถวที่ต้องการ

1.2.2.4 การเลือกคอลัมน์ ให้นำเมาส์ไปวางบนเส้นบนสุดของตาราง ให้ ตรงกับคอลัมน์ที่ต้องการจะเลือกจนเมาส์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศรสีดำเล็ก ๆ ( ) จึงให้คลิกเมาส์ แต่ถ้าเลือกหลายคอลัมน์ให้ลากไปทางซ้ายหรือขวาตามคอลัมน์ที่ต้องการ

1.2.2.5 การเลือกทั้งตาราง ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ตำแหน่ง มุมด้านบน ซ้ายของตาราง หรือเลือกทุกคอลัมน์ หรือเลือกทุกแถว

1.2.3 การแทรก

1.2.3.1 การแทรกเซลล์ ให้นำเมาส์ไปคลิกขวาลงในเซลล์ที่ต้องการจะ แทรก เลือกแทรกเซลล์ จะมีกล่องโต้ตอบการแทรกเซลล์ให้เลือกว่าจะเลื่อนเซลล์เดิมไปทางขวา หรือเลื่อนลงมา ซึ่งสามารถนำมาจัดการกับการแทรกแถวและคอลัมน์ได้ด้วย

รูป แสดงเมนูลัดในการจัดการตารางควบคู่กับการใช้แท็บบริบทแถบเครื่องมือตาราง

1.2.3.2 การแทรกแถว ให้นำเมาส์ไปคลิกลงหน้าแถวที่ต้องการจะแทรก แล้วเลือกแทรกแถว จะได้แถวใหม่อยู่ด้านบน

1.2.3.3 การแทรกคอลัมน์ ให้นำเมาส์ไปคลิกที่คอลัมน์ที่ต้องการจะแทรก แล้วเลือกแทรกคอลัมน์ จะได้คอลัมน์ใหม่อยู่ทางซ้าย

1.2.4 การลบ
การลบส่วนประกอบของตาราง ไม่สามารถลบได้ด้วย Delete เพราะเป็น การลบเฉพาะข้อความที่พิมพ์เท่านั้น ต้องใช้แท็บตารางหรือแท็บลัดจึงจะลบส่วนประกอบนั้น ๆ ได้
เมื่อต้องการจะลบเซลล์ ให้นำเมาส์ไปคลิกลงในเซลล์ที่ต้องการจะลบ แล้ว เปิดแท็บตาราง\ลบ\เซลล์ จะมีกล่องโต้ตอบการลบเซลล์ให้เลือกว่าจะเลื่อนเซลล์เดิมไปทางซ้าย หรือเลื่อนขึ้นมา ซึ่งสามารถนำมาจัดการกับการลบแถวและคอลัมน์ได้ด้วย

รูป แสดงเมนูลัดลบเซลล์ในตาราง

แต่ถ้าเป็นการลบแถว คอลัมน์ หรือตาราง ให้เลือกก่อน แล้วคลิกขวาเปิด เมนูลัด เลือกรายการลบที่ต้องการ

2. การตกแต่งตาราง
การตกแต่งตารางในเอกสาร จะมีเครื่องมือตาราง มี 2 แท็บ คือ แท็บบริบทออกแบบ และแท็บบริบทเค้าโครง ซึ่งเราสามารถที่จะตกแต่งตารางได้ ดังต่อไปนี้

2.1 การแก้ไขและตกแต่งข้อความในตาราง
การแก้ไขข้อความ ไม่ว่าจะเป็นการย้าย การคัดลอก หรือการลบ ทำได้เช่นเดียวกับ การพิมพ์ข้อความตามหน้าเอกสารปกติ จากตัวอย่างจะเป็นการย้ายนามสกุลจากคอลัมน์เดียวกับชื่อ

