หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel 2007

โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการทำงานเกี่ยวกับการพิมพ์ งานตาราง การคำนวณข้อมูล และฐานข้อมูล   Excel 2007 มีส่วนติดต่อผู้ใช้โฉมใหม่ มีแม่แบบใหม่ แถบเครื่องมือต่าง ๆ และมีคุณลักษณะใหม่ที่สามารถสร้างประสิทธิผลงานได้อย่างรวดเร็ว Excel 2007 ทำให้เราสามารถเริ่มใช้งานส่วนติดต่อผู้ใช้โฉมใหม่ แม่แบบใหม่ และ คุณลักษณะใหม่ที่สามารถสร้างประสิทธิผลได้อย่างรวดเร็ว

1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel)

1.1 ลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Excel
โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spread Sheet) หรือตารางคำนวณ อิเล็กทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการทำงานเกี่ยวกับการคำนวณข้อมูล แสดง ข้อมูลในลักษณะเป็นคอลัมน์ หรือเป็นช่องตาราง ซึ่งเราสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ โดยส่วนมาก มักจะเป็นตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมที่แบ่งออกเป็นช่องเล็ก ๆ มากมาย เรียกว่า เซลล์ (Cell) พร้อม ทั้งสามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่
โปรแกรม Excel ช่วยให้เราคำนวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ ตั้งแต่คณิตศาสตร์ขั้น พื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และเรายังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย
โปรแกรม Excel มีประโยชน์กับผู้คนแทบทุกสาขาอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นบัญชี ซึ่ง สามารถนำ Excel มาช่วยคำนวณรายรับรายจ่ายและงบการเงินได้ นักวิเคราะห์การตลาด ที่จะนำ Excel มาช่วยในการสรุปข้อมูลแบบสอบถามจำนวนมาก ๆ วิศวกรที่สามารถนำข้อมูลจากการ ทดลองมาให้ Excel สร้างเป็นแผนภูมิลงในรายงานของตนเองได้ง่าย ๆ นักวางแผนสามารถทดลอง ได้ว่าจะเกิดเหตุการณ์อะไรถ้าตัวแปรบางตัวเปลี่ยนไป แม้กระทั่งครูอาจารย์ก็ยังสามารถคำนวณ เกรดของนักศึกษาได้ด้วย และนอกจากที่กล่าวแล้ว Excel ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้กับงานอื่น ๆ ได้ อีกมากมาย

1.2 คุณสมบัติของโปรแกรม Excel
โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้
1.สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ
จัดรูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่น การกำหนดสีพื้น การใส่แรเงา การกำหนดลักษณะและสีของ
เส้นตาราง การจัดวางตำแหน่งของตัวอักษร การกำหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เป็นต้น
2.อำนวยความสะดวกในด้านการคำนวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข
และยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจำนวนมาก การหา
ค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น
3.สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบ
ข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line
Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ
4.มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ
ทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย
เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ
ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
5.มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล โดยโปรแกรมจะต้องมี
ความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล เพื่อทำการแก้ไขหรือทำการแทนที่ข้อมูลได้สะดวก
และรวดเร็ว
6. มีความสามารถในการจัดเรียงลำดับข้อมูล โดยเรียงแบบตามลำดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงย้อนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1
7. มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล ซึ่งเป็นกลุ่มของข้อมูลข่าวสาร ที่ถูกรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันในตารางที่อยู่ใน Worksheet ลักษณะของการเก็บข้อมูลเพื่อใช้เป็น ฐานข้อมูลมนโปรแกรมตารางงานจะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะ เป็นระเบียนหรือเรคอร์ด (Record) และคอลัมน์จะเป็นฟิลด์ (Field)

2. ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ปรับปรุงใหม่ของ Excel 2007
Excel 2007 ใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ออกแบบมาใหม่ เพื่อช่วยให้สามารถทำงานได้เร็วขึ้น มี ประสิทธิผลมากขึ้น สามารถเรียนรู้ได้เร็วขึ้นและค้นหาได้เร็วขึ้น ส่วนติดต่อใหม่นี้ ได้แก่ แม่แบบ ใหม่ ใช้เริ่มต้นทำงานอย่างรวดเร็ว และการใช้พื้นที่มาตรฐานซึ่งเรียกว่า Ribbon แทนเลเยอร์ (Layers) ของเมนูและแถบเครื่องมือที่พบในรุ่นก่อนหน้านี้ ทำให้สามารถหากลุ่มของคำสั่งที่ เกี่ยวข้องกันได้เร็วขึ้น เนื่องจากแท็บที่ใช้ในนั้น จะวางคำสั่งต่าง ๆ ไว้ในส่วนหน้าโดยที่ไม่ได้เรียง ซ้อนลงในเมนูเหมือนก่อน ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา และสามารถจดจำตำแหน่งคำสั่งได้ดีขึ้น
องค์ประกอบที่สำคัญของส่วนติดต่อใหม่ใน Excel 2007 ประกอบด้วย

2.1 แม่แบบใหม่
แม่แบบใหม่จากเมนูเริ่ม (Start) สร้างเอกสาร Microsoft Office จะเปิดหน้าต่าง แม่แบบใหม่ หรือใช้แม่แบบ Microsoft Office Online จากปุ่ม Office ที่รายการสร้าง แล้วไปที่ ติดตั้ง แม่แบบของฉัน แม่แบบ Microsoft Office Online ซึ่งมีหัวข้อต่าง ๆ ได้แก่ เด่น งบประมาณ ปฏิทิน รายงานค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร์ กำหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบ บันทึกเวลา ฯลฯ หรือจะไปที่เว็บไซต์ของ Microsoft Office แล้วดาวน์โหลดมาเก็บไว้ในเครื่องก็ได้
แม่แบบแต่ละแบบ ได้ถูกออกแบบให้สามารถใช้งานได้ทันทีที่เลือก เพื่อให้สามารถ เริ่มต้นและทำงานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการออกแบบแม่แบบนั้นตรงกับความต้องการของผู้ใช้ หรือจะ นำมาปรับปรุงประยุกต์ใช้ให้ตรงกับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของผู้ใช้ก็ได้

รูป แสดงการเปิดแม่แบบ Excel 2007 จากปุ่มเริ่ม\สร้างเอกสาร Microsoft Office

รูป แสดงการดาวน์โหลดแม่แบบ Excel 2007 จากเว็บไซต์ของ Microsoft Office

2.2 ปุ่ม Office
ปุ่ม Office คือ ปุ่มที่ใช้ควบคุมคำสั่งหลักเกี่ยวกับการสร้างแฟ้ม การเปิดแฟ้ม การ บันทึก การบันทึกเป็น การพิมพ์ การส่ง การจัดเตรียม การประกาศ การปิด เอกสารล่าสุด และ ตัวเลือกของ Excel

รูป แสดงปุ่ม Office ที่ใช้ควบคุมคำสั่งหลัก

2.3 แถบเครื่องมือใหม่ที่ใช้ควบคุมคำสั่งในโปรแกรม
2.3.1 Ribbon
Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดคำสั่งที่แบ่งเป็นแท็บ ๆ อยู่ส่วนบนของหน้าต่าง รองจากแถบชื่อ (Title bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเก่า

รูป แสดง Ribbon แถบเครื่องมือชุดคำสั่ง

2.3.2 ปุ่มคำสั่ง
ปุ่มคำสั่ง เป็นปุ่มไอคอนที่ใช้สั่งงาน ซึ่งอยู่ในกลุ่มชุดคำสั่ง บนแท็บคำสั่ง

2.3.3 แท็บคำสั่ง
แท็บคำสั่ง คำสั่งต่าง ๆ จะแสดงและรวมอยู่ด้วยกัน เพื่อให้สามารถหาปุ่มคำสั่ง ที่ต้องการใช้ได้ตามต้องการ เริ่มต้นมีอยู่ 7 แท็บ คือ หน้าแรก แทรก เค้าโครงหน้ากระดาษ สูตร ข้อมูล ตรวจทาน และมุมมอง ที่แท็บชุดคำสั่งใด ๆ มีจุดมุมทางด้านล่างขวามือ จะเป็นที่เปิดกล่อง โต้ตอบของชุดคำสั่งนั้น ๆ

รูป แสดงแท็บชุดคำสั่งคำสั่ง และจุดมุมทางด้านล่างขวามือที่เปิดกล่องโต้ตอบ

2.3.4 แท็บคำสั่งตามบริบท
แท็บคำสั่งตามบริบท เป็นแท็บคำสั่งที่จะปรากฏตามบริบทของงาน คือวัตถุที่ กำลังทำงานด้วยหรืองานที่กำลังทำอยู่ แท็บนี้จะมีสีสันและมีคำสั่งที่เหมาะสำหรับนำไปใช้กับสิ่งที่ เรากำลังทำงานอยู่มากที่สุด

รูป แสดงแท็บคำสั่งตามบริบท ที่ปรากฏตามบริบทของงาน

2.3.5 แถบเครื่องมือด่วน
แถบเครื่องมือด่วน เป็นแถบเครื่องมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏใน Ribbon เพื่อให้เข้าถึงคำสั่งที่จำเป็นมากที่สุดอย่างทันใจในคลิกเดียว เช่น บันทึก เลิกทำ ฯลฯ โดยสามารถ เพิ่มเติมคำสั่งได้ จากรายการคำสั่งเพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาที่ปุ่มคำสั่งของ Ribbon

รูป แสดงแถบเครื่องมือด่วนที่ใช้ได้อย่างรวดเร็ว และการเพิ่มคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน

2.3.6 แกลเลอรี
แกลเลอรี เป็นตัวควบคุมใหม่ที่จะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อให้เรา สามารถเห็นผลลัพธ์ที่เราจะได้รับ แกลเลอรีจะถูกใช้ทั่วไปในส่วนติดต่อของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทำให้เราสามารถเลือกผลลัพธ์ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องทำอย่างไรถึง จะได้ผลลัพธ์นั้น

รูป แสดงแกลเลอรี ตัวควบคุมใหม่ที่แสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เมื่อนำเมาส์เลื่อนผ่านไป

2.3.7 แถบเครื่องมือขนาดเล็ก
แถบเครื่องมือขนาดเล็ก มีองค์ประกอบคล้ายกับแถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏ เป็นแบบโปร่งใสอยู่เหนือข้อความที่เราเลือก เมื่อเลื่อนเมาส์ไปที่แถบเครื่องมือ จะแสดงให้เห็นชัด ขึ้น เพื่อให้เราสามารถใช้การจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เช่น ตัวหนาหรือตัวเอียง หรือเปลี่ยนแบบ อักษร

รูป แสดงแถบเครื่องมือขนาดเล็กโปร่งใสอยู่เหนือข้อความที่เลือก

2.3.8 แทรกแผ่นงาน
แทรกแผ่นงาน ซึ่งแผ่นงานเป็นพื้นที่การพิมพ์งาน ที่ให้มาเริ่มต้น 3 แผ่นงาน แต่สามารถเพิ่มแผ่นงานได้โดยง่าย เมื่อคลิกแผ่นงานแทรกแผ่นงานที่ได้ให้มาใหม่

รูป แสดงแทรกแผ่นงานได้โดยง่าย

2.3.9 แถบสถานะ
แถบสถานะ คือ แถบที่อยู่ด้านล่างสุดของหน้าต่าง ซึ่งจะแสดงข้อมูลสถานะ ทั้ง ยังมีปุ่มต่าง ๆ ของมุมมองทางด้านขวามือที่ใช้สลับมุมมอง และมุมมองย่อ/ขยายได้

รูป แสดงแถบสถานะและมุมมอง

3. คุณล ักษณะใหม่

3.1 ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์
ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ที่มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์จะช่วยให้เราทำงานใน Microsoft Excel ได้ อย่างง่ายดาย คำสั่งและคุณลักษณะต่างๆ ที่มักจะถูกฝังอยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือที่ซับซ้อน ต่อไปนี้จะค้นหาได้งายขึ้นบนแท็บที่มุ่งเน้นที่งานซึ่งมีกลุ่มของคำสั่งและคุณลักษณะแบ่งตาม ตรรกะ หลาย ๆ กล่องโต้ตอบจะถูกแทนที่ด้วยแกลเลอรีแบบหล่นลงที่แสดงตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน และคำแนะนำเครื่องมือแบบอธิบายหรือการแสดงตัวอย่างก็จะมีจัดเตรียมไว้ให้เพื่อช่วยให้เราเลือก ตัวเลือกได้อย่างถูกต้อง
ไม่ว่าเราจะทำกิจกรรมใดในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการจัดรูปแบบหรือการ วิเคราะห์ข้อมูล Excel จะแสดงเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดที่จะทำให้งานนั้นเสร็จสมบูรณ์