2.2 การปรับพอดีอัตโนมัติ
หากตารางที่พิมพ์งาน มีขนาดความกว้างของแถว และคอลัมน์ ไม่พอดีกับ หน้ากระดาษแล้ว เราสามารถที่จะปรับแต่งแก้ไขได้ เช่น ปรับพอดีกับเนื้อหา ปรับพอดีกับหน้าต่าง การกระจายแถวและคอลัมน์ให้สม่ำเสมอ ฯลฯ

2.3 การแปลงข้อความกับตาราง
หากเราต้องการแปลงข้อความเป็นตาราง หรือ แปลงตารางเป็นข้อความ สามารถ ทำได้โดยเลือกข้อความหรือตารางก่อน ดังนี้

2.3.1 การแปลงข้อความเป็นตาราง
การแปลงข้อความที่พิมพ์ให้ไปเป็นตาราง ให้เลือกข้อความทั้งหมด แล้วให้ คลิกปุ่มตารางที่แท็บแทรก เลือกเมนูแปลงข้อความเป็นตาราง จะเปิดกล่องโต้ตอบแปลงข้อความ เป็นตาราง ขึ้น ให้กำหนดขนาดตารางและการแบ่งข้อความให้ถูกต้อง ส่วนใหญ่ Word จะกำหนด มาให้แล้ว คลิกตอบตกลง ก็ได้ตารางที่เริ่มนับคอลัมน์จากหัวไม้บรรทัด จึงได้คอลัมน์แรกหรือ คอลัมน์ท้ายเกินมา ก็ลบภายหลังได้

รูป แสดงกล่องโต้ตอบแปลงข้อความให้เป็นตาราง แบ่งข้อความที่แท็บ

2.3.2 การแปลงตารางเป็นข้อความ
หากเราต้องการแปลงตารางที่พิมพ์งานให้ไปเป็นข้อความ ก็เลือกทั้งตาราง แล้วที่แท็บบริบทเค้าโครง คลิกปุ่มคำสั่งข้อมูล แล้วเลือกรายการแปลงเป็นข้อความ จะเปิดกล่อง โต้ตอบแปลงตาราง เป็นข้อความขึ้น ให้กำหนดการแบ่งข้อความตามต้องการ แล้วคลิกตอบตกลง ก็ จะได้ข้อความ

รูป แสดงกล่องโต้ตอบแปลงตารางให้เป็นข้อความโดยใช้แท็บ

2.4 การผสานและแยกเซลล์
ถ้างานพิมพ์ตารางบางงานที่หัว/ท้ายตารางมักจะมีการจัดกลุ่ม/สรุปข้อมูล เราอาจ จำเป็นที่ต้องผสานเซลล์หลาย ๆ เซลล์เข้าด้วยกัน และก็สามารถที่จะแยกเซลล์คืนได้เช่นกัน ดังต่อไปนี้

2.4.1 การผสานเซลล์
ให้เลือกเซลล์ที่จะผสาน แล้วคลิกคำสั่งผสานเซลล์ที่กลุ่มผสานของ แท็บบริบทเค้าโครง ก็จะได้เซลล์ที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน

2.4.2 การแยกเซลล์
ให้เลือกเซลล์ที่จะแยกเป็นหลายเซลล์ แล้วคลิกคำสั่งผสานเซลล์ที่กลุ่ม ผสานของแท็บบริบทเค้าโครง จะเปิดกล่องโต้ตอบแยกเซลล์ขึ้นมา ให้เลือกว่าจะแยกเป็นกี่คอลัมน์ กี่แถวตามต้องการ แล้วคลิกตอบตกลง

รูป แสดงกล่องโต้ตอบการแยกเซลล์

2.5 การแยกตาราง
บางครั้งการพิมพ์ตารางที่ยาวติดต่อกันไปในหลาย ๆ หน้า เราอาจจะแยกให้เป็นอีก ตารางหนึ่งได้ โดยเลือกแถวที่จะถูกตัดออกมาเป็นแถวบนในตารางใหม่ แล้วคลิกคำสั่งแยกตารางที่ กลุ่มผสานของแท็บบริบทเค้าโครง จะแยกออกมาเป็นอีกตาราง

2.6 การตกแต่งตาราง
การพิมพ์ตารางให้สวยงาม ควรที่จะตกแต่งข้อความ เส้น พื้น ซึ่งสามารถจัดทำได้ ดังต่อไปนี้

2.6.1 การใช้ลักษณะตาราง
ให้เลือกทั้งตาราง แล้วเปิดแท็บบริบทออกแบบของแถบเครื่องมือตาราง คลิกเปิดตัวอย่างที่ลักษณะตาราง แล้วจึงเลือกรูปแบบลักษณะที่ต้องการ

รูป แสดงลักษณะตารางในรูปแบบต่าง ๆ

2.6.2 การใช้แถบเครื่องมือตาราง
ให้เลือกเซลล์ แถว คอลัมน์ที่ต้องการให้มีเส้น และลงสีพื้น สีเส้น สี ตัวอักษร จัดตำแหน่งให้ถูกต้องและสวยงาม โดยใช้แท็บบริบทออกแบบ และเค้าโครงของแถบ เครื่องมือตาราง

3. การใช้สูตรคำนวณ
เราสามารถใช้สูตรในการคำนวณหาค่าที่สำคัญบางค่าได้ จากการพิมพ์งานในตาราง ดังต่อไปน

3.1 การเรียงลำดับ
ที่ปุ่มข้อมูลในกลุ่มการจัดแนวของแท็บบริบทเค้าโครงจากแถบเครื่องมือตาราง เรา สามารถเรียงลำดับข้อมูลในตาราง คือ การเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก หรือการเรียงลำดับจากมาก ไปหาน้อยได้ 3 ชั้น

รูป แสดงการเรียงลำดับข้อมูล

3.2 การคำนวณจากสูตร
ที่ปุ่มข้อมูลในกลุ่มการจัดแนวของแท็บบริบทเค้าโครงจากแถบเครื่องมือตาราง เรา สามารถใช้สูตร จะเปิดกล่องโต้ตอบสูตรออกมา ให้เลือกสูตรที่จะใช้ ในช่องที่วางฟังก์ชัน โปรแกรมจะใช้สูตรแบบอ้างอิงเซลล์ด้านบน (Above) หรือด้นซ้าย (Left) หากต้องการอ้างอิงเซลล์ แบบโปรแกรม Excel เช่น จะหาค่าเฉลี่ย ก็ใช้สูตร = Average (D2:D4) แล้วคลิกตอบตกลง ก็ได้

รูป แสดงกล่องโต้ตอบสูตรที่ใช้ในการคำนวณในตาราง

4. การใช้คุณสมบัติตาราง
เราสามารถใช้คุณสมบัติตารางในการจัดการกับตารางได้ จากแท็บบริบทเค้าโครงของ แถบเครื่องมือตาราง จะเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติตารางขึ้นมา แล้วจึงเลือกแท็บงานที่ต้องการ ดังต่อไปนี้

4.1 แท็บงานตาราง
ใช้ในการจัดตำแหน่ง การวางตำแหน่ง การตัดข้อความ และเส้นขอบและแรเงา

รูป แสดงแท็บงานตารางในคุณสมบัติตาราง

4.2 แท็บงานแถว
ใช้ในการกำหนดขนาดความสูง การแบ่งแถวข้ามหน้ากระดาษได้ และการพิมพ์ซ้ำ แถวหัวเรื่อง