3.2 แถวและคอลัมน์เพิ่มเติมและข้อจำกัดใหม่อื่นๆ
เพื่อจะทำให้เราสามารถสำรวจปริมาณข้อมูลจำนวนมากในแผ่นงาน Excel 2007 สนับสนุนแถวถึง 1 ล้านแถว และคอลัมน์ถึง 16,000 คอลัมน์ต่อแผ่นงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เส้น ตาราง Excel 2007 คือ 1,048,576 แถวกับ 16,384 คอลัมน์ ซึ่งให้เรามีแถวมากกว่าที่มีใน Excel 2003 ถึง 1,500 เปอร์เซ็นต์และคอลัมน์มากกว่าถึง 6,300 เปอร์เซ็นต์ และสำหรับเราที่กำลังนึกสงสัย คอลัมน์จะสิ้นสุดที่ XFD แทนที่จะเป็น IV
แทนที่จะเป็นการจัดรูปแบบ 4,000 ชนิด ขณะนี้เราสามารถใช้ได้ไม่จำกัดจำนวนใน สมุดงานเดียวกัน และจำนวนการอ้างอิงเซลล์ต่อเซลล์ก็เพิ่มขึ้นจาก 8,000 เป็นจำนวนจำกัดตาม หน่วยความจำที่มีอยู่
เมื่อต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพของ Excel การจัดการหน่วยความจำได้เพิ่มขึ้นจาก หน่วยความจำ 1 กิกะไบต์ ใน Excel 2003 เป็น 2 กิกะไบต์ใน Excel 2007
นอกจากนี้ เรายังจะพบว่าการคำนวณแผ่นงานที่มีสูตรมากมายทำได้อย่างรวดเร็วขึ้น เนื่องจาก Excel 2007 สนับสนุนตัวประมวลผลแบบคู่และชิปเซตแบบหลายเธรด
Excel 2007 ยังสนับสนุนสีถึง 16 ล้านสีอีกด้วย

3.3 ชุดรูปแบบของ Office และลักษณะของ Excel 2007
ใน Excel 2007 เราสามารถจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงานของเราได้อย่างรวดเร็วด้วย การนำชุดรูปแบบไปใช้ และโดยใช้ลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ชุดรูปแบบต่างๆ สามารถใช้ร่วมกันได้ ตามโปรแกรม 2007 Office release อื่น ๆ เช่น Microsoft Office Word และ Microsoft Office PowerPoint เป็นต้น ในขณะที่ลักษณะต่าง ๆ ได้รับการออกแบบขึ้นเพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ

1 http://office.microsoft.com/th-th/

การนำชุดรูปแบบไปใช้ ชุดรูปแบบคือชุดของสี แบบอักษร เส้น และการเติมลักษณะ พิเศษที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งสามารถนำไปใช้กับทั้งสมุดงานของเราหรือกับรายการที่ เฉพาะเจาะจงได้ เช่น แผนภูมิหรือตาราง เป็นต้น ชุดรูปแบบสามารถช่วยให้เราสามารถสร้าง เอกสารที่มีรูปลักษณ์สวยงาม โดยบริษัทของเราอาจมีชุดรูปแบบขององค์กรซึ่งเราสามารถใช้ได้ หรือเราสามารถเลือกจากชุดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่ใน Excel ได้ นอกจากนี้ การสร้าง ชุดรูปแบบของเราเองสำหรับรูปลักษณ์แบบเดียวกันและมีลักษณะเป็นมืออาชีพที่สามารถนำไปใช้ กับสมุดงาน Excel ของเราทั้งหมดและเอกสาร 2007 Office release อื่นๆ ยังสามารถทำได้อย่าง ง่ายดายอีกด้วย เมื่อเราสร้างชุดรูปแบบ สี แบบอักษร และการเติมลักษณะพิเศษสามารถ เปลี่ยนแปลงแบบแยกกันต่างหากได้เพื่อให้เราสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านี้ตัวใดตัวหนึ่ง หรือตัวเลือกทั้งหมดได้
การใช้ลักษณะ ลักษณะ คือรูปแบบที่ยึดตามชุดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เรา สามารถนำไปใช้เปลี่ยนแปลงลักษณะหน้าตาของตาราง แผนภูมิ PivotTables รูปร่าง หรือ ไดอะแกรมของ Excel ได้ ถ้าลักษณะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่แล้วภายในไม่ตรงกับความต้องการ ของเรา เราสามารถกำหนดลักษณะเองได้ สำหรับแผนภูมิต่าง ๆ เราสามารถเลือกจากลักษณะที่ กำหนดไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก แต่เราจะไม่สามารถสร้างลักษณะแผนภูมิของเราเองได้
แบบเดียวกับใน Excel 2003 ลักษณะเซลล์ถูกใช้เพื่อจัดรูปแบบเซลล์ที่เลือก แต่ขณะนี้ เราสามารถนำลักษณะเซลล์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว โดยลักษณะเซลล์ส่วนใหญ่ ไม่ได้ยึดตามชุดรูปแบบที่นำไปใช้กับสมุดงานของเรา และเราสามารถสร้างลักษณะเซลล์ของเราเอง ได้อย่างง่ายดาย

3.4 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพิ่มเติม
ใน 2007 Office release เราสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อใส่คำอธิบาย ประกอบแบบมองเห็นได้ให้กับข้อมูลของเราเพื่อวัตถุประสงค์ทั้งในการวิเคราะห์และการนำเสนอ เมื่อต้องการค้นหาข้อยกเว้นและกำหนดตำแหน่งแนวโน้มที่สำคัญในข้อมูลของเราอย่างง่ายดาย เรา สามารถใช้และจัดการกับกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขต่างๆ ซึ่งนำการจัดรูปแบบที่มองเห็นได้ แบบเพิ่มเติมมาใช้กับข้อมูลที่ตรงกับกฎนั้น ๆ ในรูปแบบของการไล่ระดับสี แถบข้อมูล และชุดไอ คอนได้ นอกจากนี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขยังง่ายต่อการนำไปใช้อีกด้วย เพียงการคลิกเพียงไม่กี่ ครั้ง เราก็สามารถมองเห็นความสัมพันธ์ในข้อมูลของเราซึ่งเราสามารถใช้เพื่อทำการวิเคราะห์ได้

3.5 การเขียนสูตรอย่างง่าย
การปรับปรุงดังต่อไปนี้ทำให้การเขียนสูตรใน Office Excel 2007 ง่ายยิ่งขึ้น
แถบสูตรแบบปรับขนาดได้ แถบสูตรจะปรับขนาดให้รองรับสูตรที่ยาวและซับซ้อน ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งป้องกันไม่ให้สูตรครอบคลุมข้อมูลอื่นในแผ่นงานของเรา เรายังสามารถเขียน สูตรได้ยาวขึ้นโดยมีระดับที่ซ้อนกันมากกว่าที่เราสามารถทำได้ใน Excel รุ่นก่อนหน้า
ฟังก์ชันการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ ด้วยฟังก์ชันการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ เราจึง สามารถเขียนไวยากรณ์ของสูตรที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว จากการตรวจพบฟังก์ชันที่เราต้องการ ใช้เพื่อช่วยทำให้อาร์กิวเมนต์ของสูตรสมบูรณ์อย่างง่ายๆ ทำให้เราได้สูตรที่เหมาะสมตั้งแต่แรกและ ในทุกครั้ง
การอ้างอิงที่มีแบบแผน นอกจากการอ้างอิงเซลล์ เช่น A1 และ R1C1 แล้ว Office Excel 2007 ยังมีการอ้างอิงที่มีแบบแผนที่อ้างถึงช่วงและตารางที่มีชื่อในสูตรเช่นกัน
การเข้าถึงช่วงที่มีชื่ออย่างง่าย โดยใช้ตัวจัดการชื่อของ Office Excel 2007 เรา สามารถจัดระเบียบ ปรับปรุง และจัดการช่วงที่มีชื่อหลาย ๆ ช่วงในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง ซึ่งช่วย ให้บุคคลใดก็ตามที่ต้องการทำงานบนแผ่นงานของเราสามารถแปลสูตรและข้อมูลของแผ่นงานได้

3.6 สูตร OLAP และฟังก์ชันคิวบ์ใหม่
เมื่อเราทำงานกับฐานข้อมูลหลายมิติ (เช่น บริการการวิเคราะห์ SQL Server) ใน Office Excel 2007 เราสามารถใช้สูตร OLAP เพื่อสร้างรายงานที่ถูกผูกไว้กับข้อมูล OLAP โดยมี รูปแบบอิสระและซับซ้อนได้ ฟังก์ชันคิวบ์ใหม่จะใช้เพื่อแยกข้อมูล OLAP (ชุดข้อมูลและค่า) จาก บริการการวิเคราะห์และแสดงข้อมูล OLAP ในเซลล์ สูตร OLAP อาจถูกสร้างขึ้นเมื่อเราแปลงสูตร ใน PivotTable เป็นสูตรในเซลล์ หรือเมื่อเราใช้การทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติสำหรับอาร์กิวเมนต์ของ ฟังก์ชันคิวบ์เมื่อเราพิมพ์สูตรต่างๆ

3.7 การเรียงลำดับและการกรองที่ปรับปรุงขึ้น
ใน Office Excel 2007 เราสามารถจัดเรียงข้อมูลในแผ่นงานของเราได้อย่างรวดเร็ว เพื่อค้นหาคำตอบที่เราต้องการโดยใช้การกรองและการเรียงลำดับที่ได้ปรับปรุงเพิ่มเติมแล้ว ตัวอย่างเช่น ขณะนี้เราสามารถเรียงลำดับข้อมูลตามสีและตามระดับมากกว่า 3 (และมากถึง 64) ระดับ นอกจากนี้ เรายังสามารถกรองข้อมูลตามสีหรือตามวันที่ แสดงรายการมากกว่า 1,000 รายการในรายการแบบหล่นลงของตัวกรองอัตโนมัติ เลือกหลายรายการเพื่อกรอง และกรองข้อมูล ใน PivotTable ได้อีกด้วย

3.8 การเพิ่มคุณสมบัติให้กับตารางของ Excel
ใน Office Excel 2007 เราสามารถใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่เพื่อสร้าง จัดรูปแบบ และ ขยายตาราง Excel (หรือคือรายการ Excel ใน Excel 2003) ได้อย่างรวดเร็วเพื่อจัดระเบียบข้อมูลใน แผ่นงานของเราเพื่อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น หน้าที่การใช้งานใหม่หรือที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับ ตารางนั้นรวมถึงคุณลักษณะต่อไปนี้
แถวส่วนหัวของตาราง แถวส่วนหัวของตารางสามารถเปิดหรือปิดได้ เมื่อส่วนหัว ของตารางถูกแสดง ส่วนหัวของตารางยังคงมองเห็นได้พร้อมกับข้อมูลในคอลัมน์ของตารางด้วย การแทนที่ส่วนหัวของแผ่นงานเมื่อเราเลื่อนไปเรื่อยๆ ในตารางแบบยาว
คอลัมน์จากการคำนวณ คอลัมน์จากการคำนวณจะใช้สูตรเดียวที่จะปรับไปตามแถว แต่ละแถว และยังขยายโดยอัตโนมัติเพื่อรวมแถวเพิ่มเติม เพื่อให้สูตรถูกขยายไปยังแถวเหล่านั้นได้ ทันที สิ่งที่เราต้องทำทั้งหมดคือ ใส่สูตรเพียงครั้งเดียว ซึ่งนั่นก็คือเราไม่จำเป็นต้องใช้คำสั่ง 'เติม' หรือ 'คัดลอก'
การกรองอัตโนมัติแบบอัตโนมัติ ตัวกรองอัตโนมัติจะถูกเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้นใน ตารางเพื่อเปิดใช้งานการเรียงลำดับและการกรองข้อมูลในตารางอย่างมีประสิทธิภาพ
การอ้างอิงที่มีแบบแผน การอ้างอิงชนิดนี้อนุญาตให้เราใช้ชื่อส่วนหัวของคอลัมน์ ตารางในสูตรแทนการใช้การอ้างอิงเซลล์ เช่น A1 หรือ R1C1
แถวผลรวม ในแถวผลรวม ขณะนี้เราสามารถใช้สูตรแบบกำหนดเองและรายการ ข้อความได้
ลักษณะตาราง เราสามารถนำลักษณะตารางไปใช้ในการเพิ่มการจัดรูปแบบที่มี คุณภาพระดับนักออกแบบและเป็นมืออาชีพได้อย่างรวดเร็ว ถ้าลักษณะแถวแบบอื่นถูกเปิดใช้งาน ในตาราง Excel จะคงกฎเกี่ยวกับลักษณะแบบอื่นนั้นตลอดการกระทำที่อาจทำลายเค้าโครงนี้ได้ เช่นการกรอง การซ่อนแถว หรือการจัดเรียงแถวและคอลัมน์ใหม่ด้วยตนเอง

3.9 ลักษณะหน้าตาใหม่ของแผนภูมิ
ใน Excel 2007 เราสามารถใช้เครื่องมือการสร้างแผนภูมิใหม่เพื่อสร้างแผนภูมิที่มี ลักษณะเป็นมืออาชีพที่สื่อสารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย และโดยตามชุด รูปแบบที่ถูกนำไปใช้กับสมุดงานของเรา ลักษณะหน้าตาใหม่ที่ทันสมัยของแผนภูมินั้นรวมถึง ลักษณะพิเศษ เช่น สามมิติ ความโปร่งใส และเงาจาง เป็นต้น
ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ช่วยให้การสำรวจชนิดแผนภูมิที่มีอยู่ง่ายขึ้น เพื่อให้เราสามารถ สร้างแผนภูมิที่เหมาะสมกับข้อมูลของเรา นอกจากนี้ นอกจากนี้ ลักษณะและเค้าโครงแผนภูมิที่ กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นจำนวนมากยังมีเตรียมไว้ให้เพื่อให้เรานำรูปแบบที่สวยงามไปใช้ได้อย่าง รวดเร็วและมีรายละเอียดที่เราต้องการในแผนภูมิของเราอีกด้วย
ตัวเลือกองค์ประกอบแผนภูมิที่มองเห็นได้ นอกจากเค้าโครงด่วนและรูปแบบด่วน แล้ว ขณะนี้เราสามารถใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่เพื่อเปลี่ยนแปลงทุกองค์ประกอบของแผนภูมิได้อย่าง รวดเร็วเพื่อนำเสนอข้อมูลของเราได้อย่างดีที่สุด และด้วยเพียงการคลิกไม่กี่ครั้ง เราสามารถเพิ่มและ เอาชื่อแผนภูมิ คำอธิบายแผนภูมิ ป้ายชื่อข้อมูล เส้นแนวโน้ม และองค์ประกอบแผนภูมิอื่นๆ ได้
ลักษณะหน้าตาที่ทันสมัยด้วย OfficeArt เนื่องจากแผนภูมิใน Excel 2007 ถูกวาดด้วย OfficeArt ดังนั้นเกือบทุกสิ่งที่เราสามารถทำกับรูปร่าง OfficeArt จึงสามารถทำได้กับแผนภูมิและ
เส้นและแบบอักษรที่ชัดเจน เส้นในแผนภูมิจะปรากฏรอยขรุขระน้อยกว่า และแบบ อักษร ClearType จะถูกนำมาใช้กับข้อความเพื่อเพิ่มความสามารถในการอ่าน
สีที่มากกว่าที่เคยมี เราสามารถเลือกจากสีชุดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้อย่าง ง่ายดายและเปลี่ยนความแตกต่างของความเข้มสี สำหรับตัวควบคุมเพิ่มเติม เรายังสามารถเพิ่มสีของ เราเองด้วยการเลือกจาก 16 ล้านสีในกล่องโต้ตอบสี ได้อีกด้วย
แม่แบบแผนภูมิ การบันทึกแผนภูมิโปรดของเราเป็นแม่แบบแผนภูมิยิ่งเป็นเรื่องง่าย ขึ้นในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่

3.10 การสร้างแผนภูมิที่ใช้ร่วมกัน
การใช้แผนภูมิ Excel ในโปรแกรมอื่น ใน 2007 Office release การสร้างแผนภูมิจะถูก ใช้ร่วมกันระหว่าง Excel, Word และ PowerPoint แทนที่จะใช้คุณลักษณะการสร้างแผนภูมิที่มีอยู่ ใน Microsoft Graph ขณะนี้ Word และ PowerPoint ได้รวมคุณลักษณะการสร้างแผนภูมิที่มี ประสิทธิภาพของ Excel เข้าไว้ด้วยกัน และเนื่องจากแผ่นงาน Excel ถูกใช้เป็นแผ่นข้อมูลแผนภูมิ สำหรับแผนภูมิใน Word และ PowerPoint การสร้างแผนภูมิที่ใช้ร่วมกันจึงมีหน้าที่การใช้งานของ Excel มากมาย รวมทั้งการใช้สูตร การกรอง การเรียงลำดับ และความสามารถในการเชื่อมโยง แผนภูมิไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น Microsoft SQL Server และบริการการวิเคราะห์ (OLAP) เพื่อให้ได้ข้อมูลล่าสุดในแผนภูมิของเรา สำหรับแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลแผนภูมิของเราอาจเก็บอยู่ ในเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint หรือในแฟ้มที่แยกต่างหากเพื่อลดขนาดเอกสารของ เรา
การคัดลอกแผนภูมิไปยังโปรแกรมอื่น แผนภูมิสามารถถูกคัดลอกและวางข้าม ระหว่างเอกสารหรือจากโปรแกรมหนึ่งไปยังโปรแกรมอื่นได้อย่างง่ายดาย เมื่อเราคัดลอกแผนภูมิ จาก Excel ไปยัง Word หรือ PowerPoint แผนภูมิจะได้รับการเปลี่ยนแปลงให้ตรงตามเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint โดยอัตโนมัติ แต่เรายังสามารถเก็บรูปแบบแผนภูมิ Excel ไว้ ได้ด้วย ข้อมูลในแผ่นงาน Excel สามารถฝังตัวในเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ได้ ทั้งนี้เราสามารถทิ้งไว้ในแฟ้มต้นฉบับ Excel ได้เช่นกัน
การทำให้แผนภูมิเคลื่อนไหวใน PowerPoint ใน PowerPoint เราสามารถใช้ ภาพเคลื่อนไหวได้อย่างง่ายดายขึ้นเพื่อเน้นข้อมูลในแผนภูมิที่ใช้ใน Excel เราสามารถทำให้ทั้ง แผนภูมิหรือข้อความคำอธิบายแผนภูมิและป้ายชื่อแกนเคลื่อนไหวได้ ในแผนภูมิคอลัมน์ เรา สามารถแม้แต่การทำให้คอลัมน์แต่ละคอลัมน์เคลื่อนไหวเพื่อแสดงแต่ละประเด็นได้ดียิ่งขึ้น คุณลักษณะภาพเคลื่อนไหวนั้นหาได้ง่าย และเราสามารถควบคุมได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น เราสามารถ

3.11 PivotTables ที่ใช้งานง่าย
ใน Excel 2007 นั้น PivotTable จะใช้งานง่ายกว่าใน Excel รุ่นก่อนหน้า โดยใช้ส่วน ติดต่อผู้ใช้ใหม่ของ PivotTable ข้อมูลต่างๆ ที่เราต้องการแสดงเกี่ยวกับข้อมูลของเราจะแสดงขึ้นมา ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เราไม่ต้องลากข้อมูลไปยังโซนที่จะปล่อยซึ่งมักจะไม่ใช่เป้าหมายง่ายๆ อีกต่อไป เราพียงแค่เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการดูในรายการเขตข้อมูล PivotTable ใหม่แทนเท่านั้น
และหลังจากเราสร้าง PivotTable แล้ว เราสามารถใช้ประโยชน์ของคุณลักษณะที่ ปรับปรุงหรือคุณลักษณะใหม่อื่นๆ มากมายเพื่อสรุป วิเคราะห์ และจัดรูปแบบข้อมูล PivotTable ของเราได้
การใช้การเลิกทำใน PivotTable ขณะนี้เราสามารถเลิกทำการกระทำส่วนใหญ่ที่เรา ได้ทำเพื่อสร้างหรือจัดเรียง PivotTable ใหม่ได้
ตัวบ่งชี้การเข้าถึงรายละเอียดมากขึ้นหรือน้อยลง ตัวบ่งชี้เหล่านี้ใช้เพื่อระบุว่าเรา สามารถขยายหรือยุบส่วนต่างๆ ของ PivotTable เพื่อดูข้อมูลที่เพิ่มขึ้นหรือน้อยลงได้หรือไม่
การเรียงลำดับและการกรอง ขณะนี้การเรียงลำดับนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่เลือกรายการ ในคอลัมน์ที่เราต้องการเรียงลำดับและใช้ปุ่ม 'เรียงลำดับ' เราสามารถกรองข้อมูลได้โดยใช้ตัวกรอง PivotTable เช่น 'มากกว่า' 'เท่ากับ' หรือ 'มี'
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เราสามารถนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับ Pivot Table ของ Excel 2007 ได้ตามเซลล์หรือตามจุดตัดของเซลล์
ลักษณะและเค้าโครงของ PivotTable เช่นเดียวกับที่เราสามารถทำได้กับตารางและ แผนภูมิ Excel เราสามารถนำลักษณะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือที่กำหนดเองไปใช้กับ PivotTable ได้อย่างรวดเร็ว และการเปลี่ยนเค้าโครงของ PivotTable ก็ยังทำได้ง่ายขึ้นในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่นี้
PivotChart ด้วยลักษณะเดียวกันกับ PivotTable นั้น PivotChart จะสร้างขึ้นได้ง่าย กว่ามากในส่วนติดต่อผู้ใช้นี้ การปรับปรุงการกรองทั้งหมดยังพร้อมให้ใช้งานสำหรับ PivotChart อีกด้วย เมื่อเราสร้าง PivotChart เครื่องมือ PivotChart ที่เฉพาะเจาะจงและเมนูบริบทจะพร้อมให้ใช้ งานเพื่อให้เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในแผนภูมิได้ เรายังสามารถเปลี่ยนเค้าโครง ลักษณะ และ รูปแบบของแผนภูมิหรือองค์ประกอบต่างๆ ด้วยวิธีเดียวกันกับที่เราสามารถทำได้กับแผนภูมิทั่วไป ใน Excel 2007 การจัดรูปแบบแผนภูมิที่เรานำไปใช้จะสงวนไว้เมื่อเราเปลี่ยนแปลง PivotChart ซึ่ง เป็นการปรับปรุงจากวิธีการทำงานเดิมใน Excel รุ่นก่อนหน้า

3.12 การเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกอย่างรวดเร็ว
ใน Excel 2007 เราไม่จำเป็นต้องทราบชื่อเซิร์ฟเวอร์หรือฐานข้อมูลของแหล่งข้อมูล ขององค์กรอีกต่อไป เพราะเราสามารถใช้ 'เปิดใช้ด่วน' เพื่อเลือกจากรายการแหล่งข้อมูลที่ผู้ดูและ

3.13 รูปแบบแฟ้มแบบใหม่
รูปแบบแฟ้มจาก XML ใน 2007 Microsoft Office system Microsoft ได้แนะนำ รูปแบบแฟ้มใหม่สำหรับ Word, Excel และ PowerPoint ที่เรียกว่ารูปแบบ Microsoft Office Open XML โดยรูปแบบแฟ้มแบบใหม่เหล่านี้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับการรวมกับแหล่งข้อมูล ภายนอก และยังให้ขนาดแฟ้มที่ลดลงรวมทั้งการกู้คืนข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงอีกด้วย ใน Office Excel 2007 รูปแบบเริ่มต้นสำหรับสมุดงาน Excel จะเป็นรูปแบบแฟ้ม Excel 2007 จาก XML (.xlsx) ส่วนรูปแบบจาก XML อื่นที่มีอยู่ได้แก่ รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 ที่เปิดใช้งานในแมโครและ จาก XML (.xlsm) รูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 สำหรับแม่แบบ Excel (.xltx) และรูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 ที่เปิดใช้งานในแมโครสำหรับแม่แบบ Excel (.xltm)
รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 แบบไบนารี นอกจากรูปแบบแฟ้มจาก XML แบบใหม่แล้ว Excel 2007 ยังแนะนำรุ่นไบนารีของรูปแบบแฟ้มที่บีบอัดแบบเป็นส่วนๆ สำหรับสมุดงานขนาด ใหญ่หรือซับซ้อนอีกด้วย รูปแบบแฟ้ม Excel 2007 แบบไบนารี (หรือ BIFF12) (.xls) นี้สามารถใช้ เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดและมีความเข้ากันได้แบบย้อนกลับ
ความเข้ากันได้กับ Excel รุ่นก่อนหน้า เราสามารถตรวจสอบสมุดงาน Excel 2007 เพื่อดูว่าสมุดงานมีคุณลักษณะหรือการจัดรูปแบบที่เข้ากันไม่ได้กับ Excel รุ่นก่อนหน้าหรือไม่ เพื่อให้เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับความเข้ากันได้แบบย้อนกลับที่ดีขึ้น ใน Excel รุ่นก่อนหน้า เราสามารถติดตั้งโปรแกรมปรับปรุงและตัวแปลงที่ช่วยเราเปิดสมุดงาน Excel 2007 เพื่อให้เราสามารถแก้ไข บันทึก และเปิดสมุดงานนั้นอีกครั้งได้ใน Excel 2007 โดยไม่สูญเสีย คุณลักษณะหรือหน้าที่การใช้งานที่เฉพาะเจาะจงกับ Excel 2007 ไป

3.14 ประสบการณ์การพิมพ์ที่ดีขึ้น
มุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ นอกจากมุมมอง ปกติ และมุมมอง แสดงตัวอย่างตัว แบ่งหน้า แล้ว Excel 2007 ยังมีมุมมอง เค้าโครงหน้ากระดาษ ด้วย เราสามารถใช้มุมมองนี้สร้าง แผ่นงานในขณะที่คอยดูว่าแผ่นงานนั้นจะมีลักษณะหน้าตาอย่างไรในรูปแบบที่พิมพ์ออกมา ใน มุมมองนี้ เราสามารถทำงานกับส่วนหัว ส่วนท้าย และการตั้งค่าระยะขอบหน้ากระดาษที่เหมาะสม ในแผ่นงาน และวางวัตถุ เช่น แผนภูมิหรือรูปร่าง ในตำแหน่งที่เราต้องการวางได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ เรายังสามารถเข้าถึงตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษทั้งหมดบนแท็บ เค้าโครง หน้ากระดาษ ในส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ได้ง่ายดายเพื่อให้เราสามารถระบุตัวเลือก เช่นการวางแนว หน้ากระดาษ ได้อย่างรวดเร็ว ดั้งนั้นจึงทำให้ง่ายที่จะเห็นสิ่งที่จะพิมพ์บนทุกๆ หน้า ซึ่งจะช่วยให้เรา หลีกเลี่ยงการต้องพยายามพิมพ์หลายครั้งและไม่มีข้อมูลที่ตัดทอนในสิ่งที่พิมพ์ออกมา
การบันทึกเป็นรูปแบบ PDF และ XPS เราสามารถบันทึกเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS จากโปรแกรม 2007 Microsoft Office system เฉพาะเมื่อเราติดตั้ง Add-in สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การเปิดใช้การสนับสนุนรูปแบบแฟ้มอื่น เช่น PDF และ XPS (แสดงเป็นภาษาอังกฤษ)

3.15 วิธีการใหม่ในการใช้งานร่วมกัน
การใช้ Excel Services เพื่อใช้งานของเราร่วมกัน ถ้าเราเข้าถึง Excel Services ได้ เรา สามารถใช้ Excel Services เพื่อใช้ข้อมูลแผ่นงาน Excel 2007 ของเราร่วมกับผู้ใช้รายอื่นๆ ได้ เช่น ผู้บริหารและผู้ถือหุ้นในหน่วยงานของเรา เป็นต้น ใน Excel 2007 เราสามารถบันทึกสมุดงานเป็น Excel Services และระบุข้อมูลแผ่นงานที่ต้องการให้ผู้ใช้รายอื่นมองเห็นได้ ในเบราว์เซอร์ (เบราว์ เซอร์: ซอฟต์แวร์ที่ตีความแฟ้ม HTML จัดรูปแบบและแสดงผลแฟ้ม HTML ให้เป็นเว็บเพจ เว็บเบ ราว์เซอร์ เช่น Windows Internet Explorer จะสามารถตามการเชื่อมโยงหลายมิติ ถ่ายโอนแฟ้ม และ ทำงานกับแฟ้มเสียงหรือวิดีโอที่ฝังอยู่ในเว็บเพจนั้นได้) ผู้ใช้สามารถใช้ Microsoft Office Excel Web Access เพื่อแสดง วิเคราะห์ พิมพ์และแยกข้อมูลแผ่นงานนี้ได้ นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถสร้าง Snapshot แบบคงที่ของข้อมูลในช่วงเวลาปกติหรือตามที่ต้องการได้ Office Excel Web Access ทำ ให้ง่ายต่อการทำกิจกรรม เช่น การเลื่อน การกรอง การเรียงลำดับ การแสดงแผนภูมิ และการใช้การ เข้าถึงรายละเอียดใน PivotTables อีกทั้งเรายังสามารถเชื่อมต่อ Excel Web Access Web Part กับ Web Part อื่นๆ เพื่อแสดงข้อมูลในวิธีอื่น และเมื่อมีสิทธิ์ที่เหมาะสม ผู้ใช้ Excel Web Access สามารถเปิดสมุดงานใน Excel 2007 เพื่อให้สามารถใช้ Excel ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพเพื่อ วิเคราะห์และทำงานกับข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เองถ้าผู้ใช้ได้ติดตั้ง Excel ไว้
การใช้วิธีนี้เพื่อใช้งานของเราร่วมกันทำให้แน่ใจได้ว่าผู้ใช้รายอื่นสามารถเข้าถึงข้อมูล รุ่นเดียวกันในตำแหน่งที่ตั้งเดี่ยว ซึ่งเราสามารถเก็บข้อมูลปัจจุบันที่มีรายละเอียดล่าสุดได้ ถ้าเรา ต้องการให้บุคคลอื่น เช่น สมาชิกในทีม ให้ข้อคิดเห็นและข้อมูลที่ปรับปรุงแล้ว เราอาจต้องการใช้ สมุดงานร่วมกันในวิธีเดียวกับที่เราทำใน Excel รุ่นก่อนหน้าเพื่อรวบรวมข้อมูลที่เราต้องการก่อน เราจะบันทึกลงใน Excel Services
การใช้เซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร Excel Services สามารถรวมกับเซิร์ฟเวอร์การ จัดการเอกสารเพื่อสร้างขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องตลอดรายงานใหม่ของ Excel และการ กระทำเวิร์กโฟลว์การคำนวณสมุดงาน เช่น การแจ้งให้ทราบตามเซลล์หรือขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ตาม การคำนวณที่ซับซ้อนของ Excel นอกจากนี้เรายังสามารถใช้เซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสารเพื่อจัด กำหนดการการคำนวณตัวแบบของสมุดงานที่ซับซ้อนในเวลากลางคืนได้อีกด้วย

3.16 การเข้าถึงด่วนไปยังแม่แบบเพิ่มเติม
ใน Excel 2007 เราสามารถใช้สมุดงานใหม่ตามแม่แบบต่างๆ ที่ถูกติดตั้งมากับ Excel หรือเราอาจเข้าถึงด่วนและดาวน์โหลดแม่แบบจากเว็บไซต์ Microsoft Office Online ก็ได้

หน่วยที่ 2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Excel 2007

โปรแกรม Microsoft Excel 2000 เป็นโปรแกรมตารางคำนวณที่นิยมใช้กันมากใน สำนักงาน ช่วยให้เกิดความสะดวกในการใช้สูตรคำนวณ ทั้งยังสามารถพิมพ์งานข้อความ (แบบ ตาราง) ได้เช่นเดียวกับเวิร์ด มีส่วนประกอบต่าง ๆ ได้แก่ หน้าต่างโปรแกรมหรือแฟ้มหรือสมุดงาน แถบเลื่อนหน้าต่าง ปุ่ม Office แถบเครื่องมือด่วน แถบเครื่องมือ Ribbon แท็บและกลุ่มคำสั่งบน แถบเครื่องมือ Ribbon แท็บและกลุ่มคำสั่งตามบริบท แถบสูตร แถบสถานะและมุมมอง แผ่นงาน และแถบเลื่อนแผ่นงาน คอลัมน์ แถว และเซลล์

1. การเรียกใช้โปรแกรม Excel 2007
การเรียกใช้โปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใช้ได้ใน 2 ลักษณะ คือ
1. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\All Programs\สร้างเอกสาร Microsoft Office จะเปิดกล่องโต้ตอบ New Office Document สามารถเปิดเป็นสมุดงานเปล่า หรือสมุดงานจากแม่แบบก็ได้

รูป แสดงการเปิดแม่แบบ Excel 2007 จากปุ่มเริ่ม\สร้างเอกสาร Microsoft Office

2. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Excel 2007

รูป แสดงการเรียกใช้ Excel 2007 ครั้งแรก จะมีกล่องโต้ตอบให้มีการใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต

การเปิดแฟ้มสมุดงานเก่าของโปรแกรม Excel 2007 สามารถเรียกใช้ได้ใน 5 ลักษณะ คือ
1. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\All Programs\เปิดเอกสาร Microsoft Office จะเปิดกล่องโต้ตอบ Open Office Document แล้วเลือกแฟ้มสมุดงานที่ต้องการ

รูป แสดงการเปิดแฟ้มสมุดงานเก่า จากปุ่มเริ่ม\เปิดเอกสาร Microsoft Office

2. จากปุ่มเมนูเริ่ม Start\Recent Items\แฟ้มสมุดงานเก่า

.รูป แสดงการเปิดแฟ้มสมุดงานเก่า จากปุ่มเริ่ม\เปิดเอกสาร Microsoft Office

3. จากหน้าต่างโปรแกรม Excel 2007 คลิกที่ปุ่ม Office จะเปิดเมนูให้เลือกแฟ้มเอกสาร ล่าสุด

รูป แสดงการเปิดแฟ้มสมุดงานเก่า จากปุ่มเริ่ม\เปิดเอกสาร Microsoft Office

4. จากหน้าต่างโปรแกรม Excel 2007 คลิกที่ปุ่ม Office เลือกรายการเปิด จะเปิดกล่อง โต้ตอบ

รูป แสดงการเปิดแฟ้มสมุดงานเก่า จากปุ่มเริ่ม\เปิดเอกสาร Microsoft Office

5. จากหน้าต่างโปรแกรม Windows Explorer ไปที่ที่เก็บแฟ้มสมุดงาน แล้วดับเบิลคลิก เรียกแฟ้มสมุดงานเก่าออกมา

รูป แสดงการเปิดแฟ้มสมุดงานเก่า จากปุ่มเริ่ม\เปิดเอกสาร Microsoft Office

2. ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007
เมื่อโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ถูกเปิดขึ้นมาแล้ว จะใช้ชื่อไฟล์ว่า สมุดงาน1 เสมอ แต่ถ้าเปิดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกก็จะใช้ชื่อเป็น สมุดงาน2 สมุดงาน3 ต่อไปเรื่อย ๆโดยมี ส่วนประกอบ ของ โปรแกรม Microsoft Excel 2007

รูป แสดงส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

2.1 แถบชื่อเรื่อง (Title bar)
เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟล์สมุดงานที่เราเรียกใช้

2.2 ปุ่ม Office
เป็นปุ่มรายการที่รวบรวมคำสั่งหลัก ใช้แทนที่เมนูแฟ้มในรุ่น ๆ ก่อน ซึ่งมีเมนู 9 รายการ รายการเอกสารล่าสุด ปุ่มตัวเลือกของ Excel และปุ่มออกจาก Excel มีรายละเอียดดังนี้

รูป แสดงปุ่ม Office ควบคุมรายการหลัก

2.2.1 เมนูสร้าง
เป็นเมนูที่ใช้สร้างสมุดงาน ซึ่งมีหัวข้องานอยู่ 2 หัวข้อ คือ แม่แบบ และ Microsoft Office Online โดยที่หัวข้อแม่แบบ มีเมนูย่อย 4 เมนู ได้แก่ ว่างและล่าสุด แม่แบบที่ติดตั้ง แม่แบบของฉัน และสร้างจากที่มีอยู่ ส่วนแม่แบบจาก Microsoft Office Online มีแม่แบบอยู่ 13 ประเภท ได้แก่ เด่น งบประมาณ ปฏิทิน รายงานค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ รายการ แผน แพลนเนอร์ กำหนดการ ประกาศ สเตชันเนอรี ใบบันทึกเวลา และประเภทเพิ่มเติม ซึ่งแต่ละปะเภทจะมีแม่แบบ ให้เลือกอีกหลายแม่แบบ

รูป แสดงสมุดงานใหม่ที่แม่แบบว่างและล่าสุด

รูป แสดงสมุดงานใหม่ที่แม่แบบที่ติดตั้ง

รูป แสดงสมุดงานใหม่สร้างจากแม่แบบของฉัน

รูป แสดงสมุดงานสร้างใหม่จากสมุดงานที่มีอยู่

รูป แสดงสร้างสมุดงานใหม่จากรายการต่าง ๆ ของ Microsoft Office Online

รูป แสดงสมุดงานใหม่ Microsoft Office Online กำลังดาวน์โหลดแม่แบบมา

2.2.2 เมนูเปิด
เป็นเมนูใช้เปิดสมุดงานเก่าจากที่ที่เก็บงานไว้ ส่วนทางด้านขวามือเป็นรายชื่อ แฟ้มสมุดงานต่าง ๆ ที่เป็นเอกสารล่าสุดที่ได้เปิดงานมาใช้ สามารถเลือกชื่อแฟ้มสมุดงานเปิดได้ ทันทีเลย ถ้าแฟ้มสมุดงานนั้น ๆ ยังอยู่ที่เดิม และไม่ได้ถูกเปลี่ยนชื่อ

รูป แสดงการเปิดสมุดงานเก่าจากแหล่งที่อยู่ของแฟ้มงาน

รูป แสดงสมุดงานเก่าถูกเรียกเปิดขึ้นมา

2.2.3 เมนูบันทึก
เป็นเมนูใช้ในการจัดเก็บงานต่าง ๆ ที่อยู่ในสมุดงานอย่างรวดเร็ว ถ้าเป็นการ สร้างสมุดงานใหม่ การบันทึกจะต้องไปที่ที่ต้องการจัดเก็บ และตั้งชื่อสมุดงาน รวมทั้งสามารถที่จะ เปลี่ยนชนิดของแฟ้มได้ด้วย ส่วนการบันทึกในสมุดงานเดิม จะเป็นการจัดเก็บอย่างรวดเร็วในที่เก็บ เดิม และชื่อเดิม

รูป แสดง ปุ่ม Office ที่มีรายการคำสั่งบันทึก

2.2.4 เมนูบันทึกเป็น
เป็นเมนูใช้ในการจัดเก็บงานต่าง ๆ ที่อยู่ในสมุดงาน ซึ่งมีเมนูย่อยให้เลือกต่ออีก ได้แก่ การบันทึกจะต้องไปที่ที่ต้องการจัดเก็บ และตั้งชื่อสมุดงาน รวมทั้งสามารถที่จะเปลี่ยนชนิด ของแฟ้มได

รูป แสดงปุ่ม Office มีรายการคำสั่งบันทึกเป็นและมีรายการย่อยอีก

รูป แสดงบันทึกเป็นที่ไหน ชื่ออะไร และเป็นแฟ้มแบบไหน

รูป แสดงบันทึกเป็นแฟ้มชนิดใด

2.2.5 เมนูพิมพ์
เป็นเมนูใช้พิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ มีทั้งพิมพ์แล้วไปตั้งค่าตัวเลือกต่าง ๆ พิมพ์ด่วนอย่างรวดเร็ว และแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

รูป แสดงคำสั่งพิมพ์ในปุ่ม Office

2.2.6 เมนูจัดเตรียม
เป็นเมนูใช้จัดเตรียมงานต่าง ๆ ได้แก่ คุณสมบัติ ตรวจสอบเอกสาร เข้ารหัสลับ เอกสาร จำกัดสิทธิ์ เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย และเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้า กันได้ เป็นต้น

รูป แสดงคำสั่งจัดเตรียมในปุ่ม Office

รูป แสดงคำสั่งจัดเตรียมเอกสารสำหรับการกระจายคุณสมบัติ

รูป แสดงคุณสมบัติของสมุดงานที่เปิด

รูป แสดงตัวตรวจสอบเอกสารตามเนื้อหาที่เลือก

รูป แสดงจัดเตรียมเข้ารหัสลับเอกสาร

2.2.7 เมนูส่ง
เป็นเมนูใช้ส่งเอกสารอีเมล์ และโทรสารอินเทอร์เน็ต

รูป แสดงคำสั่งส่งในปุ่ม Office

2.2.8 เมนูประกาศ
เป็นเมนูใช้ประกาศกระจายเอกสารไปยังบุคคลอื่น บันทึกสำหรับ Excel Services เซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร และสร้างพื้นที่การทำงานเอกสาร

รูป แสดงคำสั่งประกาศในปุ่ม Office

2.2.9 เมนูปิด
เป็นเมนูใช้ปิดสมุดงานที่กำลังเปิดใช้งานอยู่

รูป แสดงคำสั่งปิดในปุ่ม Office

2.2.10 ตัวเลือกของ Excel
เป็นเมนูใช้กำหนดค่าตัวเลือกต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในโปรแกรม

รูป แสดงคำสั่งตัวเลือกของ Excel ในปุ่ม Office

2.2.10.1 เป็นที่นิยม ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel มีรายการกำหนดเอง สามารถสร้างรายการข้อความต่าง ๆ ที่เป็นลำดับเพิ่มเติมไว้ใช้งานเองได้ แบบชุดสี รูปแบบอักษร จำนวนแผ่นงาน ชื่อผู้ใช้ และการตั้งค่าภาษา

รูป แสดงรายการเป็นที่นิยม ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

รูป แสดงรายการแบบกำหนดเอง ใช้ในการเตรียมงานตัวเติมอัตโนมัติ

2.2.10.2 สูตร เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีรายการ ตัวเลือกการคำนวณ การทำงานกับสูตร การตรวจสอบข้อผิดพลาด และกฎการตรวจสอบ ข้อผิดพลาด

รูป แสดงรายการสูตร ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.3 การพิสูจน์อักษร เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มี รายการตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ การแก้ไขตัวสะกด และพจนานุกรม

รูป แสดงรายการการพิสูจน์อักษร ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

รูป แสดงรายการการพิสูจน์อักษร เมื่อคลิกปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ ที่แท็บการแก้ไข อัตโนมัติ สามารถพิมพ์คำผิดหรือพิมพ์ตัวย่อ ไว้ใช้งานได้สะดวกสบายขึ้น

รูป แสดงแท็บจัดรูปแบบอัตโนมัติขณะพิมพ์ ในการแก้ไขอัตโนมัติ

รูป แสดงแท็บสมาร์ทแท็กในการแก้ไขอัตโนมัติ

2.2.10.4 บันทึก เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีรายการ บันทึกสมุดงาน ตัวเลือกการแก้ไขแบบออฟไลน์ และรักษาลักษณะที่มองเห็นของสมุดงาน

รูป แสดงรายการบันทึก ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.5 ขั้นสูง เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีรายการ ตัวเลือกการแก้ไข ตัด คัดลอก และวาง การพิมพ์ แสดง ตัวเลือกการแสดง สูตร ทั่วไป

รูป แสดงรายการขั้นสูง ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

รูป แสดงรายการขั้นสูง ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.6 กำหนดเอง เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มี รายการ กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง

รูป แสดงรายการกำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.7 Add-in เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มีการแสดง และจัดการ Add-in

รูป แสดงรายการ Add-in ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.8 ศูนย์ความเชื่อถือ เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่ ช่วยรักษาเอกสารให้ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

รูป แสดงรายการศูนย์ความเชื่อถือ ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.10.9 แหล่งข้อมูล เป็นรายการในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่มี รายการรับโปรแกรมปรับปรุง เรียกใช้การวินิจฉัย ติดต่อเรา ไปที่เว็บไซต์

รูป แสดงรายการแหล่งข้อมูล ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel

2.2.11 ออกจาก Excel
เป็นปุ่มใช้ออกจากโปรแกรมหรือจบการทำงานของโปรแกรม ซึ่งจะปิดแฟ้ม สมุดงานต่าง ๆ ด้วย

รูป แสดงคำสั่งออกจาก Excel ในปุ่ม Office

2.3 แถบเครื่องมือด่วน (Tool bar)
เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งที่ใช้บ่อย ๆ อยู่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง (อาจสั่งให้อยู่ใต้ Ribbon ก็ได้) ที่แสดงในรูปของปุ่มรูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีปุ่มบันทึก เลิกทำ ทำซ้ำ ฯลฯ ซึ่ง สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ให้มาในรายการของแถบเครื่องมือ แล้วคลิกถูกเลือกรายการที่ต้องการหรือ คลิกขวาที่ปุ่มที่ใช้งานในแท็บต่าง ๆ บน Ribbon แล้วเลือกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน นอกจากนี้ ยังสมารถเพิ่มปุ่มเครื่องมือด่วน ได้โดยใช้คำสั่งเพิ่มเติม หรือใช้รายการกำหนดแถบเครื่องมือด่วน เองในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ที่ปุ่ม Office

รูป แสดงแถบเครื่องมือด่วนอยู่เหนือ/ใต้ Ribbon และรายการคำสั่ง/เพิ่มปุ่มคำสั่ง

รูป แสดงเพิ่ม/เอาออกปุ่มคำสั่งแถบเครื่องมือด่วนแบบกำหนดเอง

2.4 แถบเครื่องมือ Ribbon
เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งต่าง ๆ แบ่งออกเป็นแท็บ ๆ แท็บ ในแต่ละแท็บจะมีกลุ่มชื่อ/ ชุดคำสั่งอยู่ด้านล่าง และมีปุ่มคำสั่งไว้ใช้งานแทนเมนูแบบเก่า ๆ โดยบางแท็บจะมีปุ่มน้อย ๆ หรือ จุดมุมด้านล่างขวามือไว้สำหรับเรียกกล่องโต้ตอบออกมาใช้งานได้ละเอียดมากขึ้น นอกจากนี้หาก ไม่ใช้งานสามารถย่อ Ribbon ได้อีกด้วย

รูป แสดงแถบเครื่องมือ Ribbon และเมนูย่อให้เล็กสุด

2.4.1 แท็บหน้าแรก
เป็นแท็บแรกที่ให้มาเมื่อเปิดโปรแกรม/งานเข้ามา ซึ่งจะเป็นคำสั่งมาตรฐาน ที่จำเป็นต้องใช้งานบ่อย ๆ มีกลุ่มคำสั่ง ได้แก่ คลิปบอร์ด แบบอักษร การจัดแนว ตัวเลข ลักษณะ เซลล์ และการแก้ไข เป็นต้น

รูป แสดงแท็บแรกบนแถบเครื่องมือ Ribbon

2.4.2 แท็บแทรก
เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการแทรกงานต่าง ๆ ได้แก่ ตาราง ภาพประกอบ แผนภูมิ การเชื่อมโยง และข้อความ เป็นต้น

รูป แสดงแท็บแทรกบนแถบเครื่องมือ Ribbon

2.4.3 แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการหน้ากระดาษต่าง ๆ ได้แก่ ชุด รูปแบบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปรับพอดี ตัวเลือกของแผ่นงาน และจัดเรียง เป็นต้น

รูป แสดงแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษบนแถบเครื่องมือ Ribbon

2.4.4 แท็บสูตร
เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการเกี่ยวกับสูตรหรือฟังก์ชันต่าง ๆ ได้แก่ ไลบรารีฟังก์ชัน ชื่อที่กำหนด ตรวจสอบสูตร และการคำนวณ เป็นต้น

รูป แสดงแท็บสูตรบนแถบเครื่องมือ Ribbon

2.4.5 แท็บข้อมูล
เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ รับข้อมูล ภายนอก การเชื่อมต่อ เรียงลำดับและกรอง เครื่องมือข้อมูล และเค้าร่าง เป็นต้น

รูป แสดงแท็บข้อมูลบนแถบเครื่องมือ Ribbon

2.4.6 แท็บตรวจทาน
เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการตรวจทานพิสูจน์อักษร สร้างข้อคิดเห็น และการเปลี่ยนแปลง

รูป แสดงแท็บตรวจทานบนแถบเครื่องมือ Ribbon

2.4.7 แท็บมุมมอง
เป็นแท็บที่มีกลุ่มคำสั่งใช้งานในการจัดการมุมมองของหน้ากระดาษ/แผ่นงาน/ สมุดงาน ได้แก่ มุมมองสมุดงาน แสดง/ซ่อน ย่อ/ขยาย หน้าต่าง และแมโคร เป็นต้น

รูป แสดงแท็บตัวเลือกที่อยู่บนแถบเครื่องมือ PivotTable

รูป แสดงแท็บออกแบบที่อยู่บนแถบเครื่องมือ PivotTable

2.5 แถบสูตร
เป็นแถบเครื่องมือที่มีพื้นที่ใช้งานอยู่ 3 ส่วน คือด้านซ้ายเป็นที่ใช้ในการแสดงตำแหน่ง เซลล์หรืออ้างอิงเซลล์ ทั้งนี้เมื่อพิมพ์เครื่องหมาย = หรือคลิก ปุ่มเครื่องหมาย fx ที่ตำแหน่งเซลล์ หรืออ้างอิงเซลล์นี้ จะเปลี่ยนเป็นชื่อสูตรหรือฟังก์ชันและการใช้สูตรที่ใช้ในเร็ว ๆ นี้ ถัดไปเป็นปุ่ม เครื่องหมายกากบาทใช้ยกเลิก ปุ่มเครื่องหมายถูกใช้ป้อนค่า และปุ่มเครื่องหมาย fx ใช้แทรกฟังก์ชัน ช่องพื้นที่ด้านขวาสุดเป็นที่ที่แสดงข้อความ ตัวเลข และสูตรที่อยู่เบื้องหลังตัวเลข

รูป แสดงแถบเครื่องมือสูตรอ้างอิงเซลล์ A1 แสดงข้อความผลิตภัณฑ์

รูป แสดงแถบเครื่องมือสูตรสามารถขยายพื้นที่ได้

รูป แสดงแถบเครื่องมือสูตรแสดงสูตรล่าสุดที่ใช้แล้ว และปุ่มยกเลิก ป้อนค่า แทรกฟังก์ชัน

2.6 แถบสถานะ (Status bar)
เป็นแถบด้านล่างสุดของหน้าต่าง ซึ่งแบ่งพื้นที่ออกเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนซ้ายเป็นส่วนที่ แสดงการใช้งานขณะนั้น เช่น การคัดลอก และการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ เป็นต้น และส่วน ขวาแสดงมุมมอง

รูป แสดงเมนูลัดใช้ควบคุมจัดการแถบสถานะ

2.6.1 พื้นที่แสดงสถานะ
เป็นการแสดงถึงสถานการณ์การทำงานในปัจจุบันนั้น

รูป แสดงแถบสถานะแสดงถึงการใช้คำสั่งคัดลอก และแสดงผลลัพธ์สูตรของกลุ่มตัวเลขที่เลือกด้วย

2.6.2 พื้นที่แสดงมุมมองและย่อ/ขยาย
เป็นแถบมุมมองที่อยู่ทางด้านขวามือของแถบสถานะ ซึ่งใช้ในการสลับ มุมมอง และย่อ/ขยาย

รูป แสดงหน้าต่างตัวอย่างแสดงมุมมองปกต

รูป แสดงหน้าต่างตัวอย่างแสดงมุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ

รูป แสดงหน้าต่างตัวอย่างแสดงมุมมองตัวอย่างตัวแบ่งหน้า ซึ่งจะย่อลงเป็น 60%

รูป แสดงหน้าต่างตัวอย่างแสดงมุมมองปกติ แต่ได้ขยายขึ้นเป็น 200%

2.7 แผ่นงานหรือชีท (Sheet)
เป็นพื้นที่ทำงานของสมุดงาน ในแต่ละสมุดงานจะมีกี่แผ่นงานก็ได้ โดยโปรแกรมได้ ให้มา 3 แผ่นงานก่อน ซึ่งสามารถเพิ่มได้โดยใช้เมนูลัดที่แผ่นงานเลือกแทรก...\แผ่นงาน หรือคลิก แผ่นงานท้าย (ปุ่มแทรกแผ่นงาน) หรือกดแป้น Shift + F11 ซึ่งในแผ่นงานหนึ่ง ๆ จะมีลักษณะเป็น ตาราง ประกอบไปด้วย

รูป แสดงแผ่นงานที่ตั้งชื่อแล้ว และแผ่นสุดท้ายเป็นแทรกแผ่นงานใหม่

รูป แสดงการแทรกแผ่นงาน และเมนูลัดการจัดการแผ่นงาน

2.7.1 คอลัมน์ (Column)
เป็นช่องข้อมูลที่เรียงอยู่ในแนวตั้งด้านบน ตั้งแต่ A, B, C,…,Z แล้วต่อ ด้วยอักษร 2 และ 3 ตัว ซึ่งมีทั้งหมด 16,384 คอลัมน์

รูป แสดงชื่อคอลัมน์เป็นตัวอักษรอังกฤษ

2.7.2 แถว (Row)
เป็นช่องข้อมูลที่เรียงอยู่ทางแนวนอนด้านซ้าย ใช้ตัวเลขแทนชื่อของแถว เริ่มตั้งแต่ 1 ไปจนถึง 1,048,576 แถว

รูป แสดงชื่อแถวเป็นตัวเลข

2.7.3 เซลล์ (Cell)
เป็นช่องสำหรับใส่ข้อมูล มีชื่ออ้างอิงเซลล์แบบปกติที่นิยมใช้กัน คือ ชื่อ คอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 เป็นเซลล์ที่อยู่ในคอลัมน์ A และอยู่ในแถวที่ 1 เป็นต้น ภายในหนึ่ง เซลล์จะมีข้อมูลได้เพียงแค่ตัวเดียว โดยข้อมูลจะเป็นตัวเลข ข้อความ ตัวเลขปนข้อความ หรือสูตรก็ ได้ และตำแหน่งป้อนข้อมูลจะเป็นเซลล์ที่มีกรอบเข้มกว่าเซลล์อื่น ๆ และถ้าต้องการตั้งชื่อให้กับ เซลล์ ก็สามารถพิมพ์ชื่อเซลล์แทนตำแหน่งเซลล์ในแถบสูตรได้ทันทีเลย หรือใช้ปุ่มคำสั่งกำหนด ชื่อ กลุ่มคำสั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

รูป แสดงการอ้างอิงเซลล์และการตั้งชื่อเซลล์

หน่วยที่ 3 หลักการพื้นฐานในการใช้โปรแกรม Excel 2007

โปรแกรม Microsoft Excel 2000 เป็นโปรแกรมตารางคำนวณที่นิยมใช้กันมากใน สำนักงาน มีส่วนประกอบที่เป็นเซลล์เป็นตารางในแผ่นงาน ช่วยให้เกิดความสะดวกในการใช้สูตร คำนวณ สามารถพิมพ์งานได้เช่นเดียวกับเวิร์ด เพียงแต่เป็นการพิมพ์ลงบนแถวหรือเซลล์ การแก้ไข ตัวกรองเรียงลำดับ มีประโยชน์ทำให้งานรวดเร็วยิ่งขึ้น การแทรกรูปภาพ แผนภูมิหรือกราฟ และ วัตถุต่าง ๆ ยังทำได้เช่นเดียวกับเวิร์ด

1. หลักการพื้นฐานและการใช้งานใน Excel 2007
หลักการพื้นฐานในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ยังมีส่วนที่เหมือนกันกับการใช้ งานโปรแกรม Microsoft Word ได้แก่ การเข้า/ออกจากโปรแกรม การเปิด/ปิดแฟ้ม การบันทึก/ บันทึกเป็น การเรียกใช้คำสั่งในเมนู/เมนูลัด การใช้แถบเครื่องมือ/การกำหนดเอง การเลิกทำ/ทำซ้ำ
สำหรับการพิมพ์งานตาราง จำเป็นที่ต้องเรียนรู้หลักการพื้นฐานในการใช้งานกับโปรแกรม Microsoft Excel เสียก่อน ซึ่งมีรายละเอียดที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
1.1 การพิมพ์งานหรือการป้อนข้อมูล
การพิมพ์งานหรือการป้อนข้อมูลในแผ่นงานนั้น มีข้อมูลอยู่หลายลักษณะด้วยกัน ซึ่งมี รายละเอียด ดังต่อไปนี้
1.1.1 การพิมพ์และการแก้ไขงานที่พิมพ์
1.1.1.1 การพิมพ์ครั้งแรก ให้เลือกเซลล์ แล้วพิมพ์งานลงไปได้เลย ข้อความหรือข้อมูลที่มีความยาวมากกว่าความกว้างของคอลัมน์เซลล์นั้น จะทับไปในเซลล์ทางด้าน ขวามือต่อไปเรื่อย ๆ แต่เมื่อใดก็ตามที่เซลล์ด้านขวามือมีข้อความใด ๆ อยู่ เซลล์ที่พิมพ์จะถูกซ่อน ไว้ในเซลล์นั้น เมื่อจบงานพิมพ์แล้ว สามารถใช้ได้ทั้ง Enter ผลลัพธ์ตำแหน่งเซลล์จะเลื่อนลงมา หรือกดแป้นลูกศร ผลลัพธ์ตำแหน่งเซลล์จะไปตามทิศทางของลูกศร หรือกดแป้นTab ผลลัพธ์ ตำแหน่งเซลล์จะเลื่อนไปทางเซลล์ขวามือ และ คลิกปุ่มป้อนค่า (เครื่องหมายถูก) ที่แถบสูตร ผลลัพธ์ตำแหน่งเซลล์จะอยู่ที่เดิม

รูป แสดงการพิมพ์งานครั้งแรก การเคาะแป้น Enter และการคลิกปุ่มป้อนค่า

1.1.1.2 การแก้ไขงานพิมพ์หรือการพิมพ์ครั้งต่อไปในเซลล์เดิม มีอยู่ 2 ลักษณะ คือ
1) การแก้ไขงานทั้งเซลล์หรือการพิมพ์งานใหม่ ให้เลือกเซลล์ที่มี ข้อมูลหรือข้อความเก่า แล้วพิมพ์งานทับได้เลยเช่นเดียวกับการพิมพ์ใหม่ ข้อความใหม่จะทับลงไป ในเซลล์เดิม

รูป แสดงการพิมพ์งานใหม่ทับเซลล์งานเดิม

การแก้ไขงานในเซลล์เป็นบางส่วน ให้เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลหรือ ข้อความเก่า แล้วดับเบิลคลิกให้ตำแหน่งพิมพ์ลงไปในเซลล์ (ผลลัพธ์ ตำแหน่งการพิมพ์จะเลื่อนยาว ออกไปตามข้อความที่พิมพ์) หรือคลิกตำแหน่งพิมพ์ลงไปในช่องข้อความที่แถบสูตร(ผลลัพธ์ ตำแหน่งการพิมพ์จะอยู่ในเซลล์ที่พิมพ์ ไม่เลื่อนยาวออกไปตามข้อความที่พิมพ์) แล้วจึงพิมพ์งานที่ ต้องการ เสร็จแล้วให้คลิกตกลงหรือกดแป้น Enter เท่านั้น ไม่สามารถใช้แป้นพิมพ์ลูกศรได้เลย

รูป แสดงดับเบิลคลิกและพิมพ์เพิ่มลงไปในเซลล์ A1

1.1.2 ตำแหน่งการพิมพ์ข้อความล้วนและการพิมพ์ข้อความปนตัวเลข
ข้อความและตัวเลขที่พิมพ์นั้น จะอยู่ชิดทางด้านซ้ายของเซลล์

รูป แสดงการพิมพ์ข้อความและตัวเลข

1.1.3 ตำแหน่งการพิมพ์ตัวเลขล้วน
ตัวเลขที่พิมพ์หรือป้อนค่าลงไป จะอยู่ชิดทางด้านขวาของเซลล์

รูป แสดงการพิมพ์ตัวเลข 0 นำหน้า ซึ่งผลลัพธ์จะไม่มีเลข 0 และตัวเลขชิดขวา

1.1.4 การพิมพ์เซลล์ตัวเลขประเภทพิเศษ
การป้อนค่าตัวเลข ส่วนใหญ่นิยมป้อนแต่ตัวเลขทั้งหมด ซึ่งสามารถที่จะเปลี่ยน รูปแบบของเซลล์นั้น ๆ ได้ เช่น วันที่ เวลา ข้อความ ฯลฯ หรือถ้าต้องการจัดรูปแบบตัวเลข เช่น สกุลเงิน ค่าเปอร์เซ็นต์ จุลภาค เพิ่ม/ลดทศนิยม เป็นต้น ก็ใช้ชุดคำสั่งตัวเลข ที่แท็บหน้าแรกของ แถบเครื่องมือ Ribbon และการพิมพ์ตัวเลข 0 นำหน้า จะไม่แสดงเลข 0 ออกมา เช่น 001 จะแสดง

รูป แสดงชุดคำสั่งตัวเลข ที่แท็บหน้าแรกของแถบเครื่องมือ Ribbon ที่ใช้จัดรูปแบบเซลล์

ตาราง ปุ่มไอคอนชุดคำสั่งตัวเลข แท็บหน้าแรก ที่ใช้จัดรูปแบบเซลล์

1.1.5 การพิมพ์สูตรและการใช้สูตรฟังก์ชัน
หลักการพิมพ์สูตรนั้น ต้องมีเครื่องหมายเท่ากับ (=) อยู่ข้างหน้าเสมอ และ ในขณะที่ตำแหน่งพิมพ์อยู่หลังเครื่องหมายเท่ากับนั้น เมื่อเรานำเมาส์ไปคลิกที่เซลล์ใด ๆ จะเป็น การนำเอาชื่อเซลล์นั้นมากรอกใช้ในการคำนวณเสมอ และการพิมพ์สูตร สามารถทำได้ 5 วิธี คือ
1.1.5.1 การพิมพ์แบบสมการคณิตศาสตร์ เป็นการคำนวณโดยใช้เครื่องหมาย บวก (+) ลบ (-) คูณ (*) หาร (/) ยกกำลัง (^) เช่น =5*20% หรือ =A1/(2 +3*A6) ฯลฯ

รูป แสดงการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์แบบตัวเลขล้วน และแบบอ้างอิงเซลล์

1.1.5.2 การพิมพ์แบบสูตรฟังก์ชัน เป็นการคำนวณโดยใช้สูตรฟังก์ชันจาก แท็บหน้าแรก ชุดคำสั่งการแก้ไข หรือ แท็บสูตร ชุดคำสั่งผลรวมอัตโนมัติ ได้แก่ SUM AVERAGE IF MAX ฯลฯ ซึ่งมีรูปแบบในการพิมพ์ คือ พิมพ์ = ตามด้วยชื่อสูตร และวงเล็บ ซึ่งในวงเล็บเป็น เซลล์อ้างอิงถึงข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการคำนวณสูตรนั้น เช่น สัญลักษณ์ : ใช้แทนถึง และ สัญลักษณ์ , ใช้แทนอีกกลุ่มเซลล์หนึ่ง เช่น = SUM (C4:C6,C8) หมายถึงการหาผลรวมจากเซลล์ C4 ถึง C6 และเซลล์ C8 เป็นต้น

รูป แสดงการพิมพ์สมการแบบสูตรฟังก์ชัน

1.1.5.3 การเรียกใช้สูตรฟังก์ชันที่ใช้ไปล่าสุด เป็นการเรียกใช้สูตรฟังก์ชันที่ใช้ ไปล่าสุด จากแถบเครื่องมือสูตร โดยเริ่มต้นจากการพิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตำแหน่งการอ้างอิง เซลล์ทางด้านหน้าจะเปลี่ยนเป็นชื่อสูตรขึ้น 1 สูตร ถ้าเป็นสูตรที่ต้องการใช้ ก็คลิกที่ชื่อสูตรนี้ได้เลย แต่ถ้าต้องการใช้สูตรอื่น ให้คลิกหัวลูกศรเปิดรายการที่ซ่อนสูตรออกมา แล้วคลิกเลือกสูตรที่

รูป แสดงการพิมพ์เครื่องหมาย = และเรียกใช้สูตรฟังก์ชันล่าสุด

1.1.5.4 การเรียกใช้สูตรฟังก์ชันที่ให้มาบนแถบ Ribbon เป็นการเรียกใช้สูตร ฟังก์ชันที่ได้จัดทำรายการให้มาแล้วจากแท็บหน้าแรก ชุดคำสั่งการแก้ไข หรือ แท็บสูตร ชุดคำสั่ง ผลรวมอัตโนมัติ ได้แก่ ผลรวม ค่าเฉลี่ย นับตัวเลข ค่ามากที่สุด และค่าน้อยที่สุด ฯลฯ

รูป แสดงการเรียกใช้สูตรฟังก์ชันที่แท็บหน้าแรก และแท็บสูตร

1.1.5.5 การเรียกใช้สูตรฟังก์ชันเพิ่มเติม ที่แถบ Ribbon เป็นการเรียกใช้สูตร ฟังก์ชันเพิ่มเติมนอกจากที่ให้มา จากแท็บหน้าแรก ชุดคำสั่งการแก้ไข หรือ แท็บสูตร ชุดคำสั่ง ผลรวมอัตโนมัติ ได้แก่ ผลรวม ค่าเฉลี่ย นับตัวเลข ค่ามากที่สุด และค่าน้อยที่สุด ฯลฯ

รูป แสดงการเรียกใช้สูตรฟังก์ชันเพิ่มเติมที่แท็บหน้าแรก และแท็บสูตร

รูป แสดงกล่องโต้ตอบจากการเรียกใช้สูตรฟังก์ชันเพิ่มเติม ให้เลือกประเภทและสูตรฟัก์ชัน

1.1.6 การใช้คำสั่งด้วยแป้นพิมพ์
เป็นลักษณะการใช้คำสั่งที่แป้นพิมพ์ กับ Excel 2007 ให้มีประโยชน์และมี ความรวดเร็วมากที่สุด
ตาราง แป้นพิมพ์และหน้าที่ของแป้นพิมพ์ใน Excel 2007

1.2 การเลือกและการแก้ไข
ก่อนที่จะพิมพ์งานหรือแก้ไขงานต่าง ๆ เราจำเป็นที่ต้องเลือกเซลล์ แถว คอลัมน์ หรือ ตาราง ให้เป็นเสียก่อน โดยวิธีการใช้เมาส์ เนื่องจากได้อธิบายการใช้แป้นพิมพ์จากตารางมาแล้ว ซึ่ง มีรายละเอียด ต่อไปนี้
1.2.1 การเลือก
เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาแล้ว ตำแหน่งพิมพ์เริ่มแรกจะอยู่ที่ A1 และให้สังเกต รูปตัวชี้จะมีลักษณะเป็นกากบาทแบบบล็อก ( ) ซึ่งใช้ในการเลือกตำแหน่งที่จะใช้งาน เมื่อ เลือกมากกว่าหนึ่งเซลล์แล้ว จะเกิดขอบเขตที่เลือกไว้มีสีเข้มขึ้นให้เราสังเกตได้ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้
1.2.1.1 การเลือกเซลล์ ในการจะใช้คำสั่งจัดการเซลล์ใด ๆ ต้องเลือกเพื่อระบุ ตำแหน่งเซลล์ที่จะถูกดำเนินการตามคำสั่งนั้น ๆ เสียก่อน ซึ่งมีวิธีการเลือก ดังนี้

รูป แสดง การเลือกเซลล์ A1 เซลล์เดียว

รูป แสดงการเลือกหลายเซลล์และเริ่มต้นที่เซลล์ A1 ลากไปที่ B4

รูป แสดงการเลือกหลายเซลล์ที่ติดกันและไม่ติดกัน

1.2.1.2 การเลือกแถว ให้คลิกเลือกที่หัวแถวตัวเลขที่ต้องการ หากเลือกหลาย แถวให้ทำลักษณะเดียวกันกับการเลือกเซลล์

รูป แสดงการเลือกแถว

1.2.1.3 การเลือกคอลัมน์ ให้คลิกเลือกที่หัวคอลัมน์ตัวอักษรที่ต้องการ หาก เลือกหลายคอลัมน์ให้ทำลักษณะเดียวกันกับการเลือกเซลล์

รูป แสดงการเลือกคอลัมน์

1.2.1.4 การเลือกทั้งหมดหรือทั้งแผ่นงาน ให้คลิกเลือกที่ว่างมุมบนซ้ายหรือ บนหัวแถวที่ 1 หรือหน้าหัวคอลัมน์ที่ A หรือ กดแป้น Ctrl + A

รูป แสดงการเลือกทั้งแผ่นงาน

1.2.1.5 การยกเลิกการเลือก ให้คลิกที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่ง หรือกดปุ่ม ESC ขอบเขตที่เลือกไว้จะหายไปทันที
1.2.2 การแก้ไข
การพิมพ์งาน ย่อมต้องมีการแก้ไขงานอยู่เสมอ หลังจากที่เราเป็นการเลือกแล้ว เราจะมาแก้ไขงานต่อไปได้ ซึ่งมีอยู่หลายหัวข้อ ดังต่อไปนี้
1.2.2.1 การเลิกทำหรือการทำซ้ำ จากแถบเครื่องมือด่วน ให้คลิกปุ่มคำสั่งเลิก ทำ หรือทำซ้ำ

รูป แสดงรายการคำสั่งเลิกทำ หรือทำซ้ำบนแถบเครื่องมือด่วน

1.2.2.2 การตัดหรือการย้ายเนื้อหา ให้เข้าไปในเซลล์ แล้วเลือกเนื้อหาที่ ต้องการ แล้วใช้คำสั่งตัด คลิกที่ปุ่มไอคอนตัดที่ชุดเครื่องมือคลิปบอร์ดของแท็บหน้าแรก หรือคลิก ขวาเปิดเมนูลัด หรือใช้แป้น Ctrl + X เนื้อหาจะหายไปอยู่ในคลิปบอร์ด จากนั้นคลิกเลือกเซลล์ ตำแหน่งที่จะวาง แล้วใช้คำสั่งวาง ที่ชุดเครื่องมือคลิปบอร์ดของแท็บหน้าแรก หรือคลิกขวาเปิดเมนู ลัด หรือใช้แป้น Ctrl + V ซึ่งสามารถวางได้หลายครั้ง ในกรณีที่ไม่ได้วางหรือลืมวาง เนื้อหาก็จะอยู่ ที่คลิปบอร์ด ซึ่งสามารถนำมาวางอีกหรือลบออกจากคลิปบอร์ดก็ได้

รูป แสดงการใช้คำสั่งตัดในการย้ายเนื้อหาบางส่วนในเซลล์

รูป แสดง เนื้อหาถูกจำเข้าไปในคลิปบอร์ด สามารถวางหรือลบออกไปได้

1.2.2.3 การคัดลอกเนื้อหา ให้เข้าไปในเซลล์ แล้วเลือกเนื้อหาที่ต้องการ แล้ว ใช้คำสั่งคัดลอก คลิกที่ปุ่มไอคอนคัดลอกที่ชุดเครื่องมือคลิปบอร์ดของแท็บหน้าแรก หรือคลิกขวา เปิดเมนูลัด หรือใช้แป้น Ctrl + C เนื้อหาจะเข้าไปอยู่ในคลิปบอร์ด จากนั้นคลิกเลือกเซลล์ตำแหน่ง ที่จะวาง แล้วใช้คำสั่งวาง ที่ชุดเครื่องมือคลิปบอร์ดของแท็บหน้าแรก หรือคลิกขวาเปิดเมนูลัด หรือ ใช้แป้น Ctrl + V ซึ่งสามารถวางได้หลายครั้ง ในกรณีที่ไม่ได้วางหรือลืมวาง เนื้อหาก็จะอยู่ที่คลิป บอร์ด ซึ่งสามารถนำมาวางอีกหรือลบออกจากคลิปบอร์ดก็ได้

รูป แสดงการใช้คำสั่งคัดลอกเนื้อหาบางส่วนในเซลล์

รูป แสดงเนื้อหาถูกจำเข้าไปในคลิปบอร์ด สามารถวางหรือลบออกไปได้

1.2.2.4 การตัดหรือการย้ายเซลล์/แถว/คอลัมน์ เมื่อเลือกเซลล์หรือแถวหรือ คอลัมน์ที่ต้องการแล้ว แล้วใช้คำสั่งตัดด้วยวิธีใดก็ได้ จะปรากฏแนวเส้นประเคลื่อนไหวรอบบริเวณ พื้นที่ถูกเลือก จากนั้นคลิกเลือกเซลล์ตำแหน่งแรกสุดของด้านบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง แล้วใช้ คำสั่งวาง ด้วยวิธีใดก็ได้ หรือกดแป้น Enter ซึ่งสามารถวางได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น หากต้องการวาง อีกต้องใช้การวางที่คลิปบอร์ด และเราสามารถใช้เมาส์ลากมาวางก็ได้ แต่ต้องวางเมาส์ไว้ที่ขอบของ เซลล์ที่เลือกให้รูปตัวชี้เมาส์จะมีลักษณะเป็นลูกศรสีขาวหันไปทางซ้าย ( ) จึงจะเป็นการย้าย

รูป แสดง การใช้ชุดคำสั่งตัดและวาง (ย้าย) เซลล์จากแท็บหน้าแรก

1.2.2.5 การคัดลอกเซลล์/แถว/คอลัมน์ เมื่อเลือกเซลล์หรือแถวหรือคอลัมน์ที่ ต้องการแล้ว ใช้คำสั่งคัดลอกด้วยวิธีใดก็ได้ จะปรากฏแนวเส้นประเคลื่อนไหวรอบบริเวณพื้นที่ที่ ถูกเลือก จากนั้นคลิกเลือกเซลล์ตำแหน่งแรกสุดของด้านบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง แล้วใช้คำสั่งวาง ด้วยวิธีใดก็ได้ หรือกดแป้น Enter ซึ่งสามารถวางได้หลายครั้ง และยังเก็บไว้ที่คลิปบอร์ดให้สามารถ วางในภายหลังอีกได้ และเราสามารถใช้เมาส์ลากพร้อมทั้งกดแป้น Ctrl ค้างไว้มาวางก็ได้ แต่ต้อง วางเมาส์ไว้ที่ขอบของเซลล์ที่เลือกให้รูปตัวชี้เมาส์จะมีลักษณะเป็นลูกศรสีขาวหันไปทางซ้ายมี เครื่องหมาย + ( )จึงจะเป็นการคัดลอก

รูป แสดงการใช้คำสั่งคัดลอกเซลล์

การใช้ปุ่มตัวเลือกการวาง ในการคัดลอกและวางแล้ว จะปรากฏปุ่ม ตัวเลือกการวางขึ้นมา สามารถที่จะปรับเปลี่ยนการวางทั้งเนื้อหาและรูปแบบได้อีกหลายรูปแบบ ได้แก่ รักษาการจัดรูปแบบตามต้นฉบับ ใช้ชุดรูปแบบของปลายทาง ตรงกับการจัดรูปแบบของ ปลายทาง ค่าและการจัดรูปแบบตัวเลข เก็บความกว้างคอลัมน์ตามต้นฉบับ การจัดรูปแบบเท่านั้น และการเชื่อมโยงเซลล์

รูป แสดง การคัดลอกและตัวเลือกการวางแบบต่าง ๆ

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบรักษาการจัดรูปแบบตามต้นฉบับ

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบใช้ชุดรูปแบบของปลายทาง

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบตรงกับการจัดรูปแบบของปลายทาง

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบค่าและการจัดรูปแบบตัวเลข

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบเก็บความกว้างคอลัมน์ตามต้นฉบับ

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบการจัดรูปแบบเท่านั้น

รูป แสดงตัวเลือกการวางแบบการเชื่อมโยงเซลล์

และการวางแบบพิเศษ เมื่อสั่งคัดลอกแล้ว ยังสามารถวางเป็นแบบ พิเศษได้ โดยคลิกที่พื้นที่ปุ่มหัวลูกศรใต้ไอคอนวางที่ชุดเครื่องมือคลิปบอร์ดของแท็บหน้าแรก แล้วเลือกรายการที่ต้องการ หรือรายการวางแบบพิเศษ หรือคลิกขวาเปิดเมนูลัด เลือกวางแบบพิเศษ ก็ได้ขึ้นอยู่กับความต้องการของเรา ตัวอย่างเช่น วางทั้งหมด วางเป็นสูตร ค่า รูปแบบ ข้อคิดเห็น การตรวจสอบความถูกต้อง ทั้งหมดยกเว้นเส้นขอบ และความกว้างคอลัมน์ ทั้งยังวางเป็นตัว ดำเนินการ หมายถึงนำเซลล์ที่คัดลอกมาคำนวณกับเซลล์ที่จะวาง เช่น ตัวดำเนินการไม่มี คูณ บวก หาร ลบ หรือจะวางเซลล์ที่ว่าง หรือจะวางสลับเปลี่ยนแถวเป็นคอลัมน์

รูป แสดงการวางแบบพิเศษสลับเปลี่ยนแถวเป็นคอลัมน์

การคัดลอกในเซลล์ต้นแบบที่เป็นสูตรนั้น การวางธรรมดาก็จะได้เป็น สูตร เช่นเดียวกับการวางแบบพิเศษเป็นสูตร แต่ถ้าสูตรใดมีการอ้างอิงเซลล์อยู่ด้วย เมื่อวางแล้วการ อ้างอิงเซลล์จะเปลี่ยนไปตามแถวและคอลัมน์ที่เซลล์ที่วางนั้น ตัวอย่างจากรูป ที่เซลล์ A6 เป็นการ ใช้สูตรผลรวม =A2+A3+A4+A5 เมื่อคัดลอกมาวางที่เซลล์ A8 การอ้างอิงเซลล์เปลี่ยนไปเป็น =A4+A5+A6+A7 ซึ่งเซลล์ A7ไม่มีข้อมูลใด ๆ จึงได้ผลลัพธ์เท่ากับ 170

รูป แสดงการวางแบบพิเศษเป็นสูตร

รูป แสดงการวางแบบพิเศษเป็นวางค่าและวางการเชื่อมโยง

รูป แสดงการวางแบบพิเศษเป็นรูปแบบ แล้วทดลองพิมพ์ 500 จะได้รูปแบบ 500.00

รูป แสดงการวางแบบพิเศษเป็นตัวดำเนินการคูณ จะได้ผลลัพธ์ = 20*100.00

รูป แสดงการคัดลอกเป็นรูปภาพตามลักษณะที่ปรากฏและรูปแบบรูปภาพหรือบิตแมป

รูป แสดงการวางเป็นรูปภาพ

1.2.2.6 การคัดลอกข้อความจากโปรแกรมอื่นมา เมื่อเลือกข้อความจาก โปรแกรมอื่น เช่น Word ที่ต้องการแล้ว สั่งคัดลอกที่ Word จากนั้นจึงเปิดโปรแกรม Excel ที่จะใช้ งานพิมพ์นั้น คลิกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ แล้วสั่งวาง ก็จะได้ข้อความนั้นอยู่ในเซลล์ที่เลือก โดยมี การจัดข้อความลงในเซลล์ตามการพิมพ์งานด้วยตัวแบ่งแบบแท็บ หรือจุลภาคหรือย่อหน้า

รูป แสดงการใช้คำสั่งคัดลอกข้อความที่พิมพ์งานด้วยแท็บจาก Word 2007

รูป แสดงการใช้คำสั่งวางข้อความใน Excel 2007 และจัดความกว้างคอลัมน์แล้ว

1.2.2.7 การคัดลอกข้อความออกไปยังโปรแกรมอื่น เมื่อเลือกงานพิมพ์จาก ตารางงาน Excel แล้ว สั่งคัดลอก จากนั้นจึงเปิดโปรแกรมอื่น เช่น Word คลิกตำแหน่งพิมพ์ที่ บรรทัดและหน้าที่ต้องการจะวาง ใช้คำสั่งวาง ก็จะได้ตารางงานพร้อมรูปแบบเซลล์มาด้วย แต่ที่ไม่ ได้มาคือสูตรคำนวณ

รูป แสดงการใช้คำสั่งคัดลอกตารางงานที่พิมพ์ใน Excel 2007

รูป แสดงการใช้คำสั่งวางตารางงานใน Word 2007

1.2.2.8 การเติมอัตโนมัติ (Auto Fill) เป็นการเติมให้กับข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ ติดกันตามแถวหรือคอลัมน์ก็ได้ โดยการนำเมาส์ไปวางที่จุดมุมล่างซ้ายของขอบเซลล์ที่ เลือก ให้รูปตัวชี้เมาส์มีลักษณะเป็นบวกดำ ( ) หรือเรียกว่า Fill Handle แล้วจึงลากไป ตามแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการ หรือใช้ปุ่มเติมในกลุ่มคำสั่งแก้ไข ของแท็บหน้าแรกบนแถบ Ribbon โดยจะมีผลลัพธ์แตกต่างกันไปตามชนิดของข้อมูลต้นแบบ ดังนี้

รูป แสดงการใช้ตัวเติมอัตโนมัติให้กับข้อความแบบคัดลอกและเรียงลำดับ

รูป แสดงการใช้ปุ่มเติมในกลุ่มคำสั่งแก้ไขของแท็บหน้าแรก

(1) การพิมพ์ข้อความเรียงลำดับที่แผ่นงาน มีวิธีการ ดังนี้

รูป แสดงการพิมพ์รายการเตรียมไว้ที่แผ่นงาน ให้เลือกเซลล์ที่พิมพ์ก่อน

- พิมพ์ข้อความของแต่ละลำดับในแต่ละเซลล์ เสร็จแล้วคลิก ปุ่ม Office คลิกที่ปุ่มตัวเลือกของ Excel จะเปิดกล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเอง จากนั้นจึงคลิก ปุ่ม เพื่อนำไปเลือกเซลล์ที่พิมพ์แล้ว แล้วคลิก เปิดกล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเอง คลิกปุ่มนำเข้า โปรแกรมจะนำรายการพิมพ์ในเซลล์ที่อ้างเข้ามาให้เอง แล้วจึงคลิกปุ่มตกลง

รูป แสดงการพิมพ์รายการกำหนดเองเตรียมไว้ โดยยังไม่ต้องเลือกเซลล์ก่อน

(2) การพิมพ์ในกล่องโต้ตอบที่รายการแบบกำหนดเองรายการ กำหนดเอง มีวิธีการ คือ ให้คลิกปุ่ม Office คลิกที่ปุ่มตัวเลือกของ Excel จะเปิดกล่องโต้ตอบ รายการแบบกำหนดเอง คลิกเลือกรายการใหม่จากรายการด้านซ้าย แล้วป้อนข้อความเซลล์ละ บรรทัดทางด้านขวา จบบรรทัดเคาะ Enter เสร็จแล้วคลิกปุ่มเพิ่ม จากนั้นจึงคลิกปุ่มตกลง

รูป แสดงการพิมพ์ป้อนรายการใหม่ในกล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเอง

(3) การลบรายการที่ไม่ต้องการ เมื่อเข้ามาที่กล่องโต้ตอบที่รายการ แบบกำหนดเองรายการ ให้คลิกเลือกรายการที่ไม่ต้องการทางด้านซ้ายมือ เสร็จแล้วคลิกปุ่มลบ จะมี แผ่นคำเตือน ถ้าต้องการลบให้คลิกตกลง หรือถ้าเปลี่ยนใจไม่ต้องการลบ ให้คลิกยกเลิก

รูป แสดงการลบรายการในกล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเอง

รูป แสดงการใช้ตัวเติมอัตโนมัติให้กับตัวเลขแบบคัดลอกและเรียงลำดับ

รูป แสดงการใช้ปุ่มเติมชุดข้อมูลในกลุ่มคำสั่งแก้ไข ของแท็บหน้าแรก

รูป แสดงการใช้ตัวเติมอัตโนมัติให้กับข้อความและตัวเลขเป็นเรียงลำดับ

รูป แสดงการใช้ตัวเติมชุดข้อมูลเรียงลำดับจากคำสั่งเติมที่แท็บหน้าแรก

รูป แสดงการใช้ตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการคัดลอกเซลล์

รูป แสดงการใช้ตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการเติมชุดข้อมูล

รูป แสดงการใช้ตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการเติมรูปแบบเท่านั้น

รูป แสดงการใช้ตัวเลือกการเติมอัตโนมัติในการเติมโดยปราศจากรูปแบบ

รูป แสดงการใช้ตัวเติมอัตโนมัติในการเติมชุดข้อมูลแบบสูตร

1.2.2.9 การเชื่อมข้อความเป็นเซลล์เดียวกัน เป็นการใช้เครื่องหมาย & เชื่อมต่อระหว่างเซลล์ที่ต้องการ ภายใต้การใช้สูตร หรือใช้การย้ายข้อความจากเซลล์หนึ่งไปวางต่อ อีกเซลล์หนึ่งก็ได้ เช่นที่ B3 พิมพ์ =A1&C1 จะเป็นการเชื่อมข้อความของเซลล์ A1 กับเซลล์ C1

รูป แสดงการเชื่อมต่อข้อความด้วยเครื่องหมาย & ในการใช้สูตร

1.2.2.10 การเปลี่ยนข้อความให้เป็นคอลัมน์ เป็นการเปลี่ยนงานข้อมูลที่ตอน แรกพิมพ์อยู่ในเซลล์เดียวกัน โดยอาจจะเว้นวรรค หรือใช้จุลภาค หรืออัฒภาค หรือแท็บคั่น แล้ว ตอนหลังต้องการที่จะแยกข้อความออกไปอีกเซลล์หนึ่ง สามารถทำได้โดยการเลือกข้อความ ทั้งหมด แล้วคลิกแท็บข้อมูล เลือกคำสั่งข้อความเป็นคอลัมน์ จะมีแผ่นตัวช่วยสร้างการแปลง ข้อความเป็นคอลัมน์ทำตามขั้นตอน

รูป แสดงการเลือกคำสั่งข้อความเป็นคอลัมน์ที่แท็บข้อมูล

รูป แสดงตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ขั้นที่ 1 เลือกชนิดการแบ่งคอลัมน์ด้วยตัวคั่น

รูป แสดงตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ขั้นที่ 2 เลือกชนิดตัวคั่นเป็นช่องว่าง

รูป แสดงตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ขั้นที่ 3 เลือกรูปแบบของเซลล์แต่ละคอลัมน์ และจะนำไปไว้ที่เซลล์ใด

รูป แสดงผลลัพธ์จากการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์แล้ว ชื่อและนามสกุลอยู่คนละคอลัมน์

1.2.2.11 การล้าง เป็นการจัดการล้างเซลล์ที่เลือกไว้ ได้แก่ รูปแบบ เนื้อหา ข้อคิดเห็น และทั้งหมด เป็นต้น โดยไปที่แท็บหน้าแรก ชุดคำสั่งการแก้ไข ดังรายละเอียดต่อไปนี้

รูป แสดงคำสั่งการล้าง

รูป  แสดงคำสั่งการล้างทั้งหมด

รูป แสดงคำสั่งการล้างรูปแบบ

รูป แสดงคำสั่งการล้างเนื้อหา แต่รูปแบบยังอยู่ ทอลองพิมพ์เลข 20

รูป แสดงคำสั่งการล้างข้อคิดเห็น

1.2.2.12 การค้นหาและเลือก เป็นการจัดการลบส่วนที่เลือก เช่น จะลบเซลล์ หรือลบแถวหรือลบคอลัมน์ที่ได้เลือกไว้ เป็นต้น โดยใช้คำสั่งการค้นหาและเลือก ที่ชุดคำสั่งการ แก้ไขของแท็บหน้าแรก จะมีรายการต่าง ๆได้แก่ ค้นหา แทนที่ ไปที่ ไปที่แบบพิเศษ สูตร ข้อคิดเห็น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ค่าคงที่ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เลือกวัตถุ และ บานหน้าต่างส่วนที่เลือก เป็นต้น

รูป แสดงรายการต่าง ๆ จากคำสั่งการค้นหาและเลือก

รูป แสดงคำสั่งการค้นหาสูตร

1.2.2.13 การลบ เป็นการจัดการลบส่วนที่เลือก เช่น จะลบเซลล์ หรือลบแถว หรือลบคอลัมน์ที่ได้เลือกไว้ เป็นต้น โดยใช้คำสั่งลบ ที่ชุดคำสั่งเซลล์ของแท็บหน้าแรก จะมี ชุดคำสั่งอยู่ 4 คำสั่ง ได้แก่ ลบเซลล์ ลบแถวในแผ่นงาน ลบคอลัมน์ในแผ่นงาน และลบแผ่นงาน เป็นต้น หรือใช้คลิกขวาเปิดเมนูลัดในส่วนที่เลือก แล้วเลือกรายการลบ... จะมีกล่องโต้ตอบลบ ออกมาให้เลือกว่าจะลบอะไร ได้แก่ ลบเซลล์แล้วเลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย/ขึ้น หรือลบทั้งแถว หรือลบ ทั้งคอลัมน์ เป็นต้น

รูป แสดงคำสั่งลบ ที่ชุดคำสั่งเซลล์ของแท็บหน้าแรก

รูป แสดงกล่องโต้ตอบลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์

1.2.2.14 การแทรก เป็นการจัดการแทรกส่วนที่เลือก เช่น จะแทรกเซลล์ หรือ แทรกแถวหรือแทรกคอลัมน์ที่ได้เลือกไว้ เป็นต้น โดยใช้คำสั่งแทรก ที่ชุดคำสั่งเซลล์ของแท็บหน้า แรก จะมีชุดคำสั่งอยู่ 4 คำสั่ง ได้แก่ แทรกเซลล์ แทรกแถวในแผ่นงาน แทรกคอลัมน์ในแผ่นงาน และแทรกแผ่นงาน เป็นต้น หรือใช้คลิกขวาเปิดเมนูลัดในส่วนที่เลือก แล้วเลือกรายการแทรก... จะ มีกล่องโต้ตอบแทรกออกมาให้เลือกว่าจะแทรกอะไร ได้แก่ แทรกเซลล์แล้วเลื่อนเซลล์ไปทางขวา/ ลง หรือแทรกทั้งแถว หรือแทรกทั้งคอลัมน์ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีปุ่มตัวเลือกการแทรกเกิดขึ้นมา ด้วย ช่วยให้มีการจัดรูปแบบเซลล์ที่แทรกมาง่ายขึ้น

รูป แสดงกล่องโต้ตอบแทรกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์

รูป แสดงปุ่มตัวเลือกการแทรก จัดรูปแบบเซลล์ให้เหมือนกับเซลล์ด้านบน

รูป แสดงปุ่มตัวเลือกการแทรก จัดรูปแบบเซลล์ให้เหมือนกับเซลล์ด้านล่าง

รูป แสดงปุ่มตัวเลือกการแทรก ล้างการจัดรูปแบบเซลล์

1.2.2.15 การสร้างข้อคิดเห็น เป็นการสร้างและการจัดการข้อคิดเห็นต่าง ๆ เช่น ลบ แสดง/ซ่อน ค้นหาก่อนหน้า ถัดไป แสดงข้อคิดเห็นทั้งหมด เป็นต้น โดยใช้กลุ่มคำสั่งข้อคิดเห็น ของแท็บตรวจทาน

รูป แสดงการสร้างข้อคิดเห็น

1.2.2.16 ชื่อที่กำหนด เป็นการจัดการชื่อที่ใช้แทนการอ้างอิงเซลล์ที่เป็นค่าสูตร ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น โดยใช้กลุ่มคำสั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

รูป แสดงกลุ่มคำสั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

รูป แสดงการสร้างชื่อจากคำสั่งกำหนดชื่อที่กลุ่มคำสั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

รูป แสดงการกำหนดชื่อในแท็บสูตรเสร็จแล้วชื่อรวมเงินเดือน

การสร้างชื่อจากส่วนที่เลือก เราสามารถสร้างชื่ออีกวิธีหนึ่งได้ โดยการ เลือกเซลล์ที่หัวตารางด้านซ้ายหรือด้านบนก่อน แล้วจึงใช้คำสั่งสร้างชื่อจากส่วนที่เลือกของกลุ่มคำ สั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

รูป แสดงการสร้างชื่อจากส่วนที่เลือก

การจัดการชื่อ เราสามารถจัดการชื่อ ทั้งสร้างชื่อ การแก้ไข และการ ลบชื่อ โดยใช้คำสั่งตัวจัดการชื่อจากส่วนที่เลือกของกลุ่มคำสั่งชื่อที่กำหนดในแท็บสูตร

รูป แสดงการสร้าง แก้ไข หรือลบชื่อจากตัวจัดการชื่อในคำสั่งตัวจัดการชื่อ

หน่วยที่ 4 การคำนวณโดยใช้สูตรและวางฟังก์ชัน

การคำนวณโดยการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์ ต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับก่อนเสมอแล้วจึงตามด้วยลักษณะของสมการบรรทัดเดียว ซึ่งจะต้องมีการอ้างอิงเซลล์ให้ถูกต้อง ถ้าเป็นการคำนวณโดยการใช้สูตรสำเร็จจากการแทรกฟังก์ชัน ก็ต้องรู้จักประเภทฟังก์ชันที่จะแทรก และการเตรียมข้อมูลที่ต้องนำมาใช้กับสูตร ส่วนการคำนวณและการวิเคราะห์ข้อมูล ได้แก่ การคัดลอกสูตรการแทรกฟังก์ชันประเภทต่าง ๆ โดยละเอียด
โปรแกรม Excel 2007 เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่มีความสามารถสูงในเรื่องการคำนวณและการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ และเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะใช้งานและทำความเข้าใจไม่ยากจนเกินไปนัก ซึ่งจะได้อธิบายรายละเอียดเป็นหัวข้อ ดังต่อไปนี้

1.การคำนวณโดยใช้การพิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์
การคำนวณโดยการพิมพ์สมการทางคณิตศาสตร์นั้น ต้องมีการเรียนรู้ถึงหลักการและการนำไปใช้ ดังนี้
1.1หลักการพิมพ์สูตรทางคณิตศาสตร์ในเซลล์
ในการพิมพ์สูตรสมการทางคณิตศาสตร์แบบบรรทัดเดียวนั้น มีหลักการดังต่อไปนี้
1.1.1เครื่องหมายสถานะของสูตร
ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือคลิกเครื่องหมายเท่ากับบนแถบสูตร จะมีแผ่นกรอกข้อมูลให้มา โดยโปรแกรม Excel จะรู้ทันทีว่ากำลังทำงานอยู่ในสถานะสูตร