รูป แสดงแท็บงานแถวในคุณสมบัติตาราง

4.3 แท็บงานคอลัมน์
ใช้ในการกำหนดขนาดความกว้างของคอลัมน์

รูป แสดงแท็บงานคอลัมน์ในคุณสมบัติตาราง

4.4 แท็บงานเซลล์
ใช้ในการกำหนดขนาดความกว้างของเซลล์ และการจัดตำแหน่งแนวตั้ง

5. การแทรกแผนภูมิ
การพิมพ์งานตาราง อาจจะทำให้เห็นภาพความเข้าใจไม่ละเอียดนัก เราอาจจะนำเสนอ ในรูปของแผนภูมิกราฟต่าง ๆ ได้
ให้เลือกเซลล์ หรือแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วใช้คำ สั่งแผนภูมิในกลุ่ม ภาพประกอบของแท็บแทรก จะเปิดโปรแกรมสร้างแผนภูมิขึ้นมา ซึ่งถ้าต้องการกลับมายังงาน เอกสารก็ให้คลิกที่กระดาษนอกพื้นที่แผนภูมิ และให้ดับเบิลคลิกที่แผนภูมิเพื่อกลับไปยังโปรแกรม สร้างแผนภูมิ

รูป แสดงโปรแกรมการสร้างแผนภูมิ

รูป แสดงเมื่อคลิกแทรกแผนภูมิ จะให้เลือกชนิดของแผนภูมิ

รูป แสดงแผนภูมิคอลัมน์ที่เลือกแทรกเข้ามาเอกสาร

รูป แสดงแท็บบริบทออกแบบของแถบเครื่องมือแผนภูมิ

รูป แสดงแท็บบริบทเค้าโครงของแถบเครื่องมือแผนภูมิ

รูป แสดงแท็บบริบทรูปแบบของแถบเครื่องมือแผนภูมิ

รูป แสดงการเปลี่ยนชนิดเป็นแผนภูมิเส้น

รูป แสดงการเปลี่ยนชนิดเป็นแผนภูมิวงกลม

รูป แสดงการสลับแถว/คอลัมน์

รูป แสดงการเปลี่ยนลักษณะแผนภูมิ

รูป แสดงการพิมพ์รายการต่าง ๆ ของแผนภูมิคอลัมน์

หน่วยที่ 6 การพิมพ์จดหมายเวียน
การพิมพ์จดหมายเวียน ซองจดหมาย ป้ายผนึก และแค็ตตาล็อก แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน คือ การสร้างเอกสารหลัก การสร้างแหล่งข้อมูล และการผสานข้อมูลกับเอกสาร โดยต้องเลือกตัวเลือก ขนาด และการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ของซองจดหมาย และป้ายผนึกก่อน
การพิมพ์จดหมายเวียน ซองจดหมายและป้ายผนึก เป็นการพิมพ์จดหมายหรือซองและป้าย ผนึกที่มีเนื้อหาเหมือนกัน เพื่อส่งไปถึงผู้รับหลาย ๆ คน สามารถแบ่งหัวข้อได้ ดังต่อไปนี้

1. การพิมพ์จดหมายเวียน
การพิมพ์จดหมายเวียน สามารถแบ่งงานออกได้เป็น 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี

รูป แสดงแท็บการส่งจดหมาย เมื่อเริ่มต้นสร้างจดหมายเวียน

รูป แสดงแท็บการส่งจดหมาย เมื่อเลือกผู้รับแล้ว

1.1 การสร้างเอกสารหลัก
เมื่อเปิดแท็บการส่งจดหมาย คลิกปุ่มเริ่มจดหมายเวียนในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน แล้ว เลือกหัวข้อให้ตรงกับงานที่ทำอยู่ ในที่นี้เลือกเอกสาร Word ปกติ

รูป แสดงกล่องโต้ตอบรายการที่อยู่ใหม่ ถ้าคอลัมน์ที่ให้มาใช้ได้ก็พิมพ์ข้อมูลเลยแต่ถ้าใช้ไม่ได้ ก็กำหนดคอลัมน์เอง

รูป แสดงกล่องโต้ตอบกำหนดรายการที่อยู่เอง

รูป แสดงการเพิ่มชื่อเขตข้อมูลใหม